○宇美町長が保有する個人情報の保護に関する事務取扱要綱
| (平成18年4月1日訓令第5号) |
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第1 趣旨
個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。）、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「施行令」という。)、宇美町個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年宇美町条例第7号。以下「条例」という。）及び宇美町長が保有する個人情報の保護等に関する規則(令和5年宇美町規則第6号。以下「規則」という。）に定める個人情報の保護に関する事務の取扱いは、別に定めがあるもののほか、この訓令の定めるところにより行うものとする。
第2 個人情報保護の窓口
1 個人情報相談窓口で行う事務 個人情報相談窓口（以下「相談窓口」という。）の事務は、総務課で行うものとし、その事務は、次のとおりとする。
(1) 個人情報の保護についての案内及び相談に関すること。
(2) 保有個人情報の保護に係る事務についての連絡調整に関すること。
(3) 保有個人情報を取り扱う事務の開始、変更及び廃止に係る届出の受付に関すること。
(4) 保有個人情報の利用及び提供に係る届出の受付に関すること。
(5) 開示請求、訂正請求及び利用停止請求の受付に関すること。
(6) 開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等の決定に係る不服申立ての受付に関すること。
(7) 個人情報ファイル簿の公表等に関すること。
(8) 運用状況の公表に関すること。
(9) その他個人情報保護制度の総合調整に関すること。
2 所管課等で行う事務 保有個人情報を取り扱う事務を所管する課（これに類する組織を含む。以下「所管課等」という。）の行う事務は、次のとおりとする。
(1) 保有個人情報を取り扱う事務の開始、変更及び廃止に係る届出に関すること。
(2) 保有個人情報の利用及び提供に係る届出に関すること。
(3) 開示請求に係る受付、手続及び開示の実施に関すること。
(4) 開示請求に係る保有個人情報に第三者に関する情報が含まれている場合の当該第三者に対する意見書提出の機会の付与等に関すること。
(5) 訂正請求に係る受付、手続及び訂正の実施に関すること。
(6) 利用停止請求に係る受付、手続及び利用停止の実施に関すること。
(7) 保有個人情報の写しの交付に要する費用の徴収に関すること。
(8) 開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等の決定に係る不服申立てに関すること。
(9) 保有個人情報の提供に関すること。
第3 保有個人情報を取り扱う事務の届出等に係る事務
1 保有個人情報を取り扱う事務の開始、変更及び廃止の届出
(1) 開始又は変更の届出
ア 所管課等は、保有個人情報を取り扱う事務を開始又は変更するときは、保有個人情報取扱事務届出書（別記様式第1号）を作成し、相談窓口に提出することにより行うものとする。なお、複数の所管課等が共通の内容で行い、又は行う可能性のある事務については、当該事務を統轄する課等が届け出るものとする。
イ 相談窓口は、保有個人情報取扱事務届出書が提出されたときは、その内容を確認し、必要に応じて所管課等と協議するものとする。
ウ 相談窓口は、前記イで提出された保有個人情報取扱事務が法第75条に規定する個人情報ファイルに当たるときは、所管課から個人情報ファイル簿の提出を受け、公表するものとする。
(2) 廃止の届出
所管課等は、保有個人情報を取り扱う事務を廃止したときは、保有個人情報取扱事務廃止届出書（別記様式第2号)を作成し、相談窓口に提出するものとする。
2 利用及び提供の手続
(1) 利用の手続 法第69条第2項第2号の規定により、保有個人情報を実施機関内部において利用（例えば、町長部局にあっては町長部局内、教育委員会にあっては教育委員会内など実施機関内部での利用をいう。）しようとする場合は、次の手続により行うものとする。なお、毎年度、随時又は定期的に行う利用については、年度当初に手続を行うものとし、単発的に行う利用については、その都度、手続を行うものとする。
ア 保有個人情報を利用しようとする課等（以下「保有個人情報利用課等」という。）は、保有個人情報利用申請書（別記様式第3号）を、当該保有個人情報を管理する課等（以下「保有個人情報管理課等」という。）に提出するものとする。ただし、緊急その他特にやむを得ないと認められるときは、口頭によることができるものとする。
イ 申請書の提出を受けた保有個人情報管理課等は、法第69条第2項第2号の規定に該当すること及び本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがないことを確認した上で、当該利用の可否の決定を行い、保有個人情報利用決定通知書（別記様式第4号）により、保有個人情報利用課等に通知するものとする。
