○長洲町文書規程
(平成21年1月13日訓令第2号)
改正
平成26年1月23日訓令第2号
(趣旨)
第1条　この規程は、長洲町における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1)　文書　職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、保有しているものをいう。ただし、官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
(2)　文書管理システム　電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他文書管理に関する事務の処理を行うシステムで総務課長が管理するものをいう。
(3)　総合行政ネットワーク文書　総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される文書（以下「LGWAN文書」という。）をいう。
(文書の種類)
第3条　文書の種類は、次のとおりとする。
(1)　法規文
ア　条例　地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するものをいう。
イ　規則　地方自治法第15条の規定により制定するものをいう。
(2)　公示文
ア　告示　法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分し、又は決定した事項を一般に公示するものをいう。
イ　公告　告示以外で一定の事項を一般に公示するものをいう。
(3)　令達文
ア　訓令　町長が所属の機関又は職員に対して例規となるべきことを指揮命令するものをいう。
イ　達　町長が特定の個人、法人又は団体に対してその権限に基づいて命令、禁止、取消し等の処分をするものをいう。
ウ　指令　町長が特定の個人、法人又は団体の申請、願い出等に対して許可、認可、承認等をするものをいう。
(4)　通達文
ア　通達　所属の機関又は職員に対して事務処理上の方針、細目等を指示するものをいう。
イ　依命通達　町長が自己の名で所属の機関又は職員に対して通達すべき事項を、その補助機関が町長の命を受けて当該補助機関名で行うものをいう。
(5)　往復文　照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、申請、建議、進達、副申、具申、内申、勧告、通知、送付、依頼等をいう。
(6)　内部文　伺い、復命書、供覧、事務引継書等をいう。
(7)　その他の文書　議案文、証明文、契約文、表彰文、儀式文等前各号に掲げる文書以外の文書をいう。
(文書の左横書き及び書式)
第4条　文書は、左横書としなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、この限りでない。
(1)　法令の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2)　他の官公署で様式を縦書きと定めたもの
(3)　表彰状、感謝状及び儀式文で縦書きが適当と認められるもの
(4)　前3号に掲げるもののほか、縦書きが適当と認められるもの
2　文書の書式は、別に定める。
(文書の取扱い)
第5条　文書は、正確、迅速、丁寧に取扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。
(総務課長等の職務)
第6条　総務課長は、文書の収受、配布、発送、保存及び廃棄の事務について総括する。
2　総務課長は、主管課における文書事務が、この規程に基づいて、適正かつ速やかに処理されるよう、常に、その指導、改善に努めなければならない。
3　総務課長は、前項の指導、改善のために必要であると認めるときは、主管課の文書事務について、調査することができる。
4　長洲町課設置条例(昭和48年長洲町条例第15号)第2条で定める課の長（以下「主管課長」という。）は、この規程の定めるところにより、その所管する文書事務について迅速かつ適正に処理されるよう努めなければならない。
[長洲町課設置条例(昭和48年長洲町条例第15号)第2条]
(文書の記号及び番号)
第7条　文書には、次の各号により記号及び番号を付けなければならない。ただし、公告、往復文等で記号及び番号を付けることが適当でないものについては、この限りでない。
(1)　条例、規則、告示、公告及び訓令　町名を冠し、それぞれ総務課備付の条例番号簿、規則番号簿、告示番号簿、公告番号簿又は訓令番号簿(別記第1号様式)により番号を付ける。
(2)　達及び指令　町名を冠し、総務課備付の達番号簿及び指令番号簿(別記第2号様式)により番号をつける。
(3)　通達文及び往復文　町名及び課の首字を付し、文書管理システムに登録することにより番号を付ける。ただし、文書管理システムを利用できないことその他の理由により文書管理システムにより難い場合には、課等においての発送簿(別記第3号様式)により番号を付ける。
2　前項第1号に掲げる文書の番号は、毎年1月1日に始まり、12月31日に終わるものとし、同項第2号及び第3号に掲げる文書の番号は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わるものとする。
3　第1項各号に掲げる文書以外の文書で番号を付ける必要があるものは、第1項第3号の規定に準じて、番号を付けることができる。
(文書の記名)
