○色麻町文書取扱規程
(平成11年3月11日訓令甲第5号)
改正
平成11年9月13日訓令甲第11号
平成17年3月31日訓令甲第2号
平成18年3月31日訓令甲第18号
平成19年3月15日訓令甲第9号
平成24年3月30日訓令甲第5号
平成26年4月1日訓令甲第11号
令和元年5月1日訓令第1号
令和6年3月29日訓令甲第44号
目次

第1章　総則(第1条－第8条)
第2章　文書の収受及び受領(第9条－第12条)
第3章　文書の処理(第13条－第21条)
第4章　文書の施行(第22条－第26条)
第5章　文書の整理及び保存(第27条－第36条)
第6章　補則(第37条)
附則

第1章　総則
(趣旨)
第1条　この訓令は、別に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの基本)
第2条　文書は、正確、迅速、丁寧に取扱い、常にその処理経過を明らかにしておくとともに検索しやすいように保管整理しておかなければならない。
(総務課長の責務)
第3条　総務課長は、文書が円滑かつ適正に処理されるよう課長等に対し必要な指導を行うものとする。
(課長、文書取扱者の職務)
第4条　課長等は、課内における文書事務が正確かつ迅速に取り扱われるよう必要な指導を行うものとする。
2　課等に文書取扱者を置き、課長等が指名する。
3　文書取扱者は、課等内における次の各号に掲げる事務を処理する。
(1)　例規の整備に関すること。
(2)　文書の分類に関すること。
(3)　文書の整理、保存、引継及び廃棄に関すること。
(4)　図書及び資料の整理及び保存に関すること。
(5)　文書の受け取りに関すること。
(帳票等)
第5条　文書事務の取扱に必要な帳票及び帳簿(以下「帳票等」という。)は、次のとおりとする。
(1)　総務課に備える帳票等
ア　令達簿(様式第1号)
イ　告示・公告簿(様式第2号)
ウ　文書分類表
エ　保存文書目録(様式第3号)
オ　保存文書廃棄目録(様式第4号)
カ　特殊文書収受簿(様式第5号)
(2)　各課に備える帳票等
ア　文書収受発送簿(様式第6号)
イ　保存文書件名目録(様式第7号)
2　課長等は、必要があるときは、前項に掲げる帳票等以外の帳票等を備えることができる。
(例規文の種類)
第6条　公用文のうち例規文の種類は、次のとおりとする。
(1)　法規文
ア　条例　地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項の規定により制定するもの
イ　規則　地方自治法第15条第1項の規定により制定するもの
(2)　公示文
ア　告示　行政処分又は法令等により公表すべき一定の事項について町民に公示するもの
イ　公告　単に一定の事実を町民に公示するもの
(3)　令達文
ア　訓令(甲)　権限の行使又は職務に関し、所属の機関又は職員に対し事務処理又は一定の事項について命令するもので色麻町例規集に登載するもの
イ　訓令(乙)　訓令(甲)に準ずるもので、色麻町例規集に登載されないもの
ウ　指令　個人若しくは団体からの申請又は願いに対して、許可、認可又は指示命令するもの
(一般文の種類)
第7条　公用文のうち例規文以外の文の種類は、おおむね次のとおりとする。
(1)　証明文
ア　証明書　申請又は願いに基づいて、特定の事実の存在又は不存在を公に認めることを示すもの
イ　証書　何らかの事実又は法律関係の存在を公に認めることを示すもの
(2)　契約文
ア　契約書　主として、物品の購入、賃貸借又は請負等の契約を結ぶ場合、その契約内容を確定させるために作成するもの
イ　協定書　主として、行政機関の間で、その事務執行方法等について協定し、その協定内容を確定させるために作成するもの
(3)　表彰文
ア　表彰状　ほかの模範となるような個人、団体等の善行等を褒めたたえ、これを一般に顕彰する場合に用いるもの
イ　感謝状　事務、事業に積極的に協力援助した個人又は団体に対し、感謝の意を表する場合に用いるもの
ウ　賞状　学校、展覧会、品評会、コンクール等で優秀な成績をおさめた者を賞する場合に用いるもの
(4)　普通文
ア　通達　所属の機関又はその職員に対して、条例又は規則の解釈、行政運営の方針、職務運営上の目的事項を提示し、その他一定の行為を命ずるもの
