○八頭町文書整理保存規程
| (平成17年3月31日訓令第3号) |
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(趣旨)
第1条 この訓令は、八頭町役場における文書の整理保存について必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 文書 八頭町情報公開条例(平成17年八頭町条例第12号)第2条第2号の行政文書をいう。
(2) 簿冊 一定の内容、年度などにより文書をまとめて綴ったもの(文書を分類、整理する単位)
(3) 簿冊の完結 当該簿冊が特定する内容や期間が終了し、以降は簿冊内に文書が綴られない状態
(4) 常用簿冊 完結することのない簿冊(備品整理簿などその中身が、加除・修正され変わりつづける簿冊をいう。)及び完結し、保管期間終了後も事務執行上頻繁に利用するため、近くで保管しつづける簿冊
(5) 保管 活用頻度の高い簿冊を整理して事務室においてある状態
(6) 保存 活用頻度が低くなり、保存年限を定め保存する必要はあるが、事務室などで保管する必要がない簿冊などを定められた別の場所に収納されている状態
(7) 文書分類 文書(簿冊)をその内容に基づいて分類及び整理するための枠組み
(保存年限及び文書分類)
第3条 文書分類は別表第1のとおりとする。
[別表第1]
2 保存年限は永久・10年・5年・3年・1年の5種とし、別表第2を基準として所属長(本庁及び支所の各課の長、出納室長、議会事務局長、次長、選挙管理委員会事務局長、監査委員事務局長、農業委員会事務局長、各所長及び各館長をいう。以下同じ。)が定めることとする。ただし、法令その他特別な保存年限基準のあるものはこの限りでない。
[別表第2]
(簿冊の作成及び保管)
第4条 文書は、所属長において、すべてその発生時から整理して簿冊に綴るものとし、簿冊は次に定めるところにより作成しなければならない
(1) 簿冊は、文書分類ごと、発生年度ごと(暦年で表示されるものは、同一の年度のものとして取り扱う)及び保存年限ごとに整理して作成するものとする。ただし、1年間で発生する文書が少なく1つの簿冊として維持することが困難な場合及び常用簿冊のものについては、2以上の年度にまたがって簿冊を作成することができる。この場合、簿冊内において発生年度表示等を行い、容易に年度がわかるようにしなければならない。
(2) 簿冊には、その名称、発生年度、簿冊番号、文書分類番号等の必要事項を記入しなければならない。
(3) 簿冊の名称は、中に綴られている文書の内容、テーマなどを検討し簡潔かつわかりやすい名称を用いるものとし、毎年定例的に発生する簿冊は必ず毎年同一の名称を用いることとする。
(4) 簿冊は、1冊の厚さが10センチメートルを超えないように作成し、それを超える場合は必要事項を記入の上適宜分冊するものとする。
(5) 簿冊は、原則背表紙が伸縮自在のもので「A4縦」のものを使用するものとする。
(6) 文書分類上複数にまたがるような簿冊は、内容が大勢を占めている文書分類で簿冊を作成するものとする。ただし、以後同様の簿冊が発生する場合は同一の文書分類で作成するものとする。
(7) 図面、テープ、フロッピーディスク等で編集製本できないものは、箱又は袋等に収納し前各号の規定に準じて作成するものとする。なお作成の上は以後簿冊として扱うものとする。
(8) 簿冊の背表紙は、次のとおりの色を使用して作成するように努めなければならない。
ア 永久 赤色
イ 10年保存 オレンジ
ウ 5年保存 黄
エ 3年保存 緑
オ 1年保存 青
2 簿冊は、所属長において、文書発生から完結の年度終了後簿冊の廃棄をするまでの間、細心の注意を払って保存するものとする。
(簿冊及び文書の登録)
第5条 所属長は、簿冊を作成したときは簿冊名目録(様式第1号)に、それぞれ登録しなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書は、登録してはならない。
(1) 行政文書の綴りとは別に、専ら個人の覚えとして行政文書の写しや資料類又は事務のマニュアル的な文書などを綴った簿冊
(2) 市販の書籍、雑誌、カタログ、パンフレットなどの資料類
(3) 町が発行する書籍・統計資料又はパンフレットなどの印刷物(印刷の事務に係る過程のものは除く。)
(4) 各種団体などの簿冊(町政事務執行上取得した文書が綴られた簿冊は除く。)
2 第1項の簿冊名目録への登録は、年度当初においてあらかじめ細分類発生が予測できるものについては4月1日から10日までに登録するものとし、それ以外で随時に発生する簿冊については随時登録するものとし、文書件名目次への登録は同様に登録するものとする。
3
簿冊名目録への登録は、電算処理機で登録することができる。
