興部町例規集

○興部町文書編集保存規程

(昭和46年7月1日訓令第5号)

改正	昭和55年5月6日規程第3号

(趣旨)

第1条　興部町における文書の編集保存については、別に定めのある場合を除く外、この規程の定めるところによる。

(文書の意義)

第2条　この達で「文書」とは、完結した文書及び帳簿をいう。

(保存年限の区分)

第3条　文書は、次の5種の保存年限に区分して、書庫に保存しなければならない。

(1)　永久

(2)　10年

(3)　5年

(4)　3年

(5)　1年

2　保存年限は、会計年度に属するものは、その翌年度から、その他は完了の翌年1月1日から起算する。

(保存の区分)

第4条　文書は、暦年(会計に関するものは会計年度)により区分し、別冊の類目及び保存年限により、主管係において編集しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、数年にわたる事件に関する文書は事件完了の年に編集しなければならない。

3　特に必要があるときは、町長の承認を得て、別表の類目の外にあらたに類目を起して編集し、又は補助簿を設けることができる。

(類目の多岐にわたる文書)

第5条　類目の多岐にわたる文書は、その主な類目に編入し、その写書を各関係文書に編入しなければならない。

2　前項の規定により、写書を編入した場合は、その写書の欄外に原書の所在を記載しなければならない。

3　写書の作成が困難な事情があるとき、又は写書の作成を必要としないと認めるときは、参照票(別記第1号様式)を代用することができる。

(他の事件に関係のある文書)

第6条　他の事件に関係のある文書は、前条に準じて編集しなければならない。

(附属文書)

第7条　文書に附属する図面等であつて、本書にあわせつづりがたいものは分離して編集し第5条の規定に準じて保存しなければならない。

[第5条]

(条例、規則等の整理)

第8条　条例、規則等は、「興部町例規集」にその全文を記載する外、その制定改廃はその追録で明らかにしなければならない。

(編集の時期及び方法)

第9条　文書は、完結の年月日順に第4条の類目によつて、暦年によるものは翌年2月末日まで、会計年度によるものは翌年7月末日まで編集しなければならない。

[第4条]

(厚さの標準)

第10条　文書は、第3条の区分によつて約6センチメートルを標準として編集しなければならない。ただし、特に分冊することができないものは、この限りでない。

[第3条]

2　分冊を必要とするものは、1冊ごとに全冊数及び順番号を記さなければならない。

3　文書件数の少いものは、数年分をあわせて編集することができる。

(文書の装てい)

第11条　文書には、表紙(別記第2号様式)及び目次(別記第3号様式)をつけなければならない。ただし、1年保存及び3年保存の文書については、目次を省略することができる。

(文書の保存)

第12条　文書で例記その他執務上常時必要なものは主務係において保管することができる。

2　前項以外の編集を完了した文書については、保存簿(別記第4号様式)に記載し、町長の査閲を経て、書庫に保存しなければならない。

(廃棄)

第13条　保存年限の満了した文書は、文書廃棄目録(別記第5号様式)を作成し、関係係に合議の上、町長の決裁を得なければならない。

2　廃棄文書であつて、他に内容を漏らすことによつて差し支えがあると認められるもの、又は即影を移用される虞のあるものは、塗まつ、裁断、焼却その他の処置を講じなければならない。

3　保存中の文書であつて保存の必要がないと認められるものは第一項の規定に準じて廃棄することができる。

4　保存年限の満了した文書であつて、なお保存の必要があると認められるものは類目及び保存年限を更新し、編集若しくは改装の上、保存しなければならない。

(文書の借覧)

第14条　文書を借覧しようとするときは、文書借覧簿(別記第6号様式)に所定事項を記入押印して総務課庶務係に請求しなければならない。

(持出又は転貸)

第15条　借覧文書は、総務課長の許可を受けなければ、庁外に持ち出し又は転貸してはならない。

(借覧期間)

第16条　文書の借覧期間は、10日以内とする。

2　前項の期間をこえて借覧しようとするときは、更に借覧の手続をしなければならない。

(出張、旅行のときの返納)

第17条　文書の借覧中に出張、又は旅行のため任地を離れるときは、その以前に返納しなければならない。

(抜取、追補、訂正の禁止)

第18条　借覧文書は、抜取又は追補若しくは、訂正することができない。

(損傷)

第19条　借覧文書を損傷したときは、遅滞なく主管課長に届け出て、その指示を受けなければならない。

(借覧拒絶)

第20条　主管課長は、必要があると認めたときは、一時借覧を拒絶し、又は期間内であつても返納を命ずることができる。

(部外者の閲覧)

第21条　部外者であつて、文書の閲覧又は謄写をしようとする者は、総務課長の許可を受けなければならない。

(書庫の主管)

第22条　書庫は、総務課総務係において管理する。

(入庫者の制限)

第23条　書庫には、係員以外の者は立ち入つてはならない。ただし、総務課長の承認を得た者は、係員の立会の下に書庫に入れることができる。

(書庫の取扱)

第24条　書庫は、常に清潔、整とんし、文書の保存及び配列等に注意しなければならない。

附　則

この訓令は、公布の日から施行し、昭和46年7月1日から適用する。

附　則(昭和55年5月6日規程第3号)

この訓令は、公布の日から施行する。

別記第1号様式(第5条関係)

参照票

別記第2号様式(背表紙)(第11条関係)

表紙

別記第3号様式(第11条関係)

別記第4号様式(第12条関係)

保存簿

別記第5号様式(第13条関係)

文書廃棄目録

別記第6号様式(第14条関係)

文書借覧簿