○富岡町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領
(令和5年12月1日訓令第4号)
(目的)
第1条
この要領は、戸籍法施行規則（昭和22年司法省令第94号）第68条の2及び富岡町電子計算組織の管理運営に関する規程(以下「管理規程」という。)に基づき、富岡町における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定めるものとする。
[
富岡町電子計算組織の管理運営に関する規程(以下「管理規程」という。)
]
(定義)
第2条
この要領において次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)
戸籍情報システム クラウドサービス(インターネットその他の高度情報通信ネットワークを通じて電子計算機を他人の情報処理の用に供するサービスをいう。以下同じ。)上の仮想環境に設置した戸籍サーバと、戸籍事務担当課に設置した戸籍専用端末装置等（以下、「端末装置等」という。）により、戸籍事務及び別表に掲げる戸籍関連事務を行う電子計算組織をいう。
[
別表
]
(2)
戸籍サーバ 端末装置等により入力された戸籍データを記録し、かつ端末装置等からの指示により情報を提供する機能を有するクラウドサービス上の仮想環境に設置したものをいう。
(3)
戸籍事務 戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより処理する、戸籍の編製、戸籍、除籍及び改製原戸籍に関する記録、受付帳の調製、記録事項証明書の発行、戸籍に関する統計の作成及び戸籍副本データ管理システムの運用等の事務をいう。
(4)
戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われるすべての入出力データをいう。
(5)
記録媒体 磁気ディスク等の戸籍データが記録された媒体をいう。
(6)
ドキュメント 戸籍情報システムの設計書、クラウド運用マニュアル、プログラムの説明書、操作手引書その他戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(事務処理の基本方針)
第3条
戸籍情報システムによる事務処理にあたっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を含むデータの保護に必要な処置を講じなければならない。
(戸籍データ統括保護管理者等)
第4条
管理規程第12条第2項に基づき、戸籍データ統括保護管理者(以下、「統括保護管理者」という。)を置き、副町長をもって充てる。
[
管理規程第12条第2項
]
2
戸籍データ保護管理者(以下、「保護管理者」という。)を置き、戸籍事務担当課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条
保護管理者は、戸籍データの管理状況及び戸籍情報システムの適正な運用について常に把握し、戸籍データが適正に管理されるよう努めなければならない。
2
保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災や盗難その他の災害等に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3
保護管理者は、災害又は事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、統括保護管理者に報告しなければならない。
4
保護管理者は、第6条に規定する端末装置等取扱責任者及び第7条に規定する取扱職員を監督し、必要な助言及び指導を行わなければならない。
[
第6条
] [
第7条
]
(端末装置等取扱責任者)
第6条
保護管理者の補佐を行うとともに、端末装置等、戸籍データ及びドキュメント等の適正な取扱いを行うため、管理規程第27条にかかわらず、端末装置等取扱責任者(以下、「取扱責任者」という。)を置き、戸籍担当係長をもって充てる。
[
管理規程第27条
]
(戸籍データ等の保護)
第7条
取扱責任者は、戸籍情報システムのプログラム、戸籍データ、ドキュメント類を整理し、所定の場所に保管する等適正な管理を行い、戸籍データの漏えい、滅失及び毀損等の防止のため、次の各号に掲げる必要な措置を講じなければならない。
(1)
戸籍データは、戸籍関連事務以外の電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならず、また、これを他の業務に利用してはならないこと。
(2)
戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)以外の者が、記録媒体に記録されたデータについて、変更を加えることができないようにすること。
(3)
戸籍専用端末は、取扱職員以外の者が内容を読み取られない位置及び角度に配置しなければならないこと。
(4)
記録媒体及びドキュメントは、すべて施錠できる保管庫に保管すること。
(5)
戸籍データは、法令に定めのあるものを除き、外部に提供してはならないこと。
(6)
記録媒体は、格納した記録内容がわかるようラベルで明示する等適正な管理をすること。
(7)
持ち運びが可能な記録媒体及びドキュメントの授受、外部への持ち出し、保管及び複写使用については、台帳に記載し、保護管理者の承認を受けなければならないこと。
(8)
戸籍サーバの記録媒体等の適切な管理の実施を担保するため、クラウドサービスは、外部認証のPCIDSS(クレジットカード情報における保護セキュリティ基準をいう。以下同じ。)を取得しているデータセンターから提供されるものを利用するものとすること。
(9)
戸籍情報システムを提供する事業者（以下、「戸籍情報システム事業者」という。）に対し、必要に応じてPCIDSSの認証が継続していることを示す書類等を請求し、報告を求めることこと。
(10)
