○長洲町電子計算組織の管理運営に関する規則
| (平成元年8月4日長洲町規則第4号) |
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目次
第1章 総則(第1条－第8条)
第2章 委員会(第9条－第14条)
第3章 データ等の管理運営(第15条－第27条)
第4章 電子計算処理(第28条－第32条)
第5章 補則(第33条・第34条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は、本町の電子計算組織の管理運営に関する基本的事項を定め、町民の個人情報の保護と電子計算組織の適正な管理運営を確保することを目的とする。
(用語の意義)
第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 電子計算組織 与えられた処理手順に従い、記録、判断、演算その他一連の処理を行う電子的機械の組織をいう。
(2) 電算処理 電子計算組織による情報の入出力、記録、判断、演算などの処理をいう。
(3) 個人情報 電子計算組織に記録される個人又は法人その他の団体に関する情報をいう。
(4) データ 電算処理に係る入出力帳票、磁気記録及びドキュメントをいう。
(5) 磁気記録媒体 情報を記録する磁気ディスク、磁気テープ及びフロッピーディスク等をいう。
(6) 磁気記録 磁気記録媒体等に磁化された情報をいう。
(7) ドキュメント システム設計書、プログラム仕様書、オペレーション仕様書、コード一覧表など電算処理に必要な仕様書類をいう。
(8) 端末機 設置所管課から回線を使用し、電子計算機室を通じ電子計算組織にデータを入出力する機器をいう。
(事務処理の範囲)
第3条 電子計算組織により処理する事務の範囲は、次のとおりとする。
(1) 長洲町課設置条例(昭和48年条例第15号)第2条に定める課及び会計室、議会事務局、教育委員会事務局、選挙管理委員会事務局、監査委員事務局、農業委員会事務局、水道課の所管に係る事務
(2) その他町長が特に必要と認める事務
(運営)
第4条 電子計算組織の運営に当たっては、次のことに努めなければならない。
(1) 電子計算組織で新規に取り扱う業務を開発しようとするときは、その内容を調査検討し、能率的かつ効率的な事務の運営を図ること。
(2) 電子計算組織に記録されている個人情報は、常に正確性の維持を図ること。
(個人情報記録の制限)
第5条 電子計算組織に記録する個人情報は、本町の行政目的上必要最小限のものとし、次の各号に掲げる事項は記録してはならない。
(1) 個人の思想、信条、支持政党及び宗教に関する事項
(2) 人種及び特別に社会的差別の原因となる社会的身分に関する事項
(3) 犯罪に関する事項
(4) その他電子計算組織に記録することによって、町民の基本的人権を侵害する恐れがあると認められる事項
(個人情報提供の制限)
第6条 町長は、次の各号に掲げる場合を除くほか、個人に関する情報を外部に提供してはならない。
(1) 法令等に特別の定めがある場合
(2) 町民の福祉の向上又は公益上特に必要があると町長が認める場合
(職員等の責務)
第7条 個人情報を電算処理する事務に従事している者又は従事していた者は、その事務に関して知り得た個人情報を漏らしてはならない。退職した後もまた同様とする。
(不要資料の処分)
第8条 第3条の事務処理において作成した帳票類及び電算処理の過程において発生する資料中、町民の権利を侵す恐れがある不要となった資料は、裁断又は焼却等により処分しなければならない。
[第3条]
第2章 委員会
(委員会の設置)
第9条 電子計算組織の適正かつ効率的な運営を図るため、長洲町電子計算組織管理運営委員会(以下「委員会」という。)を置く。
(業務)
第10条 委員会は、次の事項を調査審議する。
(1) 電子計算組織運営の基本方針に関すること。
(2) 電子計算組織に係る機種の変更、増設及び新設に関すること。
(3) その他電子計算組織の運営に係る重要事項に関すること。
(組織)
第11条 委員会は、委員長及び委員若干名をもって組織する。
2 委員長は総務課長をもって充て、副委員長は委員長が委員のうちから指名するものとする。
3 委員は、長洲町課設置条例第2条で定める課の長、水道課長、生涯学習課長、学校教育課長をもって充てる。
(職務)
第12条 委員長は、委員会に関する一切の事務を総括し委員会を代表する。
2 委員長に事故があるときは、副委員長がその職務を代理する。
(会議)
第13条 委員会の会議は、委員長が必要と認めるとき招集する。
2 会議は、委員の過半数が出席しなければ開くことができない。