4 所管課長は、簿冊名目録の異動若しくは修正の必要が生じたとき、又はそれらが判明したとき直ちに変更を行うものとする。
5 総務課長及び企画課長は、最新の簿冊名目録をそれぞれ整理し町民の閲覧に備えなければならない。
(保存簿冊)
第6条 所属長は、第4条第1項により作成された簿冊のうち、第3条の規定において保存年限が3年以上とされた簿冊を第4条第2項の規定による保管期間満了後速やかに、保存するものとする。
(1) 簿冊件名登録簿に必要事項を訂正・修正等を行い、保存文書表紙(様式第2号)に必要事項を記入の上、廃棄される簿冊以外の対象簿冊の背に貼付すること。
(2) 前号による事務作業が終了の後、保存文書表紙の貼付された簿冊のうち常用簿冊以外の簿冊を指定書庫に搬入すること。
2 所属長は、協議合意された簿冊が、書庫に搬入されたこと、及び簿冊件名登録が正確に実行されているかを照合確認しなければならない。
(常用簿冊の管理)
第7条 所属長は、常用簿冊の管理を行うものとし、その存否には万全を期さなければならない。
2 前項の確認のため、所属長は簿冊の保管状況を調査の上、総務課長に常用簿冊管理リスト(様式第3号)により報告しなければならない。
(文書の閲覧及び借用)
第8条 職員は、保存文書の閲覧又は借用をしようとするときは、保存文書閲覧簿(様式第4号)に記入し所属長に提出し許可を受けるものとする。
2 職員以外のものには、保存、保管文書の借用並びに閲覧は認めない。ただし、閲覧について、法令その他特別の定めのある場合又は町長が特に認めるものについては、閲覧の場所を指定して閲覧させることができる。
3 借用期間は、7日以内とする。ただし、所属長は、必要と認めたときは期間を延長又は短縮することができる。
(保存文書の転貸・取換・訂正・持出等の禁止)
第9条 前条の規定により保存文書を借用した者は、これを転貸し、取り換え、若しくは訂正し、又は庁外に持ち出してはならない。
(簿冊の廃棄)
第10条 所属長は、保存又は保管されている簿冊で簿冊名目録に記載されている保存年限が満了したものについては、次の各号の定めるところにより廃棄するものとする。
(1) 事前に配布される総務課長からの廃棄対象リスト(様式第3号)に廃棄可又は不可を理由を付して提出し協議するものとする。
(2) 前号により廃棄の合意ができたものについては、簿冊名目録により削除し、廃棄するものとする。この場合であって個人の情報を記録した簿冊等にあっては、直接焼却を行う等他人の目に触れぬよう厳重に行わなければならないものとする。
(3) 前2号により簿冊存続の合意のできたものについては、簿冊名目録に所要の修正を加え、備考欄に「延長」を記入して指定した書庫に置きかえるものとする。
(4) 廃棄される簿冊の中に、存続の必要な文書がある場合は、その部分を抜き取り別に簿冊を作成し、簿冊名目録等に新たに登録保存し、それ以外の部分については、廃棄を行うものとする。
2 総務課長は、保存されている簿冊の廃棄に当たっては、次の各号の事務処理を行うものとする。
(1)
簿冊名目録より保存年限の満了した簿冊の廃棄対象リストを所属長に配布し、意見を聞くこと。
(2) 所管課において廃棄されるべき簿冊のうち、教育委員会において歴史的に存続が必要とされた簿冊については、教育委員会に引き渡すこと。
(3) 前項第2号により簿冊が廃棄された場合又は前号の教育委員会に引き渡された場合には、廃棄簿冊名目録(様式第5号)に登録する。
(4) 協議合意された廃棄対象リストによる簿冊が、廃棄され、又は新たな指定書庫に置きかえられたこと、及び簿冊名目録が正確に修正されていることの照合確認を行うこと。
(文書取扱主任)
第11条 文書整理保存上の連絡調整のため所属長のもとに文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、所属長の文書事務を補佐し次に掲げる事務処理の任に当たる。
(1) 総務課長の求めに応じ適正な文書整理保存方法の調査研究を行い文書取扱主任会議に参加すること。
(2) 文書整理保存に関して課員を指導すること。
(3) 廃棄対象リスト等に係る所属の取りまとめを行うこと。
(その他)
第12条 その他必要な事項は、町長が別に定める。
附 則
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年3月31日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の郡家町文書整理保存規程(平成12年郡家町規程第2号)、船岡町文書整理保存規程(平成13年船岡町規程第2号)又は八東町文書編さん保存規程(昭和57年八東町規則第5号)の規定により保存されている文書で保存期間を定められたものは、それぞれこの訓令の相当規定により保存期間を定められた文書とみなす。
