○色麻町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
| (平成14年11月29日訓令甲第27号) |
|
(目的)
第1条 この要綱は、色麻町電子計算機処理に係るデータ保護管理規程(平成14年色麻町訓令第25号)(以下「規程」という。)に定めるもののほか、色麻町町民生活課(以下「町民生活課」という。)における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(定義)
第2条 この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1) 戸籍情報システム 町民生活課に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍、改製原戸籍、平成改製原戸籍、戸籍の附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務(以下「戸籍事務」という。)を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力情報をいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープ等の戸籍情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(5) 端末機 戸籍情報システム専用として設置されたクライアントコンピュータをいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理にあたっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、町民生活課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データを適正に管理しなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、規程第4条に定める総括データ保護管理者に報告しなければならない。
[第4条]
(取扱責任者の設置)
第6条 端末機の適正な管理を行うため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、町民生活課住民環境係長をもって充てる。
(戸籍データの保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏洩、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 端末機は、来庁者等から操作及び処理内容が読み取られない位置及び角度に設置しなければならない。
3 戸籍データは、電子計算機処理を行うほかの業務と連動して処理してはならない。また、これをほかの業務に利用してはならない。
4 戸籍データは、不要となった時点で、速やかに焼却、裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令に定めがある場合を除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 磁気ディスク等は施錠ができ、持ち運びができない保管庫に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受け払い及び管理について、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 個人を識別できる帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管庫に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 個人を識別できる帳票は、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 個人を識別できる帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正に管理しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを複写又は廃棄をする場合には、保護管理者の承認を受け、外部に情報が漏洩しないように適正に管理しなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末機の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用状況
(端末機の操作)
第13条 端末機は、取扱職員以外の者が操作してはならない。
2 端末機は、戸籍事務以外の業務で操作してはならない。
(機器及びソフトウェア等の管理)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を行うため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフトウェア等を管理しなければならない。
[別表]
(研修の実施)
第15条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、研修計画を策定し、取扱職員に対して毎年これを実施しなければならない。また、新任の取扱職員を指定するときは、指定後速やかに実施しなければならない。
(会議)
第16条 戸籍データ保護の適正な管理を行うため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて招集し、その議長となる。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、取扱責任者において行う。
附 則
この訓令は、「戸籍法及び住民基本台帳法の一部を改正する法律」(平成6年法律第67号)に基づいた電子情報処理組織による戸籍事務の取り扱いについて法務大臣の指定を受けた日より施行するものとする。
附 則(平成17年3月31日訓令甲第2号)
|
|
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成26年4月1日訓令甲第17号)
|
|
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附 則(令和6年3月29日訓令甲第4号)
|
|
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍情報システムに係る機器及びソフトウェア等の管理一覧
| 機器等名称 | 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
| 戸籍専用サーバ | 保護管理者 | ・施錠できる保管庫に設置
・保管庫の鍵の管理 | サーバは施錠できる保管庫に設置し、保護管理者がその鍵を管理する。サーバは、保護管理者の任命した取扱職員が起動させる。 |
| 戸籍専用クライアント | 保護管理者 | ・パスワードによる起動
・システム使用状況リスト | クライアントは、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠できる保管庫で管理する。 |
| 磁気ディスク等バックアップ用媒体 | 保護管理者 | ・バックアップ記録リスト
・施錠できる保管庫 | バックアップ用媒体は施錠できる保管庫で管理する。 バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠できる保管庫で管理する。 |
| 「戸籍総合システム・ブックレス」のプログラム | 保護管理者 | ・複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写及び変更させないための保安措置をソフト的に講じる。 |