3 委員長が必要と認めるときは、委員会の会議に関係職員の出席又は関係資料の提出を求めることができる。
(庶務)
第14条 委員会の庶務は、総務課総務係にて処理する。
第3章 データ等の管理運営
(データ管理者)
第15条 データを的確に管理し、その保護に万全を期すため、データ管理者を置く。
2 データ管理者は総務課長とする。ただし、入出力帳票のうち電子計算処理のためデータ管理者が保管しているもの以外のものの管理は、所管の長が行う。
(磁気記録の管理)
第16条 データ管理者は、磁気記録の管理を適正に行うため、次の事項について必要な措置を行わなければならない。
(1) 磁気記録媒体の受け払い及び保管に関する記録(別記第1号様式)
(2) 磁気記録媒体の保管場所及び保管設備等の指定
(3) 磁気記録の作成から廃棄に至るまでの経過の記録(別記第2号様式)
(ドキュメントの管理)
第17条 電子計算組織の運営に係るドキュメントは、所定の場所に保管するとともにこれを複写し又は持ち出すときは、データ管理者の承認を得なければならない。
(電子計算組織の操作)
第18条 電子計算組織の操作に関し、総務課長は取扱責任者及び取扱者を指定するものとする。
2 総務課長は、前項の操作の実績を記録するため台帳等を調製しこれを保管しなければならない。(別記第3号様式)
(電子計算機室への無断立入りの禁止)
第19条 総務課長は、電子計算機室に電算担当の職員以外の者を立入らせてはならない。ただし、特に必要があるときは、電子計算機室入室者管理簿(別記第4号様式)に記録し、電算担当の職員を立会わせたうえ立入りを認めることができる。
(端末機等の管理)
第20条 端末機を設置する課等に端末機管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置き、当該課等の長をもってこれに充てる。
2 管理責任者は、端末機の正常な運転を確保するとともに、端末機から出力される個人情報を厳正に管理しなければならない。
3 総務課長は、端末機の使用状況を把握するため、管理責任者に対し報告を求め、又は必要な措置を指示することができる。
(取扱責任者及び取扱者)
第21条 管理責任者は、端末機の取扱責任者及び取扱者を定めなければならない。
(端末機の操作)
第22条 端末機の操作は、管理責任者のほか前条の規定により指定された職員でなければ操作できない技術的措置を講じるものとする。
2 端末機の操作に際しては、当該端末機の利用目的以外の記録の検索、改変、消去等ができないよう技術的措置を講じるものとする。
(操作時間等)
第23条 端末機の操作時間は、次のとおりとする。
(1) 月曜日から金曜日まで 午前8時から午後10時まで
2 前項に定める時間以外に使用するときは、前日までに総務課長の承認を得なければならない。(別記第5号様式)
3 端末機を次の各号に掲げる日に使用するときは、使用する2日前までに総務課長の承認を得なければならない。(別記第5号様式)
(1) 土曜日及び日曜日
(2) 国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に定める休日
(3) 1月2日、3日及び12月29日から12月31日まで
(電算事務推進員)
第24条 各課等における電算処理の運営等を適切に推進するため、各課等に電算事務推進員を置く。
2 電算事務推進員は、電算事務推進員の所属する課等の長が推薦したものを町長が委嘱する。
3 電算事務推進員は、職務の遂行にあたっては、その所属課等の長を補佐するとともに、データ管理者と密接に連絡し協力しなければならない。
(電算連絡会)
第25条 データ管理者は、電算事務推進員及び管理責任者を構成員とする電算連絡会を組織する。
2 電算連絡会は、電算処理の運営に関して、連絡調整を行うものとする。
(保安措置)
第26条 総務課長は、電子計算機室における火災その他の災害の発生及び磁気記録媒体等の盗難に備え、必要な保安措置を講じなければならない。
(事故対策)
第27条 総務課長又は管理責任者は、事故が発生した場合は、速やかに事故の経緯、被害の状況等を調査し、復旧等必要な措置を講じなければならない。
2 電子計算組織の事故等、やむを得ない場合は、総務課長は所管課長と協議し外部の電子計算組織を使用することができる。
第4章 電子計算処理
(処理計画)
第28条 電算処理を依頼する課等の長(以下「処理依頼課長」という。)は、次の各号に掲げる適用業務計画書(別記第6号様式)を、前年度の10月末日まで総務課長に提出しなければならない。
(1) 新たに電子計算組織を利用して適用業務を実施するときは、適用業務新規計画書
