○椎葉村電子入札運用基準
| (令和4年12月12日基準第1号) |
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第1 趣旨及び適用範囲
この運用基準は、電子入札システムの適切かつ円滑な運用を図るため、椎葉村電子入札実施要領（令和５年２月１日制定、以下「要領」という。）に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとし、要領の適用を受ける案件に適用する。
第2 用語の意義
この運用基準において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 電子入札システム
建設工事並びに測量業務、建設コンサルタント業務、地質調査業務、補償関係コンサルタント業務及び建築設計業務等（以下「建設工事等」という。）において、入札に係る手続のうち、入札案件の登録から入札、落札者の決定までの一連の事務をコンピュータ及びインターネットを使用して処理する電子処理組織をいう。
(2) 入札情報サービスシステム
発注の見通し、発注情報、入札・契約結果に関する情報等をインターネット上に公開するとともに、入札参加者による設計図書等のダウンロードを可能にするシステムをいう。
(3) 電子入札
本村が電子入札システムを使用して執行する入札事務をいう。
(4) 紙入札（書面による入札）
入札参加者が、入札書を書面により提出する行為をいう。
(5) ＩＣカード
電子入札コアシステム対応認証局が発行した、電子的な証明書を格納しているカードをいう。
(6) 電子くじ
入札参加者が入力した任意の数値と処理時刻等を用いた演算式により電子入札システムの機能を使用して、コンピュータで落札者を決定するシステムをいう。
(7) 代表者
入札参加資格のある事業者の代表者をいう。
(8) 受任者
代表者から入札及び契約に関する権限の委任を受けた者をいう。
(9) ヘルプデスク
電子入札システムに関し、入札参加者からの利用方法や障害発生時の対処方法などの問い合わせに一括して対応するために設置する窓口をいう。
第3 運用時間
1 電子入札における日付・時刻は、電子入札システム上の日付・時刻を基準とする。
2 電子入札システム及び入札情報サービスシステム（以下「電子入札システム等」という。）の運用時間は、次の時間帯とする。ただし、電子入札システム等の保守、点検等の必要があるときは、利用者への事前通知を行うことなく電子入札システム等の運用の停止、休止、中断等を行うことができるものとする。
| 電子入札システム | 入札情報サービスシステム | |
| 椎葉村 | 午前５時から翌日の午前３時まで | 午前５時から翌日の午前３時まで |
| 入札参加者 | 午前７時から午後１０時まで | 午前５時から翌日の午前３時まで |
3 ヘルプデスクの運用時間
ヘルプデスクの運用時間は、宮崎県の休日を定める条例（平成元年条例第22号）第２条第１項に定める県の休日以外の日の午前９時から午後５時とする。
第4 入札参加者の利用者登録及びＩＣカードの取扱い
1 電子入札システムの利用を認める入札参加者の基準
電子入札システムを利用することができる入札参加者は、椎葉村の建設工事等に係る競争入札参加資格者名簿に登載されている者のうち、代表者又は受任者とする。
2 電子入札システムへの利用者登録
入札参加者は、初めて電子入札システムを利用する場合又は新たにＩＣカードを取得した場合には、次により書面による申請を行い、村長の承認を経て、入札参加者のパソコンから電子入札システムに利用者の登録を行うものとする。
(1) 申請に伴う提出書類については、以下のとおりとする。ただし、年間委任状については、次項の規定によるものとする。
①電子入札システム利用開始申請書（様式１）
②年間委任状（電子入札用）（様式２）
(2) 書類の提出方法は、郵送又は持参に限るものとする。
(3) 書類の提出先は、椎葉村総務課（以下「契約課」という。）とする。
3 受任者による電子入札システムの利用基準
第１項に規定する受任者による電子入札システムの利用は、次により年間委任状が提出された場合に限り認めるものとする。
(1) 年間委任状は、第２項の利用者登録手続の際に提出するものとし、入札手続途中における提出は認めないものとする。
(2) 年間委任状の委任期間は、入札参加資格の有効期限を限度とする。また、委任期間内に受任者に変更があった場合は、契約課に年間委任状による再申請を行うものとする。
4 電子入札システムに登録できるＩＣカードの基準
電子入札システムに登録できるＩＣカードの名義は、代表者又は受任者とする。なお、入札参加者に対しては、ＩＣカードの失効、閉塞、破損等に備えて、同一名義の複数枚のＩＣカードの登録を推奨するものとする。