(2) 提供の手続 法第69条第2項第3号及び第4号の規定により、保有個人情報を実施機関以外のものに提供しようとする場合は、次の手続により行うものとする。なお、毎年度、他の実施機関に対し、随時又は定期的に行う提供については、年度当初に手続を行うものとし、単発的に行う提供については、その都度、手続を行うものとする。ただし、緊急その他特にやむを得ないと認められるときは、口頭によることができる。
ア 保有個人情報の提供を受けようとするもの（以下「保有個人情報提供申請者」という。）は、保有個人情報提供申請書（別記様式第5号）を、保有個人情報管理課等に提出するものとする。なお、保有個人情報管理課等は申請書を受け付けるときは、保有個人情報提供申請者に対し、保有個人情報提供申請書裏面の遵守事項について説明を行い、裏面にも記名、押印を受けることとする。ただし、保有個人情報提供申請者が、国、他の地方公共団体、他の実施機関の場合は、他の様式によることができる。
イ 申請書の提出を受けた保有個人情報管理課等は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定に該当すること及び本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがないことを確認した上で、当該提供の可否の決定を行い、保有個人情報提供決定通知書（別記様式第6号）により、保有個人情報提供申請者に通知するものとする。なお、提供をする旨の決定をした場合は、同法第70条による措置を求めるものとする。
(3) 利用又は提供の届出 保有個人情報管理課等は、利用又は提供をする旨の決定をしたときは、速やかに、保有個人情報（利用・提供）届出書（別記様式第7号）を相談窓口に提出するものとする。
第4 保有個人情報の開示請求に係る事務
1 相談及び案内
(1) 請求者の請求内容の把握 相談窓口及び所管課等の職員は、開示請求しようとする者の相談に応じるとともに、開示請求しようとする者の求めている保有個人情報について、その所在が検索できる程度に内容を具体的に把握するものとする。
(2) 保有個人情報の所在の確認 開示請求しようとする者の求めている保有個人情報を保有する所管課等が不明なときは、相談窓口の職員は、所管課等を調査し、電話照会等により保有個人情報の所在を確認するものとする。
(3) 対応の選択 相談窓口では、開示請求しようとする者の求めている保有個人情報の内容について、次のいずれの方法で対応するのが最も適当かを判断するものとする。
ア 情報提供 請求者の求めている保有個人情報の内容が既に公表されているもので、行政資料、刊行物等による情報提供で対応できる場合は、その情報提供で対応する。
イ 他の制度の利用 法令（条例を含む。以下同じ。）の規定により、開示若しくは訂正その他個人情報の取扱いに関する手続が定められている保有個人情報、又は図書館その他図書、資料、刊行物等（以下「図書等」という。）の閲覧若しくは貸出しを目的とする施設において、当該目的のために管理されている図書等に記録されている個人情報については、法は適用せず、開示又は訂正等の請求は受け付けないで、その旨を請求者に説明し、当該事務の所管課等の案内を行う。
(4) 保有個人情報の検索 相談窓口では、開示請求しようとする者の相談の内容が開示請求として対応すべきものであるときは、求められている内容及び文書等の検索に必要な事項を十分に把握するとともに、検索資料による検索又は所管課等との連絡などにより、開示請求をする上で有用な情報を提供するよう努めるものとする。
(5) 所管課等における相談等 直接、所管課等に保有個人情報の開示請求に関する相談があったときは、所管課等の職員は、情報提供又は他の制度の利用で対応できる場合を除き、適切な対応に努めるものとする。
2 開示請求の受付
(1) 保有個人情報の特定
ア 開示請求に係る保有個人情報については、｢第9 個人情報保護主任｣に定める所管課等の個人情報保護主任又は担当職員（以下｢所管課等の個人情報保護主任等｣という。）が、相談窓口において、開示請求をした者（以下「開示請求者」という。）と直接応対することにより当該請求内容を聴き取り、当該保有個人情報の有無を確認し、当該保有個人情報の件名又は内容を特定するものとする。なお、当該保有個人情報を特定する段階で、その不存在が判明した場合には、開示請求者に対し、開示請求に応じられない旨を説明し、その理解を得られるよう努めるものとする。
イ 所管課等の個人情報保護主任等の不在等により、保有個人情報を特定することができない場合は、開示請求者にその旨を告げた上で、相談窓口において、いったん開示請求を受け付けるものとする。
ウ 開示請求に係る保有個人情報が存在しているかどうかを明らかにできない場合は、法第81条の規定により開示請求を拒否することになるので、所管課等の個人情報保護主任等は、保有個人情報を特定する段階で、この規定に該当する可能性がある保有個人情報については、存在しているかどうか答えないように慎重に対応するものとする。
(2) 保有個人情報の開示請求の方法
