○小野町文書編さん保存規程
| (平成13年3月15日訓令第1号) |
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(趣旨)
第1条 この規程は、小野町役場における文書の編さん保存について必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程で「文書」とは、小野町の公文書、図書、官報、県報、その他一切の公開の文書をいう。
(文書の取扱いに必要な帳票その他の様式)
第3条 この規程に定める文書の取扱いに必要な帳票その他の様式は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 背表紙 様式第1号
(2) 表紙 様式第2号
(3) 文書目録 様式第3号
(4) 保管簿冊通知書 様式第4号
(5) 保存書庫利用簿 様式第5号
(6) 大中小分類・タイトル登録変更届 様式第6号
(保存年限)
第4条 文書の保存年限は、特に定めのあるものを除き、永年、10年、5年、3年、1年の5種とし、その区分は、おおむね次のとおりとする。
(1) 第1種 永年保存
ア 条例、規則および訓令の原本その他町例規類の原義
イ 事業計画およびその実施に関する重要書類
ウ 町史その他重要な資料となる書類
エ 町議会の議事録、議決書等の会議に関する書類
オ 官公庁の令達、指令その他官公庁との往復文書で重要なもの
カ 訴願、訴訟および異議の申立てに関する書類
キ 統計書ならびに重要な調査および統計関係書類
ク 重要な契約書類
ケ 職員の履歴書および任免に関する書類
コ 褒章および表彰に関する書類
サ 財産、営造物および町債に関する書類
シ 税務および会計に関する重要書類
ス 戸籍、衛生、保健、民生、および社会事業に関する重要書類
セ 土木、建築および都市計画に関する重要書類
ソ 農林、商工、観光および公共事業に関する重要書類
タ 事務引継に関する書類
チ 歳入歳出予算書および決算書
ツ その他永年保存の必要があると認められる書類
(2) 第2種 10年保存
ア 法規により施行し、または処分したもので重要な書類
イ 租税その他各種公課に関する書類
ウ 決算が終わった会計簿および証拠書類
エ 争訟に関する書類(永久保存のものを除く。)
オ 永年保存に関する書類の重要附属書類
カ その他5年を超えて保存の必要があると認められる書類
(3) 第3種 5年保存
ア 調査および統計に関する計算書その他資料
イ 文書の収受および発送に関する諸帳簿
ウ 永年保存および10年保存に関する書類の附属書類
エ 報告、届出等で重要な書類
オ その他3年を超えて保存の必要があると認められる書類
(4) 第4種 3年保存
ア 町の通知その他の往復文書(1年保存のものを除く。)
イ 報告、届出等で比較的重要な書類
ウ 出勤簿、時間外勤務命令簿および出張命令簿
エ その他1年を超えて保存の必要があると認められる書類
(5) 第5種 1年保存
ア 町の軽易な通知その他の往復文書
イ 報告、届出等で軽易な書類
ウ 各部署相互間の軽易な往復文書
エ 職員の申請及び届書類
オ 当直日誌類、執務日誌その他これらに類する書類
カ その他1年を超えて保存の必要を認めない書類
2 文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、出納閉鎖期間内に作成された文書に関しては前年度を作成年度として起算するものとする。
(常用文書)
第5条 主管課長は、年度が更新されても使用頻度が高い文書を常用文書として指定することができる。
2 常用文書に指定することができる文書は、次に掲げるものとする。
(1) 未完結文書
(2) 台帳、名簿等の使用頻度の高い簿冊
(文書分類・保存年限表)
第6条 文書は、系統的に秩序立てて、保管、保存し、文書の探し出しの効率化を図るために別に定める文書分類・保存年限表にしたがって分類するものとする。
2 各職員は、次に掲げる事由が生じた場合には、大分類項目、中分類項目及び小分類項目並びにタイトル項目の変更を検討し、総務課に大中小分類・タイトル登録変更届を提出しなければならない。