5 代表窓口情報及びＩＣカード利用部署情報等の変更
入札参加者は、電子入札システムに登録した代表窓口情報及びＩＣカード利用部署情報の変更が生じた場合には、入札参加者のパソコンから随時変更内容の登録を行うものとする。
6 ＩＣカードの名義、住所の変更、追加登録
入札参加者は、ＩＣカードの名義及び住所の変更が生じた場合又新たにＩＣカードを追加取得した場合には、電子入札システムによりＩＣカードの登録を行い、電子証明書（ＩＣカード）等変更（追加）届出書（様式３）を契約課に直ちに提出するものとする。なお、この場合、上記の変更内容等の登録が完了した時点から、電子入札システムの利用が可能となる。
7 ＩＣカードが不正に使用された場合等の取扱い
(1) 入札参加者が次に掲げる場合その他ＩＣカードの不正使用（以下「不正使用等」という。）をした場合、当該入札参加者の入札参加資格を取り消す等の方法により当該入札への参加を認めないことができるものとする。
① 他人のＩＣカードを不正に取得し、名義人になりすまして入札に参加した場合
② 代表者が変更されているにもかかわらず、変更前の代表者のＩＣカードを使用して入札に参加した場合
③ 同一案件に対し、同一業者が故意に複数のＩＣカードを使用して入札に参加した場合
(2) 落札者決定後契約締結前において、不正使用等が判明した場合、契約締結を行わないことができる。
(3) 契約締結後に不正使用等が判明した場合、建設工事等の進捗状況等を考慮の上、当該契約を解除するか否かを判断するものとする。
第5 紙入札（書面による入札）
1 紙入札（書面による入札）による参加を認める基準
村長は、次に掲げる事項のすべてを満たしている場合に限り、紙入札（書面による入札）による参加を認めるものとする。この場合、入札参加者は紙入札（見積合わせ）方式参加承諾願（様式４）を提出して、村長の承諾を受けなければならない。ただし、年間執行件数が少なく村長が特に指定した業種については、村長の承諾は不要とする。
(1) 入札締切日時前であること
(2) 全体の入札手続に影響がないと認められること
2 紙入札（書面による入札）により参加する場合の取扱い
前項の規定により紙入札（書面による入札）による参加を認めた場合は、村長は、当該入札参加者を速やかに紙入札（書面による入札）により入札に参加する業者（以下「紙入札参加業者」という。）として登録するとともに、当該紙入札参加業者に対して、紙入札参加業者としての登録後においては、電子入札システムによる入札手続を行わないよう指示するものとする。ただし、既に行われた電子入札システムによる書類の送受信は有効なものとして取り扱うこととし、別途の手続による交付又は受領等を要しないものとする。
3 紙入札（書面による入札）による入札書の提出方法
第１項の規定により紙入札（書面による入札）による参加を承諾された入札参加者は、入札書（様式５）及び関係書類を村長があらかじめ指定する日時に提出しなければならない。
4 要領第10条に規定するやむを得ない事由
要領第10条に規定するやむを得ない事由は、次の場合とする。
(1) ＩＣカードが破損、閉塞又は盗難等により使用できなくなり、ＩＣカードの再発行を入札書提出時点において申請している場合
(2) 会社名、住所、代表者等の変更又はＩＣカードの有効期限切れにより、ＩＣカードの再取得を入札書提出時点において申請している場合
(3) 契約の目的を達成することをできるのが特定の１者に限られ、その者と随意契約を行う場合
(4) その他、村長が認める事由である場合
第6 案件登録
1 各受付期間等の設定
要領第８条に規定する入札期間等は、次に掲げる日時を基本とし、要領第４条の指名通知で指定する。
(1) 入札書受付開始予定日時は、開札予定日の前日を標準とする。ただし、第５の１の規定による紙入札（書面による入札）の場合は、開札予定日の当日午前を標準とする。
(2) 入札書受付締切予定日時は、開札予定日時の直前を標準とする。ただし、開札予定日時が午後の場合は、開札予定日の当日午前を標準とする。
(3) 工事費等内訳書等添付書類の開封予定日時は、入札書受付締切予定日時から開札予定日時までの日時を設定する。
2 予定価格等の表記
予定価格及び最低制限価格の表記は、消費税及び地方消費税相当額を除く金額とする。
3 電子くじの登録
案件の登録にあたっては、要領第16条に規定するくじについて、これを電子くじとして登録するものとする。
[要領第16条]
4 入札公告日（指名通知日）以降における案件の修正等
入札公告日（指名通知日）以降において、案件登録情報のうち、入札方式、工種区分、落札方式、工事／業務区分、内訳書有無及び案件区分について錯誤が認められ、修正が必要な場合には、次の手順により速やかに案件の再登録を行うものとする。
(1) 錯誤案件に対して入札書等の提出が行われるのを防ぐため、締切日時を最小単位（１分）になるよう変更する。