ア 保有個人情報の開示請求は、開示請求者が、保有個人情報開示請求書（規則別記様式第4号。以下｢開示請求書｣という。）に必要事項を記載し、相談窓口に提出することにより行うものとする。
イ 開示請求者が身体の障害等で開示請求書に記載することが困難な場合は、相談窓口の職員が請求内容等を聴き取り、その内容を代筆した上で、開示請求者の確認を得るものとする。
ウ 電話、ファクシミリ等による請求については、開示請求者本人の確認が十分に行えないことから、認めないものとする。
エ 開示請求は、原則として、保有個人情報1件につき1枚の開示請求書により行うものとする。ただし、同一人から同一の所管課等に係る同一内容の複数の保有個人情報の開示請求があった場合は、開示請求書の「保有個人情報の件名又は内容」欄に記入することができる範囲内で、1枚の開示請求書による複数の請求を認めるものとする。
(3) 開示請求をする者の確認 開示請求書を受け付ける際、開示請求者が本人又はその代理人（以下「本人等」という。）であることの確認は、法第77条第2項及び施行令第22条により行うものとする。
(4) 請求書の記載事項の確認 相談窓口では、開示請求書の提出があった場合は、次の事項について確認するものとする。
ア ｢あて先｣欄 開示請求のあて先が各実施機関の長になっていること。
イ 「請求者」欄
(ア) 開示請求者が保有個人情報の本人等であるかどうかの確認や通知書の送付先となるため、正確に記載されていること。
(イ) 押印は要しないものであること。
(ウ) 保有個人情報の本人が請求する場合は当該本人の住所、氏名等が、任意代理人又は法定代理人が請求する場合は当該代理人の住所、氏名（法定代理人が法人の場合にあっては、法人の主たる事務所の所在地、法人の名称及び代表者の氏名）等が記載されていること。
(エ) 連絡先は、開示請求者に確実に連絡できる電話番号（自宅、勤務先等）が記載されていること。
ウ 「開示を請求する保有個人情報」欄 請求に係る保有個人情報が記録されている公文書の件名又は知りたい保有個人情報の内容が、当該保有個人情報を検索し、特定できる程度に具体的に記載されていること。例えば、「○○課の△△事務の□□台帳に記録されている私の個人情報」とするなど、当該保有個人情報の件名又は内容が特定できる程度に具体的に記録されていること。
エ 「求める開示の実施方法等」欄 記載は任意になるが、記載がない場合は開示決定後に保有個人情報の開示の実施方法等申出書の提出が必要となるため、申請時に当該欄に記載されるよう努めること。
(5) 請求書の補正
ア 開示請求書の記載欄に、空欄、不鮮明及び意味がわかりにくい箇所がある場合には、相談窓口の職員は、開示請求者に対し、その箇所を補正するよう求めるものとする。なお、開示請求者が補正に応じないときは、開示請求に係る保有個人情報の全部を開示しない旨の決定を行うことになる。
イ 開示請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、相談窓口の職員が、職権で補正できるものとする。
(6) 請求書を受け付けた場合の請求者への説明等 相談窓口では、開示請求書を受け付けた場合は、当該開示請求書の個人情報相談窓口受付欄に受付印（別記様式第8号）を押印し、整理番号を記入の上、職員記入欄に必要事項を記入し、その写し及び保有個人情報の［開示・訂正・利用停止］を求められた方へ（別記様式第9号）を開示請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。
ア 保有個人情報の開示は、開示決定等に日数を要するため、受付と同時に行うことができないこと。
イ 保有個人情報の開示決定等は、請求があった日（開示請求書を受け付けた日。以下同じ。）から14日以内に行い、結果は速やかに開示請求者に通知すること。
ウ やむを得ない理由により、14日以内に開示決定等を行うことができない場合は、開示決定等を行う期間を開示請求があった日から44日を限度に延長することがあり、この場合には、開示請求者に書面により通知すること。
エ 開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、開示請求があった日から44日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合は、当該請求に係る保有個人情報を44日以内に開示決定等をする部分とそれ以後に開示決定等をする部分に分割することがあること。
オ 開示を実施する場合の日時及び場所等は、保有個人情報開示決定通知書（規則別記様式第5号）により通知すること。
カ 保有個人情報の写しの交付を希望する場合は写しの作成に要する費用を、写しの郵送を希望する場合は郵送に要する費用もあわせて、開示請求者が負担し、前納する必要があること。
(7) 受付後の請求書等の取扱い 相談窓口は、開示請求書の受付後、直ちに次に定めるところにより事務処理を行うものとする。
ア 保有個人情報開示等請求処理簿（別記様式第10号。以下「処理簿」という。）を作成し、その内容等を記載すること。
イ 開示請求書の原本及び処理簿を直ちに所管課等へ送付するとともに、それぞれの写しを保管し、常に所管課等とともに処理経過等が把握できるようにしておくこと。