その他戸籍データの保護に必要な措置をとること。
(出力帳票の保管)
第8条
保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票(以下、「出力帳票」という。)を、次のとおり適正に管理しなければならない。
(1)
出力帳票は、すべて施錠ができる保管庫に保管し、安全を確保すること。
(2)
作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(戸籍サーバ及び戸籍データのアクセス管理)
第9条
保護管理者は、戸籍サーバ及び戸籍データへのアクセスに際し、取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するID、パスワードを設定し、付与しなければならない。
2
保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、町からの委託業務担当者（戸籍システム事業者の従業員のうち、町からの委託業務を担当する者をいう。以下同じ。）以外の利用を防止しなければならない。
3
保護管理者は、戸籍サーバ及び戸籍データへのアクセス利用に関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求し、利用状況を確認しなければならない。
4
保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から直ちに連絡を受け、対応を協議する体制を設けなければいけない。
5
保護管理者は、戸籍情報システム事業者が緊急時の保守作業をするために戸籍データへアクセスすることを許可したときは、ID及びパスワードを付与するものとする。
(アクセス権限の漏えい防止の措置)
第10条
保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行並びに保管等の運用方法を定め、これを厳重に保管しなければならない。
2
保護管理者は、ID及びパスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
3
取扱職員は、自己のID及びパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
4
戸籍情報システム事業者は、ID及びパスワードを委託業務担当者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第11条
保護管理者は、戸籍情報システム事業者に戸籍サーバ及び戸籍データの使用状況を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
2
保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1)
パスワードの使用状況
(2)
戸籍情報システム及び戸籍専用端末の管理及び使用状況
(3)
戸籍データの取扱状況
(4)
戸籍事務執務室の管理状況
(5)
その他戸籍情報システムの運用状況
(戸籍専用端末の操作)
第12条
戸籍情報システム及び戸籍専用端末の操作は、取扱職員でなければ操作してはならない。
2
戸籍専用端末の操作は、戸籍事務及び戸籍関連事務に必要な場合を除き行ってはならない。
(出力帳票等の処分)
第13条
取扱職員は、不要となった記録媒体、出力帳票又はドキュメントを処分するときは、保護管理者の指示に従い、次に掲げる方法によらなければならない。
(1)
出力帳票及びドキュメントは、不要となった時点で、速やかに焼却又は裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
(2)
戸籍データ又は記録媒体を廃棄するときは、記録内容を電子的に消去し、焼却、物理的破壊等の復元できない方法により廃棄しなければならない。
(3)
同条第2項及び第3項による処分を行った場合は、処分又は廃棄した記録を保存しなければならない。
(研修の実施について)
第14条
保護管理者は、取扱職員に対して戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚と戸籍情報システムの適正かつ安全な運用を図るため、取扱職員を対象に研修及び訓練計画を策定し、統括保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。
2
前項に規定する研修は、年1回以上実施しなければならない。
ただし、新任の取扱職員については、着任後できる限り早い時期に行うものとする。
(会議)
第15条
戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2
会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係わる事務について開催するものとする。
3
会議は、統括保護管理者、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4
会議の庶務は、戸籍事務担当係において処理する。
(その他)
第16条
この要領に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附 則
1
この要領は、令和5年12月1日から施行する。
2
富岡町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領(平成8年2月2日施行)は廃止する。
3
富岡町戸籍事務電子計算機処理に係るデータ保護管理要領(平成5年2月16日制定)は廃止する。
別表(第2条関係)
別表
事務名
項目
戸籍関連事務
戸籍の附票事務
人口動態事務
民刑事務
証明・通知等事務
1.埋火葬許可証の発行
2.身分証明書の発行
3.要件具備証明書の発行
4.住民票記載事項通知(9条2項通知)
5.相続税法第58条通知
6.その他、戸籍情報システムで行う事務