(2) 件名に追記入力した修正登録を行い、錯誤案件である旨を入札参加者に示す。（修正例：「本案件は登録錯誤につき取り消し、同一案件名称により再登録」）
(3) 新規の案件として改めて登録する。
(4) 既に入札書等の提出があった入札参加者に対しては、電話又はファクシミリ等により確実に連絡を行い、（３）により登録した案件に対して入札書等を提出するように依頼する。
5 紙入札方式への切替時の処理
第９に定めるところにより、村長が当該案件を電子入札方式から紙入札方式へ切り替えた場合には、当該案件名に「（紙入札方式へ移行）」と追記変更し、以後、当該案件については電子入札システムによる手続きを行わないこととする。
第7 電子ファイルの作成基準
1 使用するアプリケーションソフト及び保存するファイル形式の指定
電子ファイルでの提出を求める資料の作成に使用するアプリケーションソフト及び保存するファイルの形式について、次のいずれかを標準とするが、村長が別に指定することもできるものとする。ただし、当該ファイルの保存時に損なわれる機能は、作成時に利用しないよう電子入札システムによる入札参加者に明示するものとする。
| 番号 | 使用アプリケーション | ファイル形式 |
| １ | Microsoft Word | Word2019 以下のバージョンでの保存 |
| ２ | Microsoft Excel | Excel2019 以下のバージョンでの保存 |
| ３ | その他のアプリケーション | PDFファイル（AcrobatDC以下のバージョン）
画像ファイル（ＪＰＥＧ形式、ＧＩＦ形式） |
2 ファイル圧縮方法の指定
ファイル圧縮を認める場合、原則として、ＬＺＨ形式又はＺＩＰ形式を指定するものとし、自己解凍方式は指定しないものとする。
3 ウィルス感染ファイルの取扱い
入札参加者から提出された電子ファイルがウィルスに感染していることが判明した場合には、直ちに当該電子ファイルの参照等を中止するとともに、当該入札参加者に対してウィルスに感染している旨を電話等により連絡し、再提出の方法について協議するものとする。
第8 開札
1 開札方法
開札は、事前に設定した開札予定日時後に、速やかに行うものとする。なお、紙入札参加業者は、原則として開札に立ち会うものとする。
2 開札が長引いた場合の入札参加者への連絡
開札手続が著しく遅延する状況等が生じた場合には、必要に応じて入札参加者に対し、電子入札システムによる進行状況について連絡するものとする。
3 開札の延期の連絡
開札を延期する場合には、電子入札システム及び電話又はファクシミリ等により、当該案件に入札書を提出している入札参加者全員に対し、開札を延期する旨及び変更後の開札予定日時を連絡するものとする。
4 開札の中止の連絡
開札を中止する場合には、電話又はファクシミリ等により、当該案件に入札書を提出している入札参加者全員に対し、開札を中止する旨の連絡を行うものとする。
5 開札処理の中断
談合その他の不正行為があったと疑われる場合により所要の調査を行うときは、電子入札システムに処理状況を登録した上で、開札処理をいったん中断し、入札参加者にその旨を電子入札システムにより通知し、調査を開始するものとする。
第9 システム障害時等の対応
1 入札参加者のシステム障害等
入札参加者のシステム障害等により、電子入札システムによる入札を行うことができなくなったときは、第５の１に掲げる基準を満たしている場合に限り、紙入札（書面による入札）により参加することができる。なお、入札参加者に対しては、システム障害に備えて、複数のＩＣカードの取得、代替機器及び複数のプロバイダ・アクセス回線の確保を推奨するものとする。
2 椎葉村のシステム障害等
椎葉村のシステム障害等により、全ての入札参加者が電子入札システムを利用できなくなったときは、入札締切予定日時及び開札予定日時の変更（延長）等必要な措置を講じ、入札参加者に対し電話又はファクシミリ等によりその旨を通知するとともにその原因等を調査するものとする。なお、電子入札システムが長期にわたり停止する場合には、当分の間、全面的に紙入札方式に切り換えるものとし、椎葉村ホームページへの掲載等によりその旨を入札参加者に周知させるものとする。また、天災、広域的な停電、通信事業者の原因によるネットワーク障害、その他やむを得ない事情により複数の入札参加者が電子入札システムを利用できないことが判明した場合も同様とする。
第10 電子入札システムで使用する送信確認票等について
入札書が正常に送信されたことを確認する入札書送信確認票等、電子入札システムで使用する様式は（様式６）から（様式10）までとする。
附 則
この基準は、令和５年２月１日以降から施行する。ただし、本施行日前に入札公告を行った案件については、この限りではない。
様式第１～１０号