イ　上申　上司又は上級機関に対して、意見又は情状を申し述べるもの
ウ　内申　上申のうち秘密に属するもの
エ　諮問　一定の機関に対して、法令上定められた事項につき、調査、審議又はそれに基づく意見を求めるもの
オ　答申　諮問した行政機関に対して、諮問された事項につき、意見を述べるもの
カ　通知　特定の相手方に対して、一定の事実、処分又は意見を知らせるもの
キ　報告　上司又は上級機関に対して、一定の事実につき通報するもの
ク　復命　上司から特定の事項の調査を命じられ、又は会議等に出席することを命じられた者が、その内容及び結果につき、報告するもの
ケ　照会　公の機関又は個人に対して、一定の事実につき、問い合わせるもの
コ　回答　照会に対し、答えを表示するもの
サ　依頼　特定の相手方に対して、事務処理その他特定の事項を依頼するもの
シ　送付　特定の相手方に対して、物品及び書類等を送るもの
ス　伺　特定の事項につき、上司の許可を受け、又は指揮を請うもの
セ　進達　上級機関に提出すべき申請書その他の書類で、経由を求められているものにつき、その受付書類を送達するもの
ソ　副申　進達する文書に意見を添えるもの
タ　申請　上司又は上級機関に対し、許可、認可、承認及び補助指令等の一定の行政行為を求めるもの
チ　許可　申請に基づき一定の行政行為を許し、又は一般的に禁止されている行為を、特定の場合に解除するもの
ツ　辞令　所属の職員に対して、その身分、給与及び異動等につき、命令するもの
テ　建議　行政機関その他の関係機関に対して、意見及び希望等を申し出るもの
ト　陳情　特定事項につき、実情を訴え、必要な措置を求めるもの
(文書の記号及び番号)
第8条　文書には、記号及び番号を付さなければならない。
(1)　法規文書、告示文書及び令達文書の文書記号は、別表第1に定めるところによる。
[別表第1]
(2)　普通文書には、別表第2に定める文書記号を付するものとする。
[別表第2]
2　文書の番号は、次の各号に掲げるところによる。
(1)　文書番号は、会計年度により行うものとする。ただし、条例、規則及びその他の令達告示文書等は、暦年により行うものとする。
(2)　施行回数の多い同種の文書及び同一事案については、同一番号を用いるものとする。この場合においては、最初の番号を基本番号とし、これに枝番号を付することができるものとする。
第2章　文書の収受及び受領
(文書の収受及び受領)
第9条　役場に送達された文書(ファックス等により送達された文書を含む。)は、総務課において開封、受付印(様式第8号)を押し、色麻町決裁規程(昭和39年色麻町規則第1号)(以下「決裁規程」という。)の定めるところにより、町長、副町長、総務課長の供覧を経たのち、主管課ごとに分類し、文書整理箱に収納し主管課において受領するものとする。ただし、主管課に直接送達された場合は、主管課において開封し、決裁規程に定めるところにより供覧に付すものとする。
[色麻町決裁規程(昭和39年色麻町規則第1号)]
2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書は、特殊文書収受簿に所要事項を記載し、主管課職員の受領印を徴して配布する。
(1)　親展文書
(2)　書留郵便及び電報により送達された文書
(3)　訴訟、不服申立て等送達の日時が権利の取得及び喪失又は変更に関係があると認められる文書
(4)　その他特別な取扱いを必要とする文書
3　前項第3号の文書は、当該文書の余白に収受時刻を朱書きするものとする。
4　2以上の課に関係のある文書は、最も関係の深い課に区分し、当該文書を受領した課は、当該文書の写しを関係の深い課に配布する。
(所管に属さない文書)
第10条　所管に属さない文書が配布されたときは、その旨を当該文書に付せん(様式第9号)をして、総務課に返付しなければならない。
(料金未納等の郵便物の収受)
第11条　郵便料金の不足又は未納の郵便物(小包等を含む。)は、主管課長等が必要と認めるものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを収受するものとする。
(勤務時間外の文書の取扱い)
