○椎葉村戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領
(平成20年1月22日要領第5号)
改正
平成22年5月28日要領第1号
令和6年1月12日要領第1号
(目的)
第1条　この要領は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び椎葉村個人情報の保護に関する法律施行条例（令和4年条例第31号）に定めるもののほか、椎葉村税務住民課（以下「税務住民課」という）における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
[椎葉村個人情報の保護に関する法律施行条例（令和4年条例第31号）]
(定義)
第2条　この要領において次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1)　戸籍情報システムとは、クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと税務住民課に設置した戸籍専用端末により戸籍事務及び関連事務を行うシステムをいう。対象となる関連事務については別表1に列挙するものとする。
[別表1]
(2)　戸籍データとは、戸籍情報システムで取扱われる入出力データをいう。
(3)　磁気ディスク等とは、磁気ディスク・光磁気ディスク・磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4)　ドキュメントとは、クラウド運用マニュアル・端末運用マニュアル・詳細設計書・構成情報管理ファイル、その他の戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条　戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条　戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者（以下「保護管理者」という）を置き、税務住民課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条　保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。
2　保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講ずるとともに、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍法(昭和22年法律第224号)第1条に定める戸籍事務管掌者に報告しなければならない。。
(データ取扱責任者)
第6条　保護管理者を補佐するため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、戸籍担当グループ長をもって充てる。
(戸籍データ保護)
第7条　保護管理者は、戸籍データの漏洩、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2　戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3　入出力された戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4　入出力された戸籍データは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5　戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条　保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1)　持ち運びが可能な磁気ディスク等については施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をしなければならない。
(2)　持ち運び可能な磁気ディスク等には、格納した記録内容が分かるようラベルで明示するなど適正な管理をしなければならない。
(3)　持ち運び可能な磁気ディスク等の受払及び管理については、ラベルの名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(4)　持ち運び可能な磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去し復元不可能な処理を施したうえで、焼却、裁断等により処分しなければならない。
(5)　クラウドサービスは、サービスを利用する形態であることから、戸籍サーバの物理的な所在を明らかにすることはできず、いつ戸籍サーバの磁気ディスクが交換や廃棄がされたかを知ることはできない。
そのため、戸籍情報システムでは、外部認証のPCIDSSを取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用することで適切な磁気ディスクの管理と戸籍データの漏えいを防止する。
認証取得の継続性については、戸籍情報システム事業者が定期的に認証取得状況を確認することとし、保護管理者は必要に応じて、認証取得の継続性を戸籍情報システム事業者に確認すること。
(出力帳票の管理)
第9条　保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1)　保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2)　保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3)　出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条　取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2　取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第11条　保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID、パスワードを設定し付与しなければならない。
2　保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
また、サーバ利用に関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認しなければならない。
3　保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時にデータ保護管理者に連絡され、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第12条　保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で、許可された操作者へID、パスワードを設定し付与しなければならない。
2　保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
また、保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、IDとパスワードを付与しなければならない。
3　データアクセスに関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認しなければならない。
4　保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時にデータ保護管理者に連絡され対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍情報システムへのアクセス管理)
第13条　保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し付与しなければならない。
なお、戸籍情報システム事業者は戸籍情報システムを操作することは無く、戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認は当村職員にて実施する。
2　保護管理者は、戸籍情報システムのアクセス履歴を常時記録し、必要に応じて利用状況を確認しなければならない。
(アクセス権限の漏えい防止措置)
第14条　戸籍サーバ、戸籍データ又は戸籍情報システムにアクセスするためのID、パスワードを付与された者は、ID、パスワードを他者に漏らすことなく適切に管理運用しなければならない。
2　保護管理者は、ID、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に保管しなければならない。
3　保護管理者は、ID、パスワードを当該者以外の者に漏らしてはならない。
4　取扱職員は、自己のID、パスワードを他人に漏らしてはならない。
5　戸籍情報システム事業者は、ID、パスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第15条　保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し必要に応じて次の事項を請求し、取扱い状況を把握しなければならない。
(1)　戸籍サーバの使用状況
(2)　戸籍データの使用状況
2　保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1)　戸籍情報システムの使用状況
(2)　端末装置の管理状況
(3)　戸籍事務室の管理状況
(4)　その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機の操作)
第16条　端末機の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。
2　端末機の操作は、戸籍業務・戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出しデータ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務・戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第17条　保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第18条　保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びに個人情報保護に関する意識の高揚とシステムの安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の研修を実施しなければならない。なお、新任の取扱職員については、着任後できるだけ早い時期に実施しなければならない。
(会議)
第19条　戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議（以下「会議」という）を置く。
2　会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係わる事務について開催するものとする。
3　会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4　会議の庶務は、戸籍担当において処理する。
附　則
この要領は、「戸籍法及び住民基本台帳法の一部改正する法律」（平成６年法律第６７号）に基づいた戸籍事務のコンピュータ化について法務大臣の指定を受けた日（平成２０年３月８日）より施行するものとする。
附　則(平成22年5月28日要領第1号)
この要領は、公布の日から施行し、平成22年4月1日から適用する。
附　則(令和6年1月12日要領第1号)
この要領は、令和6年1月22日から施行する。
別表1(第2条関係)
　事務主な事務詳細
戸籍関連事務附票事務-
人口動態事務-
民刑事務-
証明、通知等事務（1）埋火葬許可証の発行
（2）不在籍証明の発行
（3）身分証明書の発行
（4）要件具備証明書の発行
（5）住民票記載事項通知（住9-2）
（6）相続税法第58条通知