○八頭町文書事務処理規程
| (平成17年3月31日訓令第2号) |
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目次
第1章 総則(第1条－第5条)
第2章 文書の受付、配布及び処理(第6条－第9条)
第3章 文書の作成(第10条－第17条)
第4章 文書の発送(第18条－第21条)
第5章 文書の整理及び保管(第22条－第25条)
第6章 文書の保存及び廃棄(第26条・第27条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、文書の作成、整理、保管及び保存等の取扱いについての基準及び手続を定め、もって業務の円滑かつ能率的な運営を図ることを目的とする。
2 文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、この訓令によって処理する。
(文書の定義)
第2条 この訓令において「文書」とは、事務上往復する書類及び各種の証書記録一切をいう。この場合において、文書は、便宜上その内容性質に応じて一般文書、帳票、資料及び刊行物の4種に区分する。
(文書処理の原則)
第3条 文書取扱いに当たっては、すべて正確かつ迅速を期するとともに、処理後の保管及び保存を的確に行わなければならない。
2 文書は、すべて所属長(本庁及び支所の各課の長、防災室長、出納室長、議会事務局長、教育委員会事務局次長、選挙管理委員会事務局長、監査委員事務局長、農業委員会事務局長、各所長及び各館長をいう。以下同じ。)の許可なくして他人に示し、又はその写しを与え、若しくは他に持ち出すことができない。
3 秘密の保持を要すると認められる事項を内容とする文書の管理については、秘密の保持につき相応の注意を払わなければならない。
(文書管理の全般的総括)
第4条 文書管理の全般的総括は、総務課長、船岡住民課長又は八東住民課長(以下「文書管理課長」という。)が各課の協力のもとに、その任に当たる。
2 文書管理課長は、文書管理の適否につき、随時これを調査するとともに、必要と認める場合には、適切な措置を講ずるものとする。
(文書取扱主任)
第5条 文書管理事務を円滑に行わせるため、各所属に文書取扱主任を置き、各所属の課長補佐(課長補佐が2以上ある課又は課長補佐のない所属にあっては、当該所属の職員のうちから所属長が指名する者)をもって充てる。
2 各所属長は、前項の規定により文書取扱主任を指名したときは、直ちにその職及び氏名を文書管理課長に報告しなければならない。
3 文書取扱主任は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 文書の受領、処理及び施行に関すること。
(2) 文書の整理及び保管に関すること。
(3) 文書の処理の促進その他文書管理事務の改善に関すること。
第2章 文書の受付、配布及び処理
(到着文書の取扱い)
第6条 総務課総務係、船岡住民課総務係又は八東住民課総務係(以下「総務係」という。)は、文書が到着したときは、速やかに当該文書を所管すべき所属等を判別し、当該所管すべき所属に回付しなければならない。
2 前項の規定により文書を回付された場合、文書取扱主任は受付印を押印するものとする。
3 前項の規定により受付印を押印した文書のうち、必要と認められる文書については、文書受発件名簿(様式第1号)に必要事項を記載し、受付印の所定欄に番号を記入するものとする。
4 現金書留その他現金、有価証券及びこれらに類するものの封入された文書を収受したときは、金券受付簿(様式第2号)により、その処理を行うものとする。
5 請願書、訴訟書、審査請求書、承諾書、入札書その他文書の収受日時が権利の有無に関係のあるものは、収受の年月日を明記して収受者押印し、その封皮を添付しなければならない。
(各所属における文書の取扱い)
第7条 文書取扱主任は、総務係から配付された文書について稟(りん)議判を押し、処理を要するものとその他に分類し、処理を要する文書は速やかに所属長に回付しなければならない。
2 文書取扱主任は、発信人の申出により返付する文書及び所管でないと認める文書については、総務係に返戻しなければならない。
3 内容に重要性があるもの、又は町長の日程等に関わるものは、町長(総務課：秘書業務担当)へ回付する。
(所属長による処理)
第8条 所属長は、前条第1項の規定により回付を受けた文書の内容を検討し、所定欄に押印して次のとおり処理しなければならない。
(1) 処理を命ずる必要のある文書については、処理期限、処理上の注意点を必要に応じ指示し、担当者に回付する。
(2) 他の所属長に回覧を要する文書は、回覧順序を明示して速やかに回付しなければならない。