第12条　勤務時間外に送達された文書は、別に定めるところにより、警備員が受領し、総務課に引継ぐものとする。
第3章　文書の処理
(文書の処理)
第13条　文書取扱者は、第9条の規定により受領した文書を、業務ごとに区分し、担当係長に配布するものとする。
[第9条]
2　担当係長は、配布された文書を文書分類表の区分により整理し、文書収受発送簿へ登録するものとする。
3　新聞、雑誌等は、前項の処理を省略することができる。
(供覧)
第14条　配布を受けた文書が起案による処理を必要とせず、単に供覧によって完結するもの(文書による復命等を含む。以下同じ。)は、関係者に供覧するものとする。ただし、必要があると認めたときは、事案の経過又は意見を付さなければならない。
2　配布を受けた文書で、起案による処理を必要とするもの又は陳情書等でその内容により早急に処理できないものは、その旨及び処理方針を付記し、前項に準じて供覧しなければならない。
(起案)
第15条　起案は、次に掲げるものを除き、起案様式(様式第10号)により行わなければならない。
(1)　定期的に取扱う文書、ファクシミリ施行文書及び事務連絡等軽易な文書
(2)　緊急を要するもので、上司の指示を受け電話又は口頭で処理する場合
2　前項第2項により処理を行った場合は、その処理の経過を明らかにしておくものとする。
3　起案は、次の各号に掲げる事項に留意して行うものとする。
(1)　起案文書には、起案年月日、決裁区分、文書分類及び保存年限等の必要事項を記載し、起案者名を記入するものとする。
(2)　事案が定例的又は軽易なものを除き、起案理由、経過の概要、関係法規及びその他参考となる事項を記載した資料及び関係書類を添付するものとする。
(3)　ほかの課に関係する事案については、あらかじめ関係課と十分協議のうえ起案するものとし、合議を要するものは、合議欄を設け必要な課長名を記載するものとする。
(決裁)
第16条　決裁は、起案者から順次直属の上司の承認を経て、決裁権者の決裁を受けるものとする。ただし、緊急な場合で、上司が不在等のため承認を受けることができないときは、上司の承認を受けず、決裁権者の決裁を受けることができるものとする。
2　前項ただし書の規定により決裁を受けた場合は、決裁後に上司の承認を受けなければならない。
(合議)
第17条　合議は、次の各号により行うものとする。ただし、緊急を要するもので、合議の暇がないときは、直ちに決裁を得て処理を行った後、関係課長等に合議するものとする。
(1)　課長等限りで処理するもので、ほかの課等に関係のあるものは、主管課長等を経てほかの課長等に合議するものとする。
(2)　町長又は副町長の決裁を要するもので、ほかの課等に関係のあるものは、前号の規定の例によるものとする。
(代決)
第18条　決裁規程第5条の規定により代決を行うときは、当該決裁権者の決裁欄に「代」を付すものとする。
[第5条]
(後閲)
第19条　決裁文書で、上司が不在のため緊急やむを得ず重要又は異例と認められるものの代決を行った場合には、代決者において決裁欄に「後閲」と記入し、起案者が当該文書を後閲に供するものとする。
(文書の審査)
第20条　起案文書については主管課長等が、文書の審査を行うものとする。
2　次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、主管課長等の決裁を経た後(合議を要するものについては、合議を経た後)に総務課長の審査を受けなければならない。
(1)　条例案、規則案、訓令案、告示案及び指令案
(2)　議案
(3)　法令及び町例規の解釈に関する事案
3　次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、法的な検討を十分行った後に、総務課長の審査を受けなければならない。
(1)　私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案で重要又は異例に属する事案
(2)　行政上又は民事上の訴訟に関する事案
(未完結文書の追求等)
第21条　課長等は、文書収受発送簿により、処理が完結していない文書を随時確認するとともに、職員に対し、当該未完結文書の処理について指導助言を行うものとする。