第8条　外部に対する文書の記名は、原則として町長名（法令の規定に基づき町名を用いるものとされているものについては町名）を用いるものとする。ただし、通達文、往復文等で軽易なものについては、主管課長名を用いることができる。
2　内部に対する文書は、主管課長名を用いるものとする。
この場合において、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。
(文書の受領)
第9条　到達した文書（主管課に直接到達した文書及びLGWAN文書を除く。）は、総務課において受領するものとする。ただし、町において受領することが適当でない場合は、その旨を記載した文書を付けて転送又は返送の手続をしなければならない。
2　郵便料金が未納又は不足の文書は、公務に関係があると認められるものに限り、その未納又は不足の料金を納めて受領することができる。
(文書の配布及び収受)
第10条　総務課長は、前条の規定により受領した文書を総務課備付けの文書配布箱に入れて、次の各号に掲げるところにより主管課に配布しなければならない。
(1)　あて先の主管課が明記されている文書　受付日付印(別記第4号様式。以下「受付印」という。)を押し、主管課の文書箱に配布する。
(2)　親展文書　受付印を押し、親展受付簿(別記第5号様式)に所要事項を記載し配布する。
(3)　書留郵便物　受付印を押し、書留受付簿(別記第5号様式)に所要事項を記載し配布する。
(4)　電子メール文書は、庁内ネットワークを使って主管課へ配信し、当該主管課が当該文書の受付等を行うものとする。
(5)　複数の所管に関係する文書　2以上の所管に関係ある文書は、その関係の最も深い主管課に配布する。この場合において、配布すべき主管課が明らかでないときは、総務課長が定めるものとする。　
(6)　異議申立書、訴願書、訴状等でその到達日時が権利の効力に関係する文書については、到達日時をその欄外に記入して、受付者の認印を押し、その封筒を添付する。
(7)　前各号のほか、所管課が不明等の理由により、総務課長が開封する必要があると認めたものは、開封し、主管課に配布する。
(文書の処理)
第11条　前条の規定により、文書の配布を受けた主管課長は、文書管理システムに所要事項を登録し、直ちに当該課内に供覧しなければならない。ただし、請求書、報告書、領収書、届出書等で軽易な文書又は主管課長が適当と認めた文書は、この限りではない。
2　主管課長は、文書を閲覧し、必要があるものについては所属の職員に処理の方針を示し、速やかにその処理をさせなければならない。この場合において、特に重要な文書についてはあらかじめ上司の指示を受けるものとする。
3　複数の所管に関係する文書の配布を受けた主管課長は、速やかに関係課に回覧するか、又はその写しを送付しなければならない。
(文書の起案)
第12条　文書の起案は、文書管理システムで出力する起案用紙（別記第6号様式）により行わなければならない。
2　前項の規定にかかわらず、文書管理システムを利用できないことその他の理由により文書管理システムにより難い場合には、文書管理システムによらずに起案用紙（別記第6号様式）を用いて起案することができるものとする。
3　軽易な文書は、前2項の規定にかかわらず、付せんをもって若しくは文書に余白がある場合は、その余白を利用して立案処理し、又は電話その他便宜の方法により行い、文書の照復を省略することができる。この場合において、電話その他便宜の方法によって処理した場合は、その処理状況を必ず明らかにしておかなければならない。
(起案の方法)
第13条　文書を起案するにあたっては、その内容が適法かつ適当なものであるとともに、その表現が正確かつ明瞭であるようにしなければならない。
2　起案の具体的方法は、別に定める。
(取扱区分の表示)
第14条　起案した文書(以下「回議案」という。)のうち次の各号に掲げるものは、それぞれ当該各号に掲げる表示を文書管理システムに登録し、又は起案用紙の取扱区分欄に記入しなければならない。
(1)　官報又は県公報に登載を要するもの　「官報」又は「県公報登載」
(2)　町広報登載するもの　「町広報登載」
(3)　例規とするもの　「例規」
(4)　公印を省略するもの　「公印省略」
(5)　新聞掲載するもの　「新聞掲載」
(6)　テレビ、ラジオ放送するもの　「放送」
(7)　秘密を要するもの　「秘」
(8)　書留郵便物とするもの　「書留」
(9)　速達郵便物とするもの　「速達」
(10)　電報とするもの　「電報」
(11)　その他特殊郵便とするもの　「配達証明」、「内容証明」等
(12)　ファクシミリにより伝送するもの　「ファックス」
(13)　電子メールにより伝送するもの　「メール」
(14)　緊急を要するもの　「至急」
(決裁区分の表示)
第15条　回議案には、次の各号に掲げる決裁区分に応じ、当該各号に定める表示を文書管理システムに登録し、又は起案用紙の決裁区分欄に記入しなければならない。
(1)　町長の決裁を要するもの　「町長決裁」
(2)　副町長が専決するもの　「副町長専決」
(3)　教育長が専決するもの「教育長専決」
(4)　総務課長が専決するもの「総務課長専決」
(5)　主管課長が専決するもの「課長専決」
(回議)
第16条　当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次回議して決裁を受けるものとする。
(合議)
第17条　他課に関係のある回議案は、その関係課長に合議し又は回覧しなければならない。
2　合議を受けた事項について異議がないときは、押印し、直ちに回付しなければならない。
