○色麻町情報公開事務取扱要綱
| (平成11年3月11日訓令甲第4号) |
|
(趣旨)
第1条 情報公開条例(平成11年色麻町条例第1号。以下「条例」という。)に定める公文書の公開に関する事務の取扱いは、別に定めがある場合を除き、この要綱の定めるところによる。
(事務担当)
第2条 条例に基づく公文書の公開の請求(以下「公開請求」という。)の受付等は、総務課で行う。
(事務分掌)
第3条 総務課で行う事務は、おおむね次のとおりとする。
(1) 公文書の公開についての相談及び案内に関すること。
(2) 公文書の公開についての連絡調整に関すること。
(3) 公文書の公開に係る請求書及び任意的な公開に係る申出の受付に関すること。
(4) 公文書の公開の実施に関すること。
(5) 公文書の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。
(6) 公文書の公開に係る審査請求の受付に関すること。
(7) 公文書の検索資料の整備に関すること。
(8) 情報提供に関すること。
2 公開請求に係る公文書を主管する課等(以下「主管課」という。)で行う事務は、おおむね次のとおりとする。
(1) 公文書の公開についての相談及び案内に関すること。
(2) 公文書の公開に係る請求書及び任意的な公開に係る申出の受理に関すること。
(3) 公開請求及び任意的な公開の申出に係る公文書の検索に関すること。
(4) 公開請求及び任意的な公開の申出に対する決定に関すること。
(5) 第三者に関する情報に係る意見聴取に関すること。
(6) 公文書の公開に係る審査請求の処理に関すること。
(7) 情報提供に関すること。
(公文書の公開についての相談及び案内)
第4条 公文書の公開についての相談及び案内は、原則として総務課が行うものとする。この場合、総務課においては、公開請求しようとするものが求める公文書の内容を具体的に聴取し、情報提供で対応可能なときは、これによって対応するものとする。
2 公開請求しようとするものが主管課に直接来た場合には、公開を求める公文書の内容を具体的に聴取し、主管課で情報提供で対応可能なときは、これによって対応するものとし、条例により対応すべきものであるときは、総務課を案内するものとする。
3 公開請求しようとするものが求める公文書が条例第15条各項の公文書に該当する場合には、条例の適用を受けない旨を説明し、当該公文書の閲覧等を行う窓口を案内するものとする。
[第15条各項]
(公文書の特定及び確認)
第5条 公開請求しようとするものが求める公文書の特定及び確認は、次の事項に留意して行うものとする。
(1) 公開請求しようとするものが求める公文書の特定は、総務課に備え置く公文書の検索資料をもとに、公開請求しようとするものが自ら特定する。
(2) 公開請求しようとするものが自ら特定できない場合には、総務課の職員が公開請求しようとするものからその内容を聴取し、主管課へ問い合わせるなどして特定するものとする。
(3) 前号の場合において、総務課から連絡を受けた主管課は、公開請求しようとするものが求める内容に沿った公文書が存在するか否かを速やかに確認し、当該公文書が存在するときは、当該公文書の件名又は内容の概略を総務課へ連絡するものとする。
(公文書公開請求書)
第6条 総務課においては、次により公文書公開請求書の提出を求めるものとする。
(1) 同一の主管課に係る複数の公文書について同一人が公開請求する場合には、請求書の「公開を請求する公文書の件名又は内容」欄に記入できる範囲で、1枚の請求書により公開請求を行うことができる。
(2) 公開請求しようとするものが求める公文書の内容が同一であっても、複数の実施機関に公開請求する場合には、実施機関ごとに請求書の提出を求めるものとする。
(公開請求の受付の拒否等)
第7条 総務課においては、次のような場合には、公開請求を受け付けないものとする。
(1) 公開請求しようとするものが求める公文書が存在しないとき。
(2) 公開請求しようとするものが求める公文書等が条例第2条第2号に規定する公文書に該当しないとき。
(3) 公開請求しようとするものが求める公文書であって、条例第15条各項のいずれかに該当するとき。
[第15条各項]
(4) 公開請求しようとするものが求める公文書であって、条例附則第2項に規定する公文書に該当しないとき。
2 前項第1号又は第2号に該当する場合において、情報提供等により、公開請求しようとするものが求めるものの趣旨に沿った対応が可能なときは、当該情報提供等を行うものとする。
3 第1項第3号に該当する場合には、当該公文書の閲覧等を行っている窓口を案内するものとする。
4 第1項第4号に該当する場合には、任意的な公開により対応する旨を公開請求するものに対して説明するものとする。
(請求書の確認及び補正)
第8条 総務課においては、請求書の提出を受けたときは、次の事項に留意して記載内容の確認を行うものとする。