第4章　文書の施行
(文書施行者等名)
第22条　文書の施行者名は、法令に特別の定めがあるもののほか、町長名を用いなければならない。ただし、施行する文書の軽重又はあて先の区別により、町名、副町長名、課長名等を用いることができる。
2　前項の場合において、町の組織外へ出す普通文書で、発信者に課長名又は課名を用いない場合は、文書の右下余白に、担当課、担当者、電話番号等必要事項を記入するものとする。
3　行政機関(国、県又は市町村をいう。以下同じ。)あての普通文で、法令等に様式の定めがない文書については、当該文書の担当課名を文書の受信者の下に括弧書で記入するものとする。
4　第24条第1項ただし書の規定により公印を省略することができる文書のうち、回答又は報告文書については、発信者の指定する様式を使用することにより回答等を行い、添書を省略することができる。
[第24条第1項]
5　普通文で、受信者からの回答又は報告に添書を必要としない軽易な照会文書等を発信するときは、回答又は報告を求める様式にあて先及び発信者等の記入欄を設ける等の表示を行い、事務の効率化に配慮するものとする。
6　施行する文書の日付は、当該文書を発送する日又は告示令達する日とする。
(浄書)
第23条　文書の浄書、校正及び照合は、主管課において行うものとする。
(公印の押印)
第24条　施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、次の各号に掲げるものについては、文書施行者名の下に括弧書で公印省略と記入し、公印を省略することができる。
(1)　行政機関あてに発信するもので次に掲げる普通文
ア　会議、研修会、打合せ会等の開催に関する文書
イ　会議、研修会、打合せ会等の出席者の回答、報告に関する文書
ウ　図書、刊行物、資料、ポスター等を送付する文書
エ　定期的に報告する文書のうち軽易なもの。ただし、法令等で様式の定めのあるものを除く。
オ　所掌事務の照会文書のうち軽易なもの
カ　所掌事務の回答文書のうち軽易なもの
キ　電子計算機等の画面上に表示し、回答、報告等の処理を行う文書
(2)　事後報告又はその他法律効果に関係のない文書
(3)　庁内文書で軽易なもの
2　印影を文書に印刷する場合においては、色麻町公印規程(昭和60年色麻町規程第2号)に定めるところによる。
[色麻町公印規程(昭和60年色麻町規程第2号)]
3　契約又は登記関係の文書で、枚数が2枚以上にわたるものについては、その両面にかけて割印を押さなければならない。ただし、袋とじをし、かつ、のり付けをした文書については、文書の表及び裏ののり付けの箇所に割印を押すものとする。
4　行政処分、証明に関する書類又はその他特に必要と認める文書には、必要に応じて証明台帳又は原議若しくは当該文書の写しとの両面にかけて契印を押すものとする。
(文書の発送)
第25条　文書を郵便により発送するときは、総務課において発送するものとする。ただし、特に緊急を要する文書及び一時に大量に発送する文書は、あらかじめ当該文書の種類及び件名について総務課と協議するものとする。
2　県庁あての文書は、各課で職務上秘密を要する文書及び個人のプライバシーにかかわる文書等については、封入し、その他の文書については封入せずに総務課に届けるものとし、総務課は、届けられた文書を合封して発送するものとする。
3　前項以外の文書は、主管課において封入し、差出先及び主管課名を記入し、午後3時までに総務課に届けるものとする。この場合において、書留、簡易書留、配達証明及び速達等特殊な取扱いを要する文書は、封筒に所定の表示をして総務課に届けるものとする。
4　郵便により発送するときは、原則として料金後納の方法によることとし、料金後納郵便物差出票に必要な事項を記入して発送するものとする。
5　前条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略できる文書の発送については、郵送、使送により行うほか、ファクシミリにより行うこともできる。この場合において、ファクシミリによる発送は、担当課において行うものとする。
6　行政区長を通して住民に文書を配布又は回覧等をする文書は、行政区長に発送する日の前日までに行政区長文書送達箱に整理しておくものとする。