附 則(平成18年2月1日訓令第2号)
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この訓令は、公布の日から施行する。
附 則(平成22年4月1日訓令第14号)
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この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附 則(平成25年3月25日訓令第2号)
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この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附 則(平成28年3月24日訓令第7号)
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この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
別表第1(第3条関係)
文書分類
| 大分類 | 中分類 | 小分類 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | |||
| 1 | 議会 | 0 | 庶務 | 0 | 諸務 | 文書 | 実態調査 | |||||||
| 1 | 議会 | 1 | 議事 | 0 | 諸務 | 会議録 | 請願・陳情 | 運営委員会 | 議決書 | 広報 | 常任委員会 | 全員協議会 | 特別委員会 | |
| 1 | 議会 | 2 | 議員 | 0 | 諸務 | 文書 | 共済 | 研修 | 表彰 | 報酬 | 名簿 | |||
| 1 | 議会 | 3 | 告示 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 1 | 議会 | 4 | 職員 | 0 | 諸務 | 人事 | 収受発送 | |||||||
| 2 | 総務 | 0 | 庶務 | 0 | 諸務 | 組織 | 行政管理 | 議会 | 選挙 | 栄典褒章儀式 | 陳情請願 | 訴訟 | ||
| 2 | 総務 | 1 | 文書 | 収受発送 | 保存 | 公印 | 法規 | 官報 | ||||||
| 2 | 総務 | 2 | 施設管理 | 庁舎管理 | 自動車管理 | 営繕 | ||||||||
| 2 | 総務 | 3 | 広報広聴 | 広報広聴 | ||||||||||
| 2 | 総務 | 4 | 交通安全対策 | 交通安全 | 交通安全協会 | |||||||||
| 2 | 総務 | 5 | 防犯 | 防犯 | ||||||||||
| 2 | 総務 | 6 | 交通災害共済 | 交通災害共済 | ||||||||||
| 2 | 総務 | 7 | 住民印鑑 | 戸籍 | 住民登録 | 印鑑 | 既決犯罪 | |||||||
| 3 | 出納 | 0 | 庶務 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 3 | 出納 | 1 | 町費 | 0 | 諸務 | 予算 | 歳入 | 歳出 | 出納 | |||||
| 3 | 出納 | 2 | 町有物品 | 出納 | ||||||||||
| 4 | 監査 | 0 | 庶務 | 0 | 諸務 | 報酬 | 収受発送 | |||||||
| 5 | 人事 | 0 | 庶務 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 5 | 人事 | 1 | 任免 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 5 | 人事 | 2 | 服務 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 5 | 人事 | 3 | 給与 | 0 | 諸務 | 社会保険 | 雇用保険 | 労災保険 | ||||||
| 5 | 人事 | 4 | 福利厚生 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 5 | 人事 | 5 | 共済組合 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 5 | 人事 | 6 | 退職手当組合 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 5 | 人事 | 7 | 互助会 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 5 | 人事 | 8 | 公務災害補償 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 6 | 行政 | 1 | 地方行政 | 町行政 | 町財政 | |||||||||