(1) 請求者の「住所、氏名、電話番号」欄 公開請求に対する決定の通知先等の特定のため、正確に記載されていること。
(2) 「公開を請求する公文書の件名又は内容」欄 公開請求の対象となる公文書が特定できる程度に記載されていること。
(3) 「請求の目的」欄 この欄は、請求書を受理するうえでの要件ではないが、公文書の特定、部分公開をする場合における請求の趣旨を損なわないかどうかの判定、制度利用状況の把握の参考資料等として必要があるので、できる限り記入を求めること。
(4) 「公開方法の区分」欄 請求者が求める公開の方法が分かるように該当番号を○で囲むこと。
2 請求書に不備又は不明な箇所がある場合には、請求者に対し、その箇所の補筆また訂正を求めるものとする。
(請求書の受付等)
第9条 総務課においては、前2条に留意したうえで請求書を受け付けるものとし、受付は、請求書の各葉に受付印を押し、当該請求書の控(請求者用)を請求者に交付することにより行う。
2 総務課においては、前項の受付を行ったときは、請求者に対し次の事項を説明するものとする。
(1) 請求書を受理した日の翌日から起算して14日以内に公開請求のあった公文書を公開するか否かの決定を行い、当該決定の内容を書面により速やかに通知するものであること。ただし、やむを得ない理由で延長する場合には、当該延長期間及び理由を書面により速やかに通知するものとする。
(2) 公開決定(部分公開を含む。)の場合における公開の日時及び場所、非公開決定部分公開の場合を含む場合における非公開の理由は、通知の書面で示すものであること。
(3) 公文書の公開において、閲覧は無料であるが、写しの交付を受ける場合には、当該写しの作成及び送付に要する費用は請求者が負担するものであること。
(請求書の送付及び受理)
第10条 総務課において、受付けた請求書は、総務課で控(総務課用)を保管するとともに、正本(主管課用)を主管課に送付するものとする。
2 前項により送付を受けた主管課は、当該請求書が受理要件を満たすものであることを確認のうえ受理するものとする。この場合、受理日は総務課での受付日をもって受理した日として取り扱うものとする。
(公開・非公開の決定)
第11条 公開請求に対する公開非公開決定は、主管課において、公開請求に係る公文書が条例第6条各号のいずれかに該当するか否かを判断したうえで行う。なお、公開非公開の判断にあたっては、次の事項に留意するものとする。
[第6条各号]
(1) 主管課は公開非公開の決定に当たっては、総務課と協議するものとする。
(2) 公開請求に係る公文書の内容が主管課以外の課に関係するものであるときは、必要に応じて当該関係課と協議すること。
(3) 公開請求に係る公文書に第三者に関する情報が記録されているときは、条例第10条第5項に定めるところにより、必要に応じて当該第三者から意見聴取を行うこと。
(4) 公開請求に係る公文書にあらかじめ非公開、部分秘又は時限秘の区分が記入されている場合であっても、当該公文書の内容を再度検討すること。
2 受理した請求書が第7条第1項各号のいずれかに該当する場合には、却下の決定を行うものとする。この場合における請求者への通知は、非公開の決定の例による。
[第7条第1項各号]
3 公開非公開の決定は、色麻町決裁規程(昭和39年色麻町規程第1号)に定めるところにより主管課長が行うものとし、総務課長及び関係する課がある場合には当該関係課長(以下「関係課長」という。)に合議するものとする。
(公開・非公開決定の通知)
第12条 主管課は、公開・非公開の決定を行ったときは、条例第10条第2項に定めるところにより、当該請求者に対し、速やかに決定通知書により通知するものとする。この場合主管課は、当該決定通知書の写しを総務課に送付するものとする。
[第10条第2項]
2 主管課は、請求のあった公文書の全部又は一部について非公開の決定を行ったときは、決定通知書に非公開とする部分に記録されている情報が条例第6条各号のいずれに該当するかについて、その該当するすべての号数を記入するとともに、非公開とする部分の概要及び非公開とする具体的な理由を記入するものとする。また、将来的に条例第6条各号に該当する事由が消滅し、請求のあった公文書をおおむね1年以内に公開することができるようになることが明らかな場合には、その時期をあわせて記入するものとする。
(決定期間の延長)
第13条 主管課は、条例第10条第4項の規定により公開・非公開の決定の期間を延長しようとするときは、速やかに決定期間延長通知書により請求者に通知するとともに、当該通知書の写しを総務課に送付するものとする。なお、延長の決定にあたっては、総務課長及び関係する課がある場合には関係課長に合議するものとする。
(第三者の意見聴取)
第14条 主管課は、公開請求に係る公文書に第三者に関する情報(以下「第三者情報」という。)が記録されている場合で、当該第三者情報が条例第6条各号のいずれにも該当しないことが明らかなときを除き、当該第三者から意見聴取を行うものとする。
[第6条各号]