(庁内文書の発送)
第26条　庁内文書は、文書整理箱を用いて各課が受領する方法、又は、直接各課に配布するものとする。
第5章　文書の整理及び保存
(文書の整理)
第27条　文書は、未完結文書又は完結文書に区分して、その所在及び処理状況を明らかにしておかなければならない。
2　重要な文書は、非常時に際し、いつでも持ち出すことができるようあらかじめ準備し、紛失、火災及び盗難等に対する予防措置を講じなければならない。
(文書の持出し等の禁止)
第28条　文書は、上司の許可を得ずに庁外に持出し、又は職員以外の者に示し、若しくは写させてはならない。
(文書分類表)
第29条　文書は、文書分類表の分類番号によって分類し、整理するものとする。
2　前項の文書分類表は、総務課長が別に定める。
3　主管課長等は、分類表の区分において事務事業の発生又は消滅によりその区分を追加又は削除する場合は、総務課長と協議するものとする。
(完結文書の編集及び製本)
第30条　完結文書は、主管課において次の各号に掲げるところにより、編集及び製本しなければならない。
(1)　編集は、文書分類表の区分により行うものとし、会計年度により区分する。ただし、条例、規則、訓令及び告示等の原本並びに会計年度によることが不適当と認められる文書については、暦年により区分するものとする。
(2)　編集した文書綴りには、表紙(様式第11号)及び背表紙(様式第12号)に完結年度又は完結年、編集簿冊名、保存年限及び廃棄年度又は年及び主管課名を記載し、編集簿冊名が包括的な事務事業名で表示されている場合には、個々の事務事業名を括弧書で付記し製本するものとする。この場合において、保存年限の表示は朱書とする。
(3)　図面、カード等で製本することができないものは、保存箱等により適切に保管するものとする。
(文書の綴じ方の原則)
第31条　文書は、特別の場合を除き左綴じとし、容易に分離しないように綴じなければならない。
(文書の保管)
第32条　製本した文書は、常時使用する文書と常時使用しない文書とに区分し、常時しようする文書は主管課が管理し、常時使用しないものについては、書庫において保存するものとする。
(文書の保存年限)
第33条　文書の保存種別及び保存期間は、法令その他に定めがあるもののほか、それぞれ当該各号に定めるとおりとする。
第1種　(永年保存)
(1)　町の配置分合、境界変更及び名称の変更等に関する文書
(2)　特別職、一般職の職員の任免、賞罰等に関する文書及び履歴簿
(3)　国、県その他官公庁の許可、認可、指令等に関する重要な文書
(4)　条例、規則、訓令等の制定改廃に関するもの及びその徴証となる文書
(5)　町議会、その他町の機関の議決書及び会議録
(6)　町の総合計画等重要文書
(7)　町有財産の取得、管理及び処分に関する文書
(8)　町史の資料となる文書
(9)　町の統計、調査に関する重要な文書
(10)　予算及び決算に関する文書
(11)　地方交付税等に関する重要な文書
(12)　土地、工作物等の収用、使用に関する重要な文書
(13)　不服申立て、審査請求、訴訟、調停及び和解等に関する重要な文書
(14)　ほう賞、儀式に関する重要な文書
(15)　その他永年保存を必要とする重要な文書
第2種　(10年保存)
(1)　指令及び通達等で重要な文書
(2)　報告、届出及び調査で重要な文書
(3)　請願、陳情等に関する重要な文書
(4)　三役の事務引継に関する文書
(5)　出納事務に関する文書
(6)　町債に関する文書
(7)　事務事業で重要な文書
(8)　その他永年保存を必要としない重要な文書
第3種　(5年保存)
(1)　各種事業の計画、実施に関する文書
(2)　監査に関する文書
(3)　原簿及び台帳
(4)　租税その他各種公課に関する書類
(5)　工事(補助事業を除く)又は物品に関する文書
(6)　寄附受納に関する文書
(7)　その他5年保存を必要とする文書
第4種　(3年保存)
(1)　文書収発に関する文書、日誌、統計等参考図書
(2)　出張命令簿、食糧費決裁簿
(3)　出勤簿、年次有給休暇届、病気休暇申請書、特別休暇申請書等に関する文書
(4)　消耗品及び材料に関する文書