3　合議した事案について意義があるときは、主管課長等に協議し、協議が整わないときは、上司の指示を受けて処理しなければならない。
(後閲)
第18条　回議又は合議を受けた事項について、代決する場合は、代決者は、回議案の当該箇所の上部に「代決」と朱書しなければならない。
2　前項の規定により代決した回議案は、上司の出勤後遅滞なく後閲に供しなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
(専決者及び代決者が不在のときの手続)
第19条　決裁を受ける場合において、専決者及び代決者が不在のときは、急施を要するものについては、その不在者の箇所に「不在」と朱書して上司の決裁を受けることができる。この場合において、前条第2項に準じて速やかに後閲を受けなければならない。
(廃案等)
第20条　回議案の内容について、回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき、又は廃案になったときは、主管課長は、回議又は合議済みの関係者にその旨を通知しなければならない。
(決裁の終了の登録等)
第21条　決裁を終わった回議案（以下「決裁文書」という。）には、決裁日を朱書により記入しなければならない。
(決裁文書の浄書及び校合)
第22条　決裁文書の内容が発送を要するものは、主管課において浄書し、校合しなければならない。ただし、次に掲げるものは総務課において浄書し、回議書は総務課に保管する。
(1)　議会に関する文書
(2)　条例、規則、告示及び訓令等の類
(3)　請願書、陳情書及び重要な申請書
(4)　その他町長において必要と認める文書
(公印の押印)
第23条　外部に対する文書には、長洲町公印に関する規程(平成9年長洲町訓令第2号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、公印を押すことが適当でないもの及び次に掲げる文書については、公印を省略することができる。
この場合において、当該文書の発信者名の下に、必要に応じて公印省略と括弧書きで記入しなければならない。
[長洲町公印に関する規程(平成9年長洲町訓令第2号)]
(1)　案内状、礼状、あいさつ状等の書簡文書
(2)　刊行物、資料等の送付文書
(3)　多量に印刷した同文の通知、照会等の文書
(4)　発送する文書のうち法的効果を有しない文書
(5)　職員を構成員とする会議の通知、その他庁内あての事務連絡・通知等の文書
(6)　その他軽易な文書
(7)　前各号のほか、総務課長が公印を省略することが適当であると認めた文書
2　前項のただし書の規定により公印を省略するときは、当該起案文書等にその旨を記載しなければならない。
3　公印の使用に当たっては、公印の保管者の承認を受けなければならない。
(発送文書の取扱い)
第24条　発送を要する文書は、原則として総務課において発送するものとする。ただし、主管課において直接持参する必要のある文書及び総務課長が主管課において取り扱うことが適当であると認めた文書は、主管課において発送することができる。
2　主管課長は、前条第1項ただし書の文書のうち緊急性等を有し、かつ、公印を押印しない文書については、ファクシミリにより送信することができるものとする。
3　主管課長は、前条第1項ただし書の文書のうち、公印を押印しない文書については、電子メール又は総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより送信することができるものとする。
4　駐在員等に配布又は回覧を要する文書は、総務課長が定めた日に発送を行うので、発送日直前の開庁日の正午までに主管課において駐在員用発送棚に納書するものとする。
(条例及び規則の取扱い)
第25条　前条に規定するものを除くほか、次の各号に掲げる文書の施行及び発送については、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1)　議案文の決裁文書　主管課において議案原稿を作成し、決裁文書とともに総務課長に送付するものとする。
(2)　条例及び規則の公布の決裁文書　主管課において浄書した条例案又は規則案に町長の署名を受けた後、総務課長に送付するものとする。
(文書の管理)
第26条　主管課長は、常に文書を整理し、重要なものは非常災害時に際し、いつでも職員が持ち出すことができるように管理するとともに、紛失、火災、盗難等に対する予防措置を講じなければならない。
(文書の編さん)
第27条　文書は、次の各号により編さんしなければならない。
(1)　2以上の文書が保存種別を異にする場合において相互に密接な関係があるときは、その長期のものに一連文書として編集すること。
(2)　1簿冊に製本することができないときは、事務の種別又は事項別に適宜分冊すること。
(3)　紙数の都合によっては、2年度又は2年以上にわたる分を1冊とすることができる。この場合においては、区分紙を差し入れ、年度又は年の区分を明らかにすること。
(4)　簿冊は1冊ごとに表紙（別記第7号様式）及び背表紙（別記第8号様式）をつけること。
(5)　調査書類、図面等で成冊することが困難なものは、適宜の方法により整理することができる。
(文書の保存年限及び種別)
第28条　文書の保存年限及び種別は、法令等で特別の定めのあるものを除くほか、別表に定める文書保存年限区分表の基準によるものとする。
[別表]
2　主管課長は、保存中の文書で保存年限の変更を必要とする場合は、総務課長と協議のうえ、保存年限を変更することができる。
(保存年限の起算)