2 意見聴取の方法は、公文書の公開にかかる意見照会書(様式第1号)によって通知し、公文書の公開にかかる意見書(様式第2号)の提出をもって行うものとする。
3 意見聴取は、おおむね次の内容について行うものとする。
(1) 個人に関する情報であって、条例第6条第2号ただし書に該当すると考えられるものについては、プライバシー侵害の有無、公開することについての意見及び公開した場合の影響等
[第6条第2号]
(2) 法人等に関する情報及び事業を営む個人の当該事業に関する情報については、公開することによる不利益の有無、公開することについての意見及び公開した場合の影響等
(3) 国等との信頼・協力関係に関する情報については、公開することによる信頼・協力関係等への影響の有無、公開することについての意見及び公開した場合の影響等
4 意見聴取を行った場合は、主管課は当該意見聴取の結果を慎重に検討して公開・非公開の決定を行うものとする。
5 意見聴取を行った公文書について公開・非公開の決定を行ったときは、主管課は、当該決定の内容を当該第三者に公文書の公開非公開を決定した旨の通知書(様式第3号)で通知するものとする。
(公文書の公開の方法)
第15条 公文書の公開は、原則として原本を閲覧に供し、又はその写しを交付することにより行う。ただし、次に掲げる場合には主管課であらかじめ原本を複写し当該写しにより公開を行う。
(1) 公開することにより公文書を汚損し又は破損するおそれのあるとき。
(2) 日常の業務に頻繁に使用する公文書で、原本を公開することにより業務に支障を生ずるおそれのあるとき。
(3) 部分公開を行う場合で、公開しない部分を除いて公開するためには、原本により難いとき。
2 公文書の写しの交付は、原則として日本工業規格A列4番の用紙を用いて作成し、当該写しを請求者に直接交付し、又は郵送することにより行うものとする。なお、写しを交付する際には、当該写しの余白又は裏面に写しであることの表示及び当該写しが条例の定めるところにより作成されたものであることの表示を行うものとする。
3 公文書の写しの交付部数は、請求に係る公文書1件につき1部とする。
4 公文書の部分公開は、次の事項に留意して行うものとする。
(1) 公開部分と非公開部分が別ページに記載されているときは、当該非公開部分のページを取り外して公開するものとする。
(2) 公開部分と非公開部分が同一ページに記載されているときは、当該非公開部分を覆って複写したもの、又は該当するページを複写したうえで当該非公開部分を黒く塗りつぶし、これを再度複写したものにより公開するものとする。
(公文書の公開の実施)
第16条 公文書の公開は、決定通知により指定した日時及び場所において実施するものとする。
2 総務課においては、請求者が来庁したときは、決定通知の提示を求め請求者であることを確認のうえ直ちに主管課に連絡するものとする。また、請求者が決定通知書を持参しなかったときは、請求者本人であることの確認が可能なものの提示を求めるものとする。なお、文書の公開は、原則として請求者本人に対して行うものであるが代理人が公開を受けることも認め、この場合においては、委任状の提出を求めるものとする。
3 総務課から前項の連絡を受けた主管課の職員は、直ちに公開請求に係る公文書を総務課に持参し、公開の実施に立ち会うものとする。
4 総務課においては、主管課の職員が公開請求に係る公文書を持参したときは、当該公文書が決定通知書に記載された公文書に一致することを請求者に確認させ、次の事項に留意して公文書の公開を実施するものとする。
(1) 公文書を閲覧するにあたっては、当該公文書を丁寧に取扱うよう請求者に対して指導するとともに、公文書を汚損し、又は破損するおそれがある場合には、当該公文書の閲覧を中止させることができるものとする。
(2) 公文書の写しの交付は、請求者に対して、写しの交付を必要とする箇所の確認を求めるとともに、写しの作成に要する費用は、請求者の負担となることを説明すること。
(3) 当初の公開請求が閲覧のみであった場合において、閲覧の後に写しの交付の追加請求があったときは、当初から写しの請求があったものとみなし、写しを交付することができるものとする。
5 主管課は、公開請求のあった公文書を容易に検索することができ、過去に公開したものなど問題なく公開決定できるものにおいては、可能な限り即時に公開を行うよう努めるものとする。
(費用の徴収)
第17条 公文書の写しを交付する場合の費用は、色麻町情報公開条例施行規則(平成11年色麻町規則第1号)第6条の規定により徴収するものとする。
2 写しの送付に要する費用は、当該写しの送付に要する郵便料金とし、郵便切手若しくは色麻町が定める納付書又はこれに類する証票により徴収するものとする。
(審査請求の取扱い)
第18条 審査請求の受付は、次の事項に留意し総務課において行うものとする。
(1) 審査請求は、審査請求書(様式第4号)によることとする。
(2) 総務課が受け付けた審査請求書は受付印を押し、当該請求書の控(請求者用)を請求者に交付し、総務課で控(総務課用)を保管するとともに、正本(主管課用)を主管課に送付するものとする。