| 7 | 財政 | 1 | 予算 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 7 | 財政 | 2 | 起債 | 起債 | ||||||||||
| 7 | 財政 | 3 | 地方交付税 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 7 | 財政 | 4 | 税外 | 歳入 | ||||||||||
| 7 | 財政 | 5 | 町有財産 | 管理 | 処分 | |||||||||
| 8 | 企画 | 0 | 庶務 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 8 | 企画 | 1 | 総合開発 | 0 | 諸務 | 町政企画 | ||||||||
| 8 | 企画 | 2 | 地域振興 | 地域振興 | 交流 | 情報化 | ||||||||
| 8 | 企画 | 3 | 交通政策 | 交通 | ||||||||||
| 8 | 企画 | 4 | 統計 | 委任統計 | 国有統計 | |||||||||
| 9 | 税務 | 0 | 庶務 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 9 | 税務 | 1 | 直接課税 | 住民税 | 固定資産税 | 軽自動車税 | 国民健康保険税 | 介護保険料 | ||||||
| 9 | 税務 | 2 | 間接課税 | たばこ消費税 | 納付金交付金 | 入湯税 | ||||||||
| 9 | 税務 | 3 | 収税指導 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 10 | 民生 | 0 | 庶務 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 10 | 民生 | 1 | 社会福祉 | 0 | 諸務 | 民生委員 | 社会福祉協議会 | 老人福祉 | 身体障害者福祉 | 身心障害者福祉 | ||||
| 10 | 民生 | 2 | 生活保護 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 10 | 民生 | 3 | 援護 | 遺族援護 | ||||||||||
| 10 | 民生 | 4 | 同和対策 | 0 | 諸務 | 同和対策 | 人権啓センター | |||||||
| 10 | 民生 | 5 | 国民年金 | 0 | 諸務 | 拠出年金 | 福祉年金 | |||||||
| 10 | 民生 | 6 | 国民健康保険 | 0 | 諸務 | 療養給付 | 国支出金 | 支払基金交付金 | 任意給付 | 給付制限 | ||||
| 10 | 民生 | 7 | 老人保健医療 | 0 | 諸務 | 療養給付 | 国支出金 | 県支出金 | 支払基金 | 給付制限 | ||||
| 10 | 民生 | 8 | 老人福祉 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 10 | 民生 | 9 | 介護保険 | 0 | 諸務 | 保険料 | 介護給付 | 国県支出金 | 認定 | |||||
| 10 | 民生 | 10 | 保育 | 船岡保育所 | 隼保育所 | 大江保育所 | 済美児童館 | |||||||
| 10 | 民生 | 11 | 児童福祉 | 0 | 諸務 | 保育措置 | 児童手当 | 児童扶養手当 | ||||||
| 10 | 民生 | 12 | 母子婦人福祉 | 母子福祉 | 妊産婦乳児 | 福祉資金 | ||||||||
| 11 | 衛生 | 1 | 環境衛生 | 清掃 | 墓地 | 畜犬登録 | 環境改善 | |||||||
| 11 | 衛生 | 2 | 保健指導 | 0 | 諸務 | 母子衛生 | 栄養改善 | 精神衛生 | 歯科衛生 | |||||
| 11 | 衛生 | 3 | 予防 | 伝染病 | 狂犬病予防 | 結核 | 成人病 | 特殊疫病 | 予防衛生 | |||||
| 12 | 産業 | 0 | 庶務 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 12 | 産業 | 1 | 農業委員会 | 0 | 諸務 | 農地法許認可 | 農業者年金 | 自作農創設 | 調停 | 国有農地 | 農地買収売渡 | |||