(1) 新しい事務分掌が設けられること等により、既存の分類項目では文書の分類が困難な場合
(2) 各分類項目における文書量が多くなり、文書の検索に不都合が生じた場合
(3) 新規事業等が起きて、文書分類基準のタイトルを追加する必要が生じた場合
(4) 文書の移し換えや廃棄の際に、文書の保存年限等の見直しを行った場合
(文書の整理)
第7条 文書の整理は、原則として簿冊により行う。
2 1つの簿冊には、原則として作成年度、文書分類及び保存年限が同一の文書を綴じなくてならない。なお、永年保存文書については、保存年限を明確にするため所定の箇所を赤色で着色するものとする。
3 厚さが1.5センチメートル以上の簿冊には、背表紙に次に掲げる事項を記入したタイトルを貼付する。
(1) 作成年度
(2) 完結年度
(3) 文書分類番号
(4) タイトル
(5) サブタイトル
(6) 保存年限
(7) 廃棄年度
(8) 部署名
4 厚さが1.5センチメートル未満の簿冊については、前項各号に定める事項を記入したタイトルを表表紙に貼付する。
5 簿冊タイトルには、文書分類・保存年限表に登録されているもののみを使用することができる。
(文書目録の添付)
第8条 簿冊には、とじ込まれている文書の正確な把握に資するため、簿冊の最初の頁に文書目録を添付する。ただし、簿冊の大きさ、形状等により文書目録を当該簿冊に綴ることができない場合は、文書整理担当者が一括して保管するものとする。
2 文書目録には、簿冊に新たな文書が付け足されるごとに番号、文書名及び保存年限等を順次記入する。
3 文書目録は、原則として3年保存以上の簿冊に添付する。
(文書の保管)
第9条 文書の保管は、文書整理担当者のもと、各部署において行うものとする。
2 保管の期間は、原則として保存年限起算日より1年間とする。
3 文書の保管は、次に定めるところにより行うものとする。
(1) 各担当者は、毎年6月末までに、翌年度保管することとなったすべての簿冊(常用文書を綴った簿冊も含む。)について、保管簿冊通知書に必要事項を記載し、文書整理担当者に提出する。
(2) 文書整理担当者は、各担当者から提出された保管簿冊通知書と簿冊を対照、確認したうえで保管簿冊通知書を総務課へ提出する。
(3) 総務課は、各部署から提出された保管簿冊通知書に受領印を押印し、原本を保管簿冊目録として管理し、その写しを各部署の文書整理担当者に交付する。
(4) 文書整理担当者は、交付された保管簿冊目録の写しを保管する。
(文書の置換え)
第10条 各部署は、文書整理担当者のもと、1年間の保管期間が経過した文書のうち保存期間が満了していない文書について、毎年8月の文書整理期間内に保存書庫に置換え作業を行うものとする。
2 文書の置換えは、次に定めるところにより行うものとする。
(1) 総務課は、保存書庫へ置換えする必要のある簿冊について、管理している保管簿冊目録から簿冊保存指示書を作成し、各部署へ交付する。
(2) 文書整理担当者は、総務課から交付された簿冊保存指示書と簿冊を対照したうえで、総務課の指定する日に保存書庫へ運び、総務課の指定する場所に簿冊を収納する。その際、該当簿冊の文書目録が作成されていることを確認するとともに、その写しを作成し、保管する。
(3) 文書整理担当者は、簿冊保存指示書に置換え日等必要事項を記入し、総務課へ提出する。
(4) 総務課は、各部署から提出された簿冊保存指示書をもとに、保存書庫へ置換えされた簿冊の確認作業を行うとともに、保存簿冊目録として管理し、その写しを各部署に交付する。
(5) 文書整理担当者は、交付された保存簿冊目録の写しを保管する。
(6) 総務課は、必要に応じて各部署に保管されている文書目録の写しの提出を指示し、保管する。
3 前項第1号において、常用文書として保管されている簿冊の一覧も同時に交付し、常用文書として保管を継続するかどうかの確認を指示する。
(文書の保存)
第11条 文書は、それぞれの文書の保存年限にしたがって保存期間が満了するまで保存書庫で保存するものとする。
2 保存書庫の管理は、総務課において行い、次に掲げる事務を処理する。