第29条　前条第1項に規定する保存年限の起算日は、文書の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに区分して整理する文書に係る保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する年の翌年の1月1日とする。
(完結文書の区分)
第30条　完結文書は、会計年度ごとに区分し、整理しなければならない。ただし、条例、規則、告示、公告、訓令及び総務課長が適当と認めるその他の文書については、暦年ごとに区分するものとする。
(完結文書の保管)
第31条　前条の規定により区分された完結文書のうち次に掲げるものは、主管課において保管するものとする。ただし、第1号に規定する完結文書で、総務課長に引き継いで書庫等で収納し、保存するものは、この限りでない。
(1)　前会計年度及び前年の完結文書
(2)　現会計年度及び現年の完結文書
(完結文書の保存)
第32条　前条に規定する完結文書以外の完結文書は、毎会計年度当初に総務課長に引き継いで書庫等に収納し、保存するものとする。ただし、専用の書庫等がある課にあっては、この限りでない。
(保存文書の廃棄)
第33条　保存文書の保存年限が経過したときは、総務課長が主管課長と協議の上、保存文書の廃棄を決定し、これを廃棄するものとする。
2　主管課において保管しているもので保存年限を経過したものは、主管課長がその文書の廃棄を決定するものとする。
3　前2項の場合において、保存年限が経過した文書のうち、主管課長の要請により、総務課長が必要と認めるものについては、更に期間を延長して保存することができる。
(保存文書の借覧)
第34条　保存文書を借覧しようとする職員は、総務課長の承認を受けなければならない。
2　借覧期間は7日以内とする。ただし、特別の理由があるときは、総務課長の承認を得て、1月以内に限り、借覧することができる。
3　借覧期間は、期間内であっても総務課長から返還の請求があったときは、直ちに返還しなければならない。
4　保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。
5　保存文書を借覧する職員は、当該文書の損傷、紛失等に注意するとともに、転貸、抜取り、追補、抹消又は訂正等をしてはならない。
6　保存文書を紛失又は棄損したときは、直ちに総務課長に届け出て、その指示を受けなければならない。
(勤務時間外の文書の取扱い)
第35条　勤務時間外における文書の受領については、長洲町職員服務規程(昭和51年長洲町規程第17号)の定めるところによる。
[長洲町職員服務規程(昭和51年長洲町規程第17号)]
附　則
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附　則(平成26年1月23日訓令第2号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
別表(第28条関係)
第1種(30年保存)
　1　町の基本事項に関するもの
　2　行政事務の重要施策に関するもの
　3　町史の資料となるもの
　4　例規及び令達に関するもの
　5　議会に関する重要なもの
　6　職員の任免及び賞罰に関する事項並びに履歴書
　7　予算及び決算等の重要な財務に関するもの
　8　町及び関係法人又は私人の権利義務に直接関係するもの
　9　公有財産の設置、管理及び処分に関するもの
　10　原簿及び台帳等の簿冊で特に重要なもの
　11　調査、統計、報告及び証明等で特に重要なもの
　12　認可、許可及び契約に関する重要なもの
　13　工事又は物品等に関する契約で重要なもの
　14　その他10年を超えて保存の必要なもの
第2種(10年保存)
　1　行政事務の施策に関するもの
　2　議会に関するもの
　3　財務に関するもの
　4　原簿、台帳等に関するもの
　5　重要及び秘文書の受発に関するもの
　6　調査、統計、報告及び証明等で重要なもの
　7　工事又は物品の契約に関するもの
　8　職員の身分及び服務に関する軽易なもの
　9　その他5年を超えて保存の必要なもの
第3種(5年保存)
　1　一般行政事務の施策に関するもの
　2　調査、統計、報告及び証明等に関するもの
　3　金銭出納に関するもの
　4　町税等各種公課に関するもの
　5　その他3年を超えて保存の必要なもの
第4種(3年保存)
　1　文書の受付発送及び処置に関するもの
　2　職員の勤務に関するもの
　3　照会、回答、その他往復文書の軽易なもの
　4　調査、統計、報告、証明等で軽易なもの
　5　消耗品等の受渡に関するもの
　6　その他1年を超えて保存の必要なもの
第5種(1年保存)
　1　職員の欠勤、遅参、早退及び休暇等の届に関するもの
　2　日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの
　3　処理を終わった一時限りの願書及びこれに関するもの
　4　その他1年を超えて保存の必要を認めないもの
第6種(1年未満)
　1　簡易な文書で保存を必要としないもの
別記第1号様式(第7条関係)
(条例)(規則)(告示)(公告)(訓令)番号簿

別記第2号様式(第7条関係)
(達)(指令)番号簿

別記第3号様式(第7条関係)
発送簿

別記第4号様式(第10条関係)
受付日付印

別記第5号様式(第10条関係)
親展・書留受付簿

別記第6号様式(第12条関係)
起案用紙

別記第7号様式(第27条関係)
表紙

別記第8号様式(第27条関係)
背表紙