| 12 | 産業 | 2 | 農政 | 0 | 諸務 | 農政企画 | 米生産調整 | 農業振興地域 | 各種補助金 | 構造改善 | ||||
| 12 | 産業 | 3 | 食糧管理 | 0 | 諸務 | 集荷 | 登録 | 産米改善 | ||||||
| 12 | 産業 | 4 | 改良普及 | 0 | 諸務 | 農業経営改善 | 普及活動 | |||||||
| 12 | 産業 | 5 | 園芸特産 | 0 | 諸務 | 主要農作物 | 野菜花き | 果樹 | 農業機械 | 防疫 | 特用作物 | 農産物流通改善 | ||
| 12 | 産業 | 6 | 畜産 | 0 | 諸務 | 畜産 | 飼料草地 | 家畜衛生 | 伝染病 | |||||
| 12 | 産業 | 7 | 金融 | 0 | 諸務 | 各種資金 | ||||||||
| 12 | 産業 | 8 | 農地 | 0 | 諸務 | 農地調整 | 土地改良 | 農道整備 | ||||||
| 12 | 産業 | 9 | 林業 | 0 | 諸務 | 造林 | 保安林 | 治山 | 林道整備 | |||||
| 12 | 産業 | 10 | 国土調査 | 地籍調査 | ||||||||||
| 13 | 商工 | 1 | 地域振興 | 0 | 諸務 | 商業観光 | 工業 | |||||||
| 14 | 建設 | 0 | 庶務 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 14 | 建設 | 1 | 管理 | 0 | 諸務 | 業者資格登録 | 土木用地 | 測量 | 登記 | |||||
| 14 | 建設 | 2 | 道路 | 管理 | 維持修繕 | 建設 | 国庫補助事業 | |||||||
| 14 | 建設 | 3 | 河川 | 0 | 諸務 | 管理 | ||||||||
| 14 | 建設 | 4 | 砂防 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 14 | 建設 | 5 | 都市計画 | 都市計画 | ||||||||||
| 14 | 建設 | 6 | 住宅 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 14 | 建設 | 7 | 建築 | 0 | 諸務 | 建築許可 | 建築確認 | |||||||
| 14 | 建設 | 8 | 水道 | 0 | 諸務 | 管理 | 維持管理 | 出納 | ||||||
| 14 | 建設 | 9 | 下水 | 0 | 諸務 | 管理 | 維持管理 | 出納 | 下水 | |||||
| 15 | 消防 | 1 | 消防 | 0 | 諸務 | 消防施設 | 予防消防 | |||||||
| 15 | 消防 | 2 | 防災 | 防災 | 防災無線 | |||||||||
| 15 | 消防 | 3 | 自衛隊 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 16 | 教育 | 1 | 学事 | 0 | 諸務 | 学校台帳 | 教育委員会 | 人事 | 健康センター | 教育補助金 | 給与 | 表彰 | ||
| 16 | 教育 | 2 | 同和教育 | 0 | 諸務 | 同和補助金 | ||||||||
| 16 | 教育 | 3 | 社会教育 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 16 | 教育 | 4 | 公民館 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 16 | 教育 | 5 | 文化 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 16 | 教育 | 6 | 体育振興 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 16 | 教育 | 7 | 学校給食 | 0 | 諸務 | |||||||||
| 16 | 教育 | 8 | 船岡中学校 | 学校法令 | 学校運営 | 職員 | 生徒 | 資産原簿 | 出納簿 | 統計 | 文書 | 証明 | ||
| 16 | 教育 | 9 | 小学校運営 | 0 | 収受文書 | 教育課程編成 | 組織構成 | 規定 | ||||||
| 16 | 教育 | 10 | 小学校運営記録 | 日誌類保管 | ||||||||||
| 16 | 教育 | 11 | 小学校庶務 | 0 | 収受文書 | 保護者連絡 | 事故報告 | 統計 | 証明 | 防災 | 学校開放 | |||
