○八頭町議会内部事務のペーパーレス化推進要領
| (令和6年1月16日議会訓令第14号) |
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(目的)
第1条 議会内部事務のペーパーレス化を着実に推進することを目的とする。
(目標)
第2条 議会内部事務のうち「連絡・通知」及び「情報共有」を主眼とする事務について、原則としてペーパーレス化を図るとともに、「照会・回答」、「協議・調整」及び「申請・承認」に係る事務についても可能な限りペーパーレス化を図ることにより、議会内部事務の過半についてペーパーレス化の実現を目指す。
(基本的な考え方)
第3条 議会内部事務のペーパーレス化にあたっては、公用の情報通信機器の活用を徹底することにより実現を目指す。
2 紙に出力することなく事務処理することが出来る各種のシステムの活用・連携ができる環境整備を進める。
(具体的な方策)
第4条 議員及び事務局職員一人ひとりが、紙文書を中心とした事務処理から電子文書を中心とした事務処理へ移行し、効率的、効果的かつ環境への配慮の理念で議会内部事務を進めていくという認識の下、積極的なペーパーレス化を推進する。
2 議員及び事務局職員一人ひとりが、次のとおり、事務処理の電子化、環境保全化、省資源化、コスト意識の徹底により推進を図る。
(1) 個人で保管するために電子文書を紙に印刷しない。
(2) ミスコピー、ミスプリントの防止等
(3) 紙文書を個人で保管しない。
3 議員間、事務局職員間、及び議員と事務局職員で業務調整や文書のやりとりをする場合には、グループウェア・ウェブメールや電子会議室等を活用し、ペーパーレス化に努める。
4 インフォメーションやウェブメール等のグループウェアに掲載されている電子文書は印刷せず、電子機器画面上で確認する。電子文書をやむを得ず印刷、コピーする場合は、両面コピーやミスプリントの裏面印刷を徹底する。
5 作成した文書の校正は印刷プレビュー等の機能を活用し、電子機器画面上で行い、印刷しない。
6 コピーを行う際には、原稿の確認、用紙サイズ等のコピー機設定を確認する。
7 ２アップ機能（２ページ分の原稿を１ページで印刷する機能）等、コピー機、プリンターの用紙節減につながる機能を活用する。
8 起案、決裁を必要とする文書は文書管理規程に定めるところにより処理する必要があるが、起案、決裁を伴わない文書等については、印刷しないように努める。
9 起案、決裁を必要とする文書であっても、説明会、研修会等の受講申込、会議の出欠連絡や簡易な照会・回答などは、回答案等をグループウェア・ウェブメールで議長、委員長または事務局長に送信し、承認（ウェブメール返信）を受けた後に施行するなど、起案に至るまでに存在する紙を減らすように努める。
10 議員及び事務局職員に共有化を図るべき文書・情報については、グループウェア・文書管理等に積極的に掲載する。電子的に作成・取得したものに限らず、議員及び事務局職員に共有化が必要な文書・情報については、スキャナ、デジタルカメラ等により電子化を検討する。
11 議会内部事務として作成、取得する電子文書等については、八頭町議会の個人情報の保護に関する条例及び施行規程の規定に基づき適正に管理する。
(事務の類型ごとの方策)
第5条 議会内部事務を事務の性格により、以下の５つのタイプに分類し、それぞれのタイプに応じたペーパーレス化に向けた方策を講ずる。
(1) 連絡・通知型（発送事務の電子化）
会議開催案内、議会日程、弔事のお知らせ等の連絡、通知を主眼とする事務についてはグループウェア・インフォメーション、ウェブメール等を活用し、ペーパーレス化を推進する。
グループウェア・インフォメーションと紙による文書の二重発送はしない。
(2) 情報共有（保管・管理事務の電子化）
例規、予算、各種統計情報、各種計画、各種様式、業務マニュアルなど議員及び事務局職員に利用価値が高い情報については、誰もが必要な情報を即座に入手でき、業務に活用することが可能となるよう、原則としてグループウェア・文書管理、ホームページへの掲載等でペーパーレス化を図る。
(3) 照会・回答型（発送、集計事務の電子化）
簡易な照会・回答、報告については、グループウェア・ウェブメール等を活用し、原則としてペーパーレス化を図る。
(4) 報告・協議・調整型（資料配付、発送、協議事務の電子化）
各種計画・事業の報告・協議・調整については、グループウェア・ウェブメール等を活用し、電子機器画面を見ながら進めることにより可能な限りペーパーレス化を図る。
なお、議会に提出する方法については各年度初めに議長が要項を定める。
(5) 申請・承認型（申請・届出、起案から決裁に至る事務の電子化）