(5)　照会、回答その他往復文書
(6)　その他3年保存を必要とする文書
第5種　(1年保存)
(1)　原簿、台帳に記載し年度経過とともに不用となった文書
(2)　一時の通知、照会等で後日参照を要しない文書
(3)　その他1年保存が適当と認める文書
2　前項に定める保存年限は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、暦年によるものは、完結した日の属する年の翌年の初日から起算する。
(磁気ディスク等による保存)
第34条　文書は、磁気ディスク、光ディスク、マイクロフィルム及びその他適当な方法により保存することができる。
2　主管課長等は、前項の規定により文書を保存する場合は、その旨を総務課長に届け出なければならない。
(文書の廃棄)
第35条　主管課長等は、保存期間の経過した文書を速やかに廃棄しなければならない。ただし、保存期間を経過した文書であっても、主管課長等が必要と認める場合は、総務課長に届出を行い保存期間の延長を行うことができる。
2　廃棄する文書で、秘密に属するもの又はほかに利用されるおそれのあるものは、焼却又はその他適切な処理を行わなければならない。
(文書庫の管理)
第36条　文書庫の管理は、総務課長が行うものとする。
2　総務課長は、課の文書量に応じ、文書庫内の書棚を各課に割当てるものとする。
3　主管課長等は、書棚の管理を行い、整理整とんに努めなければならない。
第6章　補則
(委任)
第37条　この訓令の施行に関し必要な事項は、別に定める。
附　則
(施行期日)
1　この訓令は、平成11年4月1日から施行する。
(経過措置)
2　この訓令の施行前の文書の取扱いについては、なお従前の例による。
附　則(平成11年9月13日訓令甲第11号)
この訓令は、平成11年10月1日から施行する。
附　則(平成17年3月31日訓令甲第2号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附　則(平成18年3月31日訓令甲第18号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附　則(平成19年3月15日訓令甲第9号)
(施行期日)
1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
(経過措置)
2　改正前の色麻町文書取扱規程第22条の規定(収入役に係る部分に限る。)は、地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第2項の規定により同法による改正前の地方自治法(昭和22年法律第67号)第168条の規定がなおその効力を有する間、なおその効力を有する。
附　則(平成24年3月30日訓令甲第5号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附　則(平成26年4月1日訓令甲第11号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附　則(令和元年5月1日訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附　則(令和6年3月29日訓令甲第44号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
別表第1(第8条関係)
区分項目記号
法規文書条例色麻町条例第　号
規則色麻町規則第　号
公示文書告示色麻町告示第　号
公告色麻町公告第　号
令達文書訓令(甲)色麻町訓令甲第　号
訓令(乙)色麻町訓令乙第　号
指令色麻町指令第　号
別表第2(第8条関係)
区分項目記号
普通文書総務課色総第　号
　企画財政課色企財第　号
　町民生活課色町第　号　
　税務会計課色税会第　号
　総合徴収対策室色徴収第　号
　農林課色農第　号
　地域振興課色地振第　号
　建設水道課色建水第　号
　保健福祉課色保福第　号
　子育て支援課色子育第　号
　地域包括支援センター色地セ第　号
　愛宕山公園管理事務所色愛公第　号
　農村環境改善センター色農改第　号
(様式　略)

(参考書式)