(1) 各部署の文書量を考慮した書棚の割り振り
(2) 保存書庫の保守、点検、鍵の管理等
(保存文書の利用)
第12条 保存書庫を利用する場合は、次に定めるところにより行わなければならない。
(1) 保存簿冊目録をもとに利用したい文書が綴られている簿冊を絞り込む。
(2) 総務課に常置している保存書庫利用簿に必要項目を記入し、書庫の鍵を借りる。
(3) 保存書庫内で保存簿冊の利用を行う。
(4) 利用が終わったら元の場所に必ず返却し、総務課に鍵を返すとともに保存書庫利用簿に必要事項を記入する。
(廃棄)
第13条 保存年限満了文書の廃棄は、毎年8月の文書整理期間中の総務課が指定する日に、文書整理担当者のもと各部署において行う。
2 文書の廃棄は、次に定めるところにより行うものとする。
(1) 総務課は、廃棄する必要のある簿冊について、管理している保存簿冊目録から簿冊廃棄指示書を作成し、各部署へ交付する。
(2) 文書整理担当者は、総務課から交付された簿冊廃棄指示書と簿冊を対照したうえで、総務課の指定する日に保存書庫から該当する簿冊を指定場所に搬入、移動する。
(3) 文書整理担当者は、簿冊廃棄指示書に廃棄日等必要事項を記入し、総務課へ提出する。
(4) 総務課は、各部署から提出された簿冊廃棄指示書をもとに、移動した簿冊及び保存書庫の確認作業を行うとともに、廃棄簿冊目録として管理し、その写しを各部署等の文書整理担当者に交付する。
(5) 総務課は、全ての確認作業を完了した後、廃棄対象の簿冊を焼却、裁断、消去等適切な方法で処分する。なお、廃棄の際には、次に掲げるような文書等も廃棄の検討を行い、部署内及び書庫の整理を行うようにする。
ア 重複保管されている文書
イ 必要と思い保管を継続したが1年以上活用されていない文書や資料
ウ 浄書済みの原稿
エ 結論が出ている途中経過の資料(過去の会議の配布資料等)
オ 参考程度の報告書、カタログ、パンフレット等
カ 改訂等により使用されなくなった帳票等
キ 不要になった雑誌、図書、年鑑等
ク 古い電話帳、時刻表、手帳、名刺、新聞、カレンダー等
ケ 一時限りの記録、部署内等の回覧文書、報告等
(6) 文書整理担当者は、交付された廃棄簿冊目録の写しを保管する。
(保存期限延長の処理)
第14条 前条第2項第2号において、総務課から交付された廃棄簿冊指示書に記載されている簿冊のうち、保存期間延長の必要があると認められる簿冊については、次に掲げる方法により処理するものとする。
(1) 文書整理担当者は、廃棄せず保存期間の延長が必要とされる簿冊について総務課へ報告する。
(2) 総務課は、文書整理担当者からの報告を受け、保管している保存簿冊目録における当該簿冊の保存年限及び廃棄年度等の変更を行うとともに、当該簿冊の背表紙の記載内容変更を文書整理担当者に指示する。
(3) 文書整理担当者は、総務課からの指示にもとづき、当該簿冊の背表紙の記載内容を変更する。
(町史等の編さんに必要な資料価値のある文書の保存)
第15条 町史等の編さんに必要な資料価値のある文書の保存は、次のような方法で行うものとする。
(1) 総務課は、第13条第2項第1号により簿冊廃棄指示書を各部署へ交付する前に、文化財担当課へ送付する。
(2) 文化財担当課は、簿冊廃棄指示書を確認し、保存が必要と判断する簿冊がある場合には、当該簿冊を文化財担当課へ移管及び保存期間延長の処理を行う。
(火気の使用禁止)
第16条 何人も書庫内で喫煙し、または火気を使用してはならない。
附 則
1 この訓令は、平成13年4月1日から施行する。
2 小野町文書編さん保存規程(昭和40年小野町訓令第3号)は、廃止する。
附 則(平成17年3月30日訓令第6号)
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この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
様式第1号 背表紙
様式第2号 表紙
様式第3号 文書目録
様式第4号 保管簿冊通知書
様式第5号 保存書庫利用簿
様式第6号 大中小分類・タイトル登録変更届