○色麻町総合行政ネットワークにおける電子文書取扱要領
| (平成16年3月31日訓令甲第2号) |
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目次
第1章 総則(第1条－第8条)
第2章 電子メールの利用に関する特例(第9条－第13条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この要領は、総合行政情報ネットワークの電子文書交換システム(LGWAN)により交換される電子文書の取扱いについて定めるものとし、色麻町文書取扱規程(平成11年色麻町訓令甲第5号。以下「規程」という。)に定めるもののほかは、この要領による。
(用語の定義)
第2条 この要領において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1) 実施機関 町長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会、公営企業(水道事業)及び議会をいう。
(2) 公文書 実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他、人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、当該実施機関の職員が保有しているものをいう。
(3) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(4) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書をいう。
(電子文書取扱主任者)
第3条 規程第4条の規定にかかわらず、総務課長は、総合行政ネットワーク文書の受信及び送信に関する事務に従事する文書取扱主任(以下「電子文書取扱主任」という。)を指定することができる。
[規程第4条]
(文書主管課における受信事務)
第4条 総合行政ネットワーク文書は、総務課(以下「文書主管課」という。)において処理する。
2 文書主管課は、総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、次に掲げるところにより処理するものとする。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。電子署名の検証ができなかった場合は、否認通知を送信すること。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書をダウンロードした後、形式を確認し、当該文書の発信者に対して形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
(3) 前号の規定により受領通知を行った当該文書を、文書管理システムにより各主管課等(以下「主管課」という。)に速やかに配布すること。
3 前項の規定により処理する文書には、「LGWAN文書」と明記するものとする。
(主管課における受信事務)
第5条 主管課は、前条の規定により配布を受けた文書を、規程第8条の例により適切に処理するものとする。
[規程第8条]
(電子署名)
第6条 規程第24条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより送信する文書については、電子署名を付与するものとする。
[規程第24条]
2 施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する電子文書を電子文書取扱主任に送付し、電子署名を付与することを請求するものとする。
3 電子文書取扱主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を、当該文書に係る起案票と照合、審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。
4 電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。
(発信)
第7条 総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を行うものとする。
2 前項の規定による文書を施行する場合は、起案文書の内容欄に「LGWAN施行」と明記して決裁を受けた上で、文書取扱主任に送信を依頼しなければならない。
3 前項の規定による依頼を受けた電子文書取扱主任は、起案票その他と照合、審査してこれを発信する。
4 前項の規定により施行された文書は、規程第25条の規定により施行された文書とみなす。
[規程第25条]
(廃棄の方法)
第8条 廃棄する文書のうち、ほかに内容を知られることにより支障を生ずると認められるものは、裁断、溶解、焼却、消去その他適切な方法によりこれを廃棄しなければならない。
第2章 電子メールの利用に関する特例
(電子メールの利用)
第9条 文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、総務課が指定する電子メール送受信システム(以下「システム」という。)で運用する電子メールを利用することができる。
(対象文書)
第10条 前条の規定により電子メールを利用することができる施行文書は、規程第24条の規定により公印の押印を省略できる文書とする。
[規程第24条]
(対象機関等)
第11条 前条の施行文書の相手方は、実施機関、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。
(施行)
第12条 電子メールを利用して文書を施行する場合は、起案文書の内容欄に「電子メール施行」と明記して決裁を受けなければならない。
2 前項に規定する施行文書は、メール送信画面の表題等の欄に「公文書扱」と明記して送信しなければならない。
(収受)
第13条 電子文書取扱主任は、システムで受信した公文書を、速やかに主管課に配布する。
2 前項の規定による配布は、電子メールの転送又は紙に出力して行う。
附 則
(施行月日)
1 この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
(町長部局以外の実施機関に関する経過措置)
2 町長部局以外の実施機関は、総合行政ネットワーク文書の取扱いについて、当分の間、この訓令によるものとする。
附 則(平成17年3月31日訓令甲第2号)
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この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成26年4月1日訓令甲第12号)
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この訓令は、平成26年4月1日から施行する。