(3) 次項に掲げる記載事項について不備がある場合には、審査請求人に対し補筆又は訂正を求めること。
2 主管課は、総務課から審査請求書の送付を受けたときは、次の事項が記載されていることを確認し、受理するものとする。
(1) 処分に対する審査請求の場合
ア 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
イ 審査請求に係る処分
ウ 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
エ 審査請求の趣旨及び理由
オ 処分庁の教示の有無及びその内容
カ 審査請求の年月日
キ 審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団である場合、総代を互選した場合又は代理人によって審査請求をする場合には、その代表若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所
(2) 不作為に対する審査請求の場合
ア 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
イ 当該不作為に係る処分その他の行為についての申請の内容及び年月日
ウ 審査請求の年月日
3 主管課は、次のような場合には不適法な審査請求として却下するものとする。
(1) 審査請求が決定期間後になされたものであるとき。
(2) 審査請求の対象とされた処分が存在しないとき又は消滅したとき。
(3) 審査請求をすることができない事項に関してなされたとき。
(4) 審査請求をなす資格のないものによりなされたとき。
(5) 審査請求書の記載事項が不備なため補正を命じられたにもかかわらず、これに応じられなかったとき。
4 主管課は、処分に対する審査請求があった場合は、前項により却下するときを除き、遅滞なく情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に諮問しなければならないものとする。
5 前項に規定する諮問は、諮問書(様式第5号)に掲げる書面を添付して総務課長に提出することにより行う。
(1) 審査請求書の写し
(2) 公文書の公開請求書の写し
(3) 審査請求に係る決定通知書の写し
(4) その他必要と認められる資料
6 主管課は、前項に規定する諮問書の提出をした場合は、審査請求人に情報公開審査会諮問通知書(様式第6号)を送付するものとする。
7 主管課は、審査会から答申を受けたときは、当該答申を尊重して審査請求に対する裁決又は決定を行わなければならないものとする。なお、審査請求に対する裁決又は決定にあたっては、総務課長に合議するものとする。
8 主管課は、審査請求に対する裁決、決定又は却下を行ったときは、審査請求人に対して謄本を送達するとともにその写しを総務課に送付するものとする。
(任意的な公開)
第19条 町民サービス又は事務事業の円滑な執行の確保の観点からこれまで任意的に応じてきた公文書の閲覧等については、支障のない限り条例による公文書の公開に準じて、これに応じていくものとする。
(公文書の検索資料)
第20条 総務課長は、条例第19条に規定する公文書の検索に必要な資料として、文書分類表、文書件名目録を総務課に備え町民の閲覧に供するものとする。
[第19条]
(実施状況の公表)
第21条 総務課長は毎年度初めに前年度の実施状況について、各実施機関分を取りまとめ次の事項を広報誌に登載することにより公表するものとする。
(1) 公文書の公開請求件数
(2) 公文書の公開決定件数
(3) 公文書の部分公開決定件数
(4) 公文書の非公開決定件数
(5) その他公表すべきと認められる事項
附 則
この訓令は、平成11年4月1日から施行する。
附 則(平成17年3月31日訓令甲第2号)
|
|
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成26年4月1日訓令甲第14号)
|
|
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附 則(平成30年5月31日訓令甲第9号)
|
|
この訓令は、平成30年6月1日から施行する。
附 則(令和3年8月31日訓令甲第29号)
|
|
この訓令は、令和3年9月1日から施行する。
附 則(令和5年3月30日訓令甲第5号)
|
|
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
様式第1号(第14条関係)
公文書の公開にかかる意見照会書
様式第2号(第14条関係)
公文書の公開にかかる意見書
様式第3号(第14条関係)
公文書の公開非公開を決定した旨の通知書
様式第4号(第18条関係)
審査請求書
様式第5号(第18条関係)
諮問書
様式第6号(第18条関係)
情報公開審査会諮問通知書