(電話又は口頭を用いた事務の取扱い)
第9条 事務は、文書をもって処理することを原則とし、重要事項に関し、電話又は口頭を用いたときは、直ちに文書化し、一般文書に準じてこれを処理するものとする。
第3章 文書の作成
(起案)
第10条 文書は、担当者が作成し、上司の決裁及び必要に応じ関係する所属の合議を経て決定する。
2 決裁文書は、次によりこれを作成しなければならない。
(1) 発議は、すべて伺書(様式第3号)を用い文意簡明に記述する。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
(2) 文書は、すべて件名を付し起案の理由を記録し、関係文書参考資料を添えて決裁を受けなければならない。ただし、軽易なものについては、関係文書及び参考資料の添付を省略することができる。
(3) 公布を要する文書は、公布文もともに記載する。
(4) 決裁を受ける事項が2以上の課に関係するものは、最も関係の深い課で立案し関係課に合議する。
(5) 急を要するものは、起案用紙の上部に「至急」と、機密に属するものは「秘」と朱書するものとする。
(文書作成の要領)
第11条 起案者が文書を作成する場合には、別に定めのない限り、次によるものとする。
(1) 起案文書は、原則として黒色の筆記用具その他文字が容易に消失しないものを用いて作成するものとする。
(2) 文書は、1件につき1文書とする。
(3) 発信文書には、本文の前に次の事項を表示する。
ア 発信記号(受(発)八及び課名の頭文字とする。ただし、頭文字が重複する場合には町長が別に定める。)
イ 文書番号
ウ 発信年月日
エ 発信者名(必要に応じ住所も記す。)
オ 受信者名
カ 表題
(4) 文書は、原則として左横書きとする。
(5) 仮名は、原則として平仮名を用い、現代仮名遣いによる漢字は常用漢字による。ただし、固有名詞については、この限りでない。
(6) 文書の配列は、原則として結論を最初に述べ、理由、経過等を詳記する場合は下記又は別記とする。
(7) 関係文書を引用するときは、日付及び表題等を明示する。
(8) 文書は、できるだけ簡明にし、努めて要点を箇条書にする。
2 発信文書は、必ず控えをとらなければならない。この場合、起案した用紙をもってこれに充てることができる。
3 発信文書は、必要に応じて関係箇所に写しを送付し、又は回覧し、相互の連絡を密にしなければならない。
4 起案者は、当該起案文書の所定欄に押印するものとする。
(特別指定文書)
第12条 特殊な取扱いを必要とする文書(以下「特別指定文書」という。)は、次の区分により取扱いの方法を表示する。
(1) 重要 文書の内容が重要事項に関するものであって受発信に当たって特別の取扱いを指定されたもの
(2) 秘 対外的にはもちろん庁内にあっても当該事項関係者以外には取扱いにつき慎重を要する文書をいい、受発信に当たっても特別取扱いにするもの
(3) 親展 当該名あて人以外は開封できない文書をいい受発信に当たっても特別取扱いにするもの
2 前項の文書は別冊とした文書受発件名簿(様式第1号)に登載し、町長の指揮を受けて処理するものとする。
3 特別指定文書を作成した場合は、その数、配付先を明らかにし、かつ、事後の処理方法を文書面に明確に指定しておかなければならない。
(あて先)
第13条 発信文書のあて先は、庁外文書にあっては役職名まで書くことを原則とし、庁内文書では所属長あてとする。
(発信名義)
第14条 文書の発信名義は、町長名を用いなければならない。ただし、専決事項及び事案の内容により町長名とする必要がないものについては、町名、副町長名、会計管理者名、課長名、支所長名、局長名、室長名、所長及び館長名を用いることができる。
(回議及び合議)
第15条 起案文書については、決裁を受ける前に回議及び合議をするものとする。
2 起案文書の回議及び合議を受けた者は、当該起案文書の所定欄に押印するものとする。
(決裁)
第16条 決裁決定権者は、起案文書の決裁をしたときは、当該起案文書の所定欄に決裁年月日を記入、押印するものとする。
(公印の押印)
第17条 発信文書には、原則として発信名義者の公印(以下「公印」という。)を押すとともに、控えと合わせて契印を押印しなければならない。ただし、権利の消長に関係しない印刷した文書又は庁内文書で必要のないものと認められるものは、これを省略することができる。
2 起案担当者は、発信文書に公印を押印しようとするときは、当該決裁文書を添えて文書管理課長に提示し、決裁済みであることの確認を受けなければならない。
3 前項の規定は、主管の所属長が保管責任者である公印を押印しようとする場合について準用する。