| 16 | 教育 | 12 | 小学校文書管理 | 公印台帳 | 文書受発件名簿 | 簿冊目録 | ||||||||
| 16 | 教育 | 13 | 小学校運営表彰 | 表彰 | ||||||||||
| 16 | 教育 | 14 | 小学校監査・検査 | 監査・検査 | ||||||||||
| 16 | 教育 | 15 | 小学校渉外 | 研究団体 | 社会教育 | 地域連携 | 諸務 | |||||||
| 16 | 教育 | 16 | 小学校学籍 | 0 | 収受文書 | 学籍管理 | 学籍記録 | 統計 | ||||||
| 16 | 教育 | 17 | 小学校就学援助 | 就学援助 | ||||||||||
| 16 | 教育 | 18 | 小学校任用 | 0 | 収受文書 | 任用等具申 | ||||||||
| 16 | 教育 | 19 | 小学校人事記録 | 履歴書 | 出勤簿 | |||||||||
| 16 | 教育 | 20 | 小学校服務 | 0 | 収受文書 | 勤務命令 | 諸届 | |||||||
| 16 | 教育 | 21 | 小学校研修 | 0 | 収受文書 | 研修 | ||||||||
| 16 | 教育 | 22 | 小学校健康管理 | 諸検診 | ||||||||||
| 16 | 教育 | 24 | 小学校給与 | 0 | 収受文書 | 諸手当 | 給与 | 年末調整 | 児童手当 | 退職手当 | ||||
| 16 | 教育 | 25 | 小学校旅費 | 0 | 収受文書 | 旅費執行 | ||||||||
| 16 | 教育 | 26 | 小学校福利厚生 | 共済 | ||||||||||
| 16 | 教育 | 27 | 小学校公務災害 | 0 | 収受文事 | 公務災害 | ||||||||
| 16 | 教育 | 28 | 小学校予算 | 0 | 収受文書 | 予算執行 | 予算要求 | 補助金 | ||||||
| 16 | 教育 | 29 | 小学校会計記録 | 出納簿管理 | ||||||||||
| 16 | 教育 | 30 | 小学校私費会計 | 徴収計画 | 集金会計記録 | |||||||||
| 16 | 教育 | 31 | 小学校物品会計 | 物品供用 | ||||||||||
| 16 | 教育 | 32 | 小学校施設管理 | 保守 | ||||||||||
| 16 | 教育 | 33 | 物品記録 | 財産記録 | ||||||||||
| 16 | 教育 | 34 | 小学校給食 | 給食 | ||||||||||
| 16 | 教育 | 35 | 小学校保健 | 0 | 収受文書 | 児童健康管理 | 健康センター | 環境衛生管理 | 保健統計 | |||||
| 16 | 教育 | 36 | 小学校保健記録 | 健康診断票 | 保健指導記録 | |||||||||
| 16 | 教育 | 37 | 小学校指導運営 | 0 | 収受文書 | 教育計画 | ||||||||
| 16 | 教育 | 38 | 小学校指導計画 | 0 | 収受文書 | 学年経営 | 教科・道徳 | 共通分野 | 特別活動 | 学校裁量時間 | 児童指導 | 進路指導 | 健康安全指導 | |
| 16 | 教育 | 39 | 小学校表彰 | 児童表彰 | ||||||||||
| 16 | 教育 | 40 | 小学校指導記録 | 指導記録 | 児童個人記録 | |||||||||
| 16 | 教育 | 41 | 小学校研究 | 0 | 収受文書 | 委託・補助事業 | 教育実習 | |||||||
| 16 | 教育 | 42 | 小学校その他 | 各種応募 | ||||||||||
| 16 | 教育 | 43 | 小学校評価 | 学校経営評価 | ||||||||||
| 17 | 災害 | 1 | 農業災害 | 災害復旧 | ||||||||||
| 17 | 災害 | 2 | 林業災害 | 災害復旧 | ||||||||||
| 17 | 災害 | 3 | 公共災害 | 災害復旧 | ||||||||||
| 18 | 財産区 | 1 | 大江財産区 | 0 | 諸務 | 収受発送 | ||||||||
別表第2(第3条関係)
| 保存年限 | 属する文書の種類 |
| 第1種
(永久保存) | 1 町政の基本計画及び施策に関する特に重要なもの |
| 2 町の廃置分合及び境界変更に関するもの | |
| 3 町議会に関する特に重要なもの | |
| 4 国又は県の訓令、指令、例規で永久保存の必要があるもの | |
| 5 条例、規則、告示、訓令、内規に関するもの | |
| 6 町長の事務引継書 | |