報酬・報償費・旅費、福利厚生等の庶務関係事務や予算の経理事務等については、執行部と協議のうえ、電子決裁機能を持つシステムの構築や個別業務システムの整備、連携等により、可能な限りペーパーレス化を図る。
(会議のペーパーレス化)
第6条 会議・研修会・意見交換会等を実施する場合は、実施方法を検討し、紙資料の削減に努めるとともに、プロジェクター等を用い、可能な限り、会議のペーパーレス化を図る。
(その他)
第7条 議会が発行する印刷物については、印刷物と併せて、グループウェア、ホームページへの掲載等、電子的な手段、媒体を活用することにより、印刷部数の削減や、情報の共有化を図る。
2 印刷物の作成にあたっては、その必要性、配布先、紙面数等を見直す。
3 印刷物を作成する場合には、省資源、環境保全に配慮し再生紙使用を心がける。
(留意事項)
第8条 グループウェア・ウェブメールやインフォメーションへの文書掲載に際しては、議長、委員長または事務局長の決裁、確認等に基づいて行うことを原則とする。
2 議員及び事務局職員は、１日２回以上定期的に、各自の端末のグループウェア・ウェブメール受信およびインフォメーション掲載情報を確認する。
3 各課等アドレスからのウェブメールについては、事務局文書主任（八頭町文書取扱い規程）が前記同様に確認することを基本とする。ただし、文書主任だけでなく適宜、各担当者、所属長も各課等アドレスあてのウェブメールを確認し、自分に関係する案件については、当該担当者が確認処理する。転送等により不要になったウェブメール等の削除も各担当者が行う。
4 個人情報が掲載されたミスプリントは直ちにシュレッダー処理する。また、ミスプリントの裏面利用の際には、個人情報の記載がないことを十分に確認してから行う。
(環境整備)
第9条 議員及び事務局職員個々の情報管理から、システムを活用し、組織的な情報共有への移行を一層推進するとともに、必要な施設整備等を行う。
(制度、規程等の改正等)
第10条 ペーパーレス化に当たって、内部規定等の変更を要するものについては、本要領に定める計画期間内に所要の措置を講ずる。
(議員及び事務局職員の研修、啓発の推進)
第11条 紙依存体質からの脱却を目指し、議員及び事務局職員の意識改革、事務処理方法・手順の見直し、職場環境の整備、情報通信機器の有効活用のための研修、啓発を推進する。
(議員及び事務局職員の積極的な取組みの推進)
第12条 ペーパーレス化について、議員及び事務局職員の意見・提案等を奨励し、取組みの紹介を行う場の開設など議会全体で取組みを推進する。（例：議会DX推進小委員会等の活用による。）
(委員会等の取組み)
第13条 各委員会等においては、紙依存体質からの脱却を目指し、従来の紙を中心にした事務処理方法・手順、資料作成方法等を見直し、具体的な取組みを推進する。
(管理者の役割)
第14条 議長、委員長及び事務局長は、率先して意識改革を行い、議員及び事務局職員が一丸となって継続して議会内事務のペーパーレス化を積極的に推進できるよう配慮、実践、指導する。
(計画の策定)
第15条 令和６年度に計画を策定し、計画期間内に可能な限り実現を図る。なお、計画満了の前年度に成果を検証するとともに、更に推進するため次期計画を作成するものとする。
2 既存のシステムで実施可能な取組みについては、原則として計画期間内でペーパーレス化を実現する。
3 ペーパーレス化にあたり、既存のシステムのみでは困難と考えられる取組みについても、システムの開発や制度、規程等の見直し、業務プロセスの改善等により、可能な限り計画期間内でのペーパーレス化を目指す。
4 ペーパーレス化にあたり、特にその実施に相当の期間を要するものについては、計画期間を越えて取り組むものとする。
(推進の仕組み)
第16条 推進体制
(1) 八頭町議会会議規則別表（第126条関係） 議会DX委員会を中心に、本要領に基づく実施事項を総合的・計画的に推進する。
(2) 議会DX委員会は、議員への研修、啓発について事務局と連携して推進する。
(フォローアップと結果の公表)
第17条 議会内部事務のペーパーレス化推進計画(以下「本計画」とする。)の進捗状況については、議会DX委員会において毎年度フォローアップ(追跡調査)を行うものとする。
2 フォローアップに際し、ペーパーレス化の効果測定（複写機のカウンター数調査やペーパー購入数調査等）を行う。
3 フォローアップの結果については、公表する。
4 本計画については、進捗状況を踏まえ見直しを行うほか、フォローアップ結果を踏まえ必要な見直しを行う。
附 則
この議会訓令は、公布の日から施行する。
附 則(令和6年12月16日議会訓令第7号)
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この議会訓令は、公布の日から施行する。