4 次に掲げる文書については、第1項の押印を省略することができる。
(1) 通知、照会、報告又は回答に係る文書のうち軽易なもの
(2) 案内状、送付書その他これらに類する発信文書のうち軽易なもの
5 前項の規定により公印の押印を省略する発信文書には、発信者名の下に「公印省略」と表示するものとする。ただし、当該表示をすることが適当でない文書については、この限りでない。
第4章 文書の発送
(文書の発送窓口)
第18条 発送を要する文書は、総務課、船岡住民課及び八東住民課(以下「文書管理課」という。)に回付する。文書の郵送は、すべて文書管理課の総務係で行う。
(文書発送の手続)
第19条 決裁文書の浄書は、起案課で行う。
2 文書の日付は、特に指定されたものを除き決裁の日によるものとする。
3 浄書した文書は、厳密に点検、照合し、所定欄に押印しなければならない。
4 発信文書で、受付文書に基づいて作成されるもの以外の文書については、文書受発件名簿(様式第1号)に必要事項を記載するものとする。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
5 文書の発送が完了したときは、発送欄及び完結欄に年月日を記入し、速やかに整理保管しなければならない。
(ファクシミリによる送付)
第20条
第17条第4項の規定により押印を省略する発信文書については、起案課において、ファクシミリにより送付することができる。
[第17条第4項]
(郵便料金などの出納)
第21条 郵便切手の出納及びその他郵便料金並びに電報料金の支出がなされたときは、郵便料金受払簿(様式第4号)により文書管理課がその処理を記録する。
第5章 文書の整理及び保管
(未処理文書の整理保管)
第22条 文書は、処理の済んだものと未了のものとを明確に区分するものとし、未了文書は、文書取扱主任の指示のもと担当者において保管し、速やかに処理しなければならない。
(処理済文書の整理保管)
第23条 文書取扱主任の指示を受けた各課担当者は、処理済文書を八頭町文書整理保存規程(平成17年八頭町訓令第3号、以下「保存規程」という。)に定める文書分類表により分類し、キャビネット等に保管しなければならない。
2 いかなる場合でも文書を担当職員の机の中などにしまっておいてはならない。
(特殊重要文書)
第24条 重要文書は、厳重に保管し、容器及び保管場所を一定し、非常災害時に際し、いつでも持ち出せるよう準備しておかなければならない。
(文書の保管期間)
第25条 文書の保管期間は、完結の日の属する年度の翌年度の末日とする。ただし、各課長は、当該文書を常時使用することにより引き続き所管課において保管する必要があると認めるときは、文書管理課長の承認を受けて、当該文書の保存期間の範囲内で保管期間を延長し、引き続き主管課において保管することができる。
第6章 文書の保存及び廃棄
(文書の保存)
第26条 保管期間の終了した文書は、会計年度ごとに整理し、歴史的価値があると認められる完結文書等を除く不要文書は廃棄し、保存文書は保存規程に定める期間、文書庫等に保存しなければならない。
(廃棄)
第27条 保存期間を経過した文書は、保存規程に定めるところにより廃棄しなければならない。ただし、歴史的価値があると認められる完結文書等は、保存するものとする。
附 則
この訓令は、平成17年3月31日から施行する。
附 則(平成19年3月30日訓令第9号)
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(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現にこの訓令による改正前の八頭町文書事務処理規程の規定は、地方自治法の一部を改正する法律（平成18年法律第53号）附則第3条の規定により、収入役の在任中においては、この訓令の施行後も、なおその効力を有する。
附 則(平成24年3月30日訓令第9号)
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この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附 則(平成28年3月24日訓令第6号)
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この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
様式第1号(第6条、第12条関係、第19条関係)
文書受発件名簿
様式第2号(第6条関係)
金券受付簿
様式第3号(第10条関係)
伺書
様式第4号(第21条関係)
郵便料金受払簿