(2) 現に電子計算組織を利用している業務で、翌年度も引続き実施するときは、適用業務継続計画書
(3) 現に電子計算組織を利用している業務で、翌年度からシステムを変更して実施するときは、適用業務変更計画書
2 総務課長は、前項の各計画書に基づき、処理依頼課長と協議のうえ、年間電算処理実施計画書(別記第7号様式)及び月間電算処理実施計画書(別記第8号様式)を作成しなければならない。
(処理区分)
第29条 業務の処理区分は、次に定めるところによる。
(1) 定例処理 年間電算処理実施計画書に掲載され、既存のシステム及びプログラムにより、年間を通し定期的に、入出力を行う処理業務をいう。
(2) 一部変更処理 年間電算処理実施計画書に掲載され、既存のシステム及びプログラムの修正、変更及び改善による業務処理をいう。
(3) 新規処理 新たに電子計算組織を利用して、事務処理をしようとするもので、年間電算処理実施計画書に記載されている処理業務をいう。
(4) 臨時的処理 年間電算処理実施計画書に記載されていない、すべての処理業務をいう。
(処理依頼書の提出)
第30条 所管課長は、所管する業務の電算処理を電算室に依頼しようとするときは、電算処理依頼書(別記第9号様式)を総務課長に提出するものとする。
2 前項の場合において、他課の所管する業務のデータを使用し電算処理をしようとするときは、あらかじめそれを所管する課長の承認を得なければならない。(別記第10号様式)
(処理依頼書の提出期限)
第31条 前条第1項の規定による電算処理依頼書の提出期限は次のとおりとする。
(1) 定例処理の場合 処理希望日の10日前まで
(2) 一部変更処理の場合 処理希望日の1ヵ月前まで
(3) 新規処理の場合 処理希望日の3ヵ月前まで
(4) 臨時的処理の場合
ア プログラムの新規作成、データの一部作成を必要とするもの 処理希望日の3ヵ月前まで
イ 既存のプログラムの一部修正により処理できるもの 処理希望日の1ヵ月前まで
ウ 既存のプログラムで処理できるもの 処理希望日の10日前まで
(処理依頼書の取扱)
第32条 総務課長は、提出された電算処理依頼書について、その必要性、年間電算処理実施計画書との関連、町民の基本的人権の保障等について検討のうえ、電子計算処理の可否を決定し、その旨を処理依頼課長に通知するものとする。
第5章 補則
(事務の委託)
第33条 電子計算組織による電算処理を外部に委託するときは、委託業者を調査、厳選し、契約書に秘密保持義務その他記録の管理等必要な事項を明記し、町民の基本的人権の保持に万全を期さなければならない。
(委任)
第34条 この規則に定めるもののほか、電子計算組織の管理運営に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附 則
この規則は、平成元年8月5日から施行する。
附 則(平成7年5月16日規則第13号)
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この規則は、公布の日から施行し、平成7年4月1日から適用する。
附 則(平成9年3月31日規則第4号)
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この規則は、平成9年4月1日から施行する。
附 則(平成10年3月31日規則第3号)
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この規則は、平成10年4月1日から施行する。
附 則(平成11年3月31日規則第4号)
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この規則は、平成11年4月1日から施行する。
附 則(平成26年1月23日規則第1号)
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この規則は、公布の日から施行する。
別記第1号様式(第16条関係)
磁気記録媒体一覧表
別記第2号様式(第16条関係)
データ保管及び廃棄台帳
別記第3号様式(第18条関係)
帳票出力実績表
別記第4号様式(第19条関係)
電子計算機室入室者管理簿
別記第5号様式(第23条関係)
端末装置時間外操作申請書
別記第6号様式(第28条関係)
適用業務計画書(新規・継続・変更)
別記第7号様式(第28条関係)
年間電算処理実施計画書
別記第8号様式(第28条関係)
月間電算処理実施計画書
別記第9号様式(第30条関係)
電算処理依頼書
別記第10号様式(第30条関係)
データ内部利用伺書