| 7 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関する書類で重要なもの | |
| 8 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの | |
| 9 契約、協定、認可又は許可に関する特に重要なもの | |
| 10 財産の取得、公の施設及び町債に関する特に重要なもの | |
| 11 寄附受納に関する特に重要なもの | |
| 12 町公報に関する特に重要なもの | |
| 13 官報、県公報等で特に重要なもの | |
| 14 請願、陳情、要望に関する特に重要なもの | |
| 15 異議の申立訴願訴訟及び和解に関する重要なもの | |
| 16 褒償、儀式、表彰に関する特に重要なもの | |
| 17 調査統計報告証明等で特に重要なもの | |
| 18 町史の資料となるもの | |
| 19 工事に関する特に重要なもの | |
| 20 原簿台帳で特に重要なもの | |
| 21 簿冊原簿 | |
| 22 法令に基づく各種台帳 | |
| 23 報告、届出、復命又は調査で特に重要なもの | |
| 24 その他永久保存の必要を認められるもの | |
| 第2種
(10年保存) | 1 町政の基本計画及び施策に関する重要なもの |
| 2 町議会に関する重要なもの | |
| 3 国又は県の訓令、指令、例規で永久保存の必要がないもの | |
| 4 告示、訓令、内規に関するもので永久保存の必要がないもの | |
| 5 事務引継に関する重要なもの | |
| 6 予算、決算及び出納に関する重要なもの | |
| 7 契約、協定、認可又は許可に関する重要なもの | |
| 8 財産の取得、公の施設及び町債に関する重要なもの | |
| 9 寄附受納に関する重要なもの | |
| 10 町公報に関する重要なもの | |
| 11 請願、陳情、要望に関する重要なもの | |
| 12 審査請求、訴願、訴訟及び和解に関するもの | |
| 13 褒償、儀式、表彰に関する重要なもの | |
| 14 調査統計報告証明等で重要なもの | |
| 15 工事に関する重要なもの | |
| 16 原簿台帳で重要なもの | |
| 17 補助金に関する重要なもの | |
| 18 租税その他各種公課に関するもの | |
| 19 報告、届出、復命又は調査で重要なもの | |
| 20 その他10年保存の必要を認められるもの | |
| 第3種
(5年保存) | 1 町政の基本計画及び施策に関するもの |
| 2 町議会に関するもの | |
| 3 事務引継に関する重要なもの | |
| 4 予算、決算及び出納に関するもの | |
| 5 契約、協定、認可又は許可に関するもの | |
| 6 町公報に関するもの | |
| 7 請願、陳述、要望に関するもの | |
| 8 儀式、表彰に関するもの | |
| 9 調査統計、報告、証明等に関するもの | |
| 10 工事に関するもの | |
| 11 原簿台帳 | |
| 12 補助金に関するもの | |
| 13 上級行政庁に対する報告、届出等で重要でないもの | |
| 14 報告、届出、復命又は調査で重要でないもの | |
| 15 その他5年保存の必要を認められるもの | |
| 第4種
(3年保存) | 1 消耗品及び材料に関する文書 |
| 2 調査統計、報告、証明、複命等に関する軽易なもの | |
| 3 予算、決算及び出納に関する軽易なもの | |
| 4 照会、回答その他往復文書に関するもの | |
| 5 職員の出張に関するもの | |
| 6 職員の諸願届で重要なもの | |
| 7 その他3年保存の必要を認められるもの | |
| 第5種
(1年保存) | 第1種から第4種以外のものでおおむね次に掲げるもの |
| 1 文書の収受発送、処置に関するもの | |
| 2 出勤、遅参、早退、休暇等の届に関するもの | |
| 3 欠勤、忌服、身分、住所等の届に関するもの | |
| 4 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの | |
| 5 消耗品受払いに関する特に軽易なもの | |
| 6 軽易な照会、回答、その他の文書 | |
| 7 処理を終わった一時限りの願いと退け及びこれに関するもの | |
| 8 官報、県広報等 | |
| 9 その他1年保存の必要を認められるもの |
様式第1号(第5条関係)
簿冊名目録
様式第2号(第6条関係)
保存文書表紙
様式第3号(第7条、第10条関係)
常用簿冊管理・廃棄対象リスト
様式第4号(第8条関係)
保存文書閲覧簿
様式第5号(第10条関係)
廃棄簿冊名目録