○色麻町登録メール配信要領
| (平成30年4月1日訓令第3号) |
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(趣旨)
第1条 この要領は、町民等に、防災及び防犯対策に有用な情報に関する電子メール(以下「登録メール」という。)を配信し、もって町民等の安全対策の向上を図るため、必要な事項を定めるものとする。
(管理者)
第2条 登録メール配信システムの適正管理及び効率的な運用を図るため、管理者を置くものとし、総務課長をもってこれに充てる。
(配信責任者)
第3条 登録メールの配信内容の充実を図るとともに、内容を適正なものとするため、メール配信責任者(以下「配信責任者」という。)を置く。
2 配信責任者は、登録メールの内容に関する事務を所管する課等の長とする。
3 配信責任者は、次に掲げる職務を行い、当該課等が配信する登録メールに関し一切の責任を負うものとする。
(1) 所管する事務に関する登録メールの配信に対する承認
(2) 登録メールの作成に関する当該課等に属する職員(以下「配信担当者」という。)への指導及び助言
(3) 配信した登録メールに関する住民等からの質問、要望等への対応
(配信対象)
第4条 登録メール配信は、次の各号に掲げる情報について行う。
(1) 自然災害等による被害情報及び避難情報
(2) 有害鳥獣等による被害情報
(3) 防犯等に有用な情報
(4) その他緊急を要する事項
(配信方法)
第5条 配信担当者は、あらかじめ指定されたパソコン等に前条に規定する各種情報を入力し、町と契約を行った外部委託業者が設置する専用システム(以下「配信装置」という。)を介して電子メールにより配信を行うものとする。
(ログインＩＤ管理)
第6条 配信装置を利用する場合の認証を受けるために必要な情報(以下「ログインＩＤ」という。)の管理は、管理者が行う。
2 管理者は、ログインＩＤに係る情報を適正に管理しなければならない。
3 管理者は、ログインＩＤを配信責任者に送付するものとする。
4 ログインＩＤを送付された配信責任者は、パスワードと共にその取扱いについて十分に注意しなければならない。
(配信申請)
第7条 登録メールを配信する場合は、配信担当者は登録メール配信申請書(様式1)により配信責任者に申請するものとする。
2 配信担当者は決裁完了後、管理者に写しを提出すること。
(登録メールの作成)
第8条 登録メールの原稿作成は、配信責任者指導のもと、原則として当該事務を担当する配信担当者が行うものとする。
2 前項の指導のほか、登録メールの原稿作成における留意事項は、次のとおりとする。
(1) 掲載内容は、最新かつ正確な情報について、分かりやすい表現を用いた内容とすること。
(2) 著作権及び個人情報に関する事項の取扱いに当たっては関係法令を遵守すること。
(3) 個人情報(個人を識別できる写真を含む。)を掲載するときは、その旨及びその掲載内容について本人の承諾を得なければならない(個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められる場合を除く。)。
(登録メールの承認)
第9条 配信責任者は、作成された登録メールの内容等を確認し承認するものとする。なお、配信後は取り消しできないので注意すること。
(登録メールの訂正)
第10条 登録メールの内容に誤りがあった場合、速やかに訂正とお詫びのメールを配信しなければならない。
(利用登録申請)
第11条 本サービスを利用しようとする者(以下「利用者」という。)は、インターネットを利用して、別に定める利用規約に同意した上で、町長に対し利用登録を申請しなければならない。また、登録の内容に変更が生じたとき、又は、利用を停止するときも同様とする。
2 町長は、前項の規定により申請を受けたときは、速やかに登録、変更又は停止をしなければならない。
(利用登録の取消し)
第12条 町長は、利用者が次の各号のいずれかに該当すると認められるときは、登録を一時停止し、若しくは登録を取消し、又は登録メールの配信を停止することができる。
(1) 申込み内容に虚偽があったとき。
(2) 登録メールの取消しの届出があったとき。
(3) その他町長が適当でないと認めたとき。
(運用停止)
第13条 町長は、本サービスの運用を停止するときは、利用者に対し、あらかじめその旨を通知するものとする。
2 町長は、前項の規定に関わらず、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、利用者に事前に通知することなく、本サービスの運用を停止することができる。
(1) 本サービスの保守点検及び更新等を緊急に行う必要があるとき。
(2) 天災その他の不可抗力により、本サービスの運用が困難となったとき。
(3) 前2号に掲げるもののほか、情報セキュリティの確保その他やむを得ない理由により、本サービスの運用が困難となったとき。
(個人情報の取扱い)
第14条 本サービスの利用に関わる全ての者は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)その他の関係法令、条例、規則等に基づき、個人情報の取扱いに十分注意しなければならない。
(その他)
第15条 この要領に定めるもののほか、必要事項は、管理者が定める。
附 則
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附 則(令和5年3月30日訓令第10号)
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この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附 則(令和6年3月29日訓令甲第40号)
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この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
様式第1(第7条関係)
登録メール配信申請書