3 開示決定等に係る事務
(1) 請求書の収受 所管課等は、相談窓口から送付された開示請求書に受付印を押印し、受付番号を記入の上、保有個人情報の開示に係る文書収発件名簿に必要事項を記入し、収受するものとする。
(2) 処理簿への記載等 所管課等の個人情報保護主任等は、相談窓口から送付された処理簿に必要事項を随時記入し、常に処理経過等が把握できるようにしておくものとする。
(3) 形式上の要件審査 所管課等は、相談窓口から開示請求書の送付を受けたときは、当該開示請求書が形式上の要件に適合していることを確認するものとする。ただし、当該開示請求書が形式上の要件に適合していない場合は、補正を求める場合を除き、次により処理するものとする。
ア 開示請求者に対し、請求に応ずることができない旨を連絡し、速やかに請求を取り下げるよう要請すること。
イ 開示請求者が開示請求の取り下げを申し出た場合は、原則として、保有個人情報開示請求取下書（別記様式第11号）によるものとするが、任意の様式で取下書の提出を求めることができるものとする。
ウ 請求が取り下げられない場合は、当該請求に形式上の不備があることを理由とする不開示決定を行い、開示請求者に通知するとともに、その写しを相談窓口へ送付するものとする。
(4) 内容の検討
ア 所管課等は、開示請求書が形式的要件を満たしているときは、請求に係る保有個人情報が法第78条第1項各号に規定する不開示情報に該当するか又は法第81条に規定する存否に関する情報に該当するか否かについて、検討するものとする。
(5) 開示決定等の期間 所管課等は、相談窓口において開示請求書を受け付けた日から14日以内に開示決定等をしなければならない。ただし、開示請求書の補正に要した日数は、開示決定等の期間に算入しないものとする。
(6) 開示決定等の期間の延長 災害の発生、年末年始の休暇その他のやむを得ない理由により開示決定等の期間を延長する場合には、所管課等は、保有個人情報開示決定等期限延長通知書(規則別記様式第7号)により、開示請求者に通知するとともに、その写しを相談窓口へ送付するものとする。
(7) 開示決定等の期間の特例延長 所管課等は、著しく大量な開示請求により、事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、保有個人情報開示決定等期限特例延長通知書(規則別記様式第8号)により、開示請求者に通知するとともに、その写しを相談窓口へ送付するものとする。
(8) 内部調整 開示決定等に当たっては、次により、あらかじめ内部調整を行うものとする。
ア 相談窓口との協議 所管課等は、開示決定等に当たっては、必ず相談窓口と協議しなければならない。なお、この協議は、当分の間、合議方式とする。
イ 関係課等との調整 所管課等は、開示請求に係る保有個人情報が、他の課等に関連するものである場合は、当該関係課等と連絡をとり、調整を行うものとする。
(9) 事案の移送 法第85条第1項に該当すると判断した場合（当該保有個人情報が他の実施機関から提供されたものである場合等）は、次の手順により処理するものとする。ただし、実施機関内部における所管課等の変更手続ではないため、事務処理上の誤りがないように注意することが必要である。
ア 移送先実施機関との協議 移送先実施機関との協議を経て、事案の移送を決定し、当該決定後、移送先実施機関に保有個人情報開示請求事案移送書(規則別記様式第9号)及び当該事案に係る開示請求書を送付するものとする。ただし、事案の移送に当たっては、事前に相談窓口と十分協議するものとする。
イ 事案の移送の通知 移送をした実施機関は、速やかに、保有個人情報開示請求事案移送通知書(規則別記様式第10号)以下｢事案移送通知書｣という。）を作成し、開示請求者に事案を移送した旨を通知するとともに、事案を移送する旨の通知文及び事案移送通知書の写しを相談窓口へ送付するものとする。
ウ 移送前の行為の取扱い 移送をした実施機関が移送前にした行為は、移送先実施機関がしたものとみなす。特に、開示決定等の期限は、開示請求者が移送をした実施機関に開示請求を行った日から進行することに留意するものとする。
エ 移送先実施機関への協力 移送をした実施機関は、移送先実施機関との連絡を密にするとともに、開示請求に係る保有個人情報の写しの交付や原本の貸与など、その他必要な協力を行うものとする。
(10) 第三者情報に係る意見聴取等 開示請求に係る保有個人情報に第三者に関する情報が含まれている場合は、法第86条に定めるところにより、当該第三者に対し、意見書を提出する機会を与えるものとする。
(11) 開示決定等の決裁 保有個人情報の開示請求に対する決定は、町長部局にあっては、宇美町事務決裁規程（平成7年宇美町規程第2号。以下「事務決裁規程」という。）の規定により、その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めるところにより行うものとする。
(12) 決定通知書の送付 所管課等は、開示決定等をしたときは、速やかに、保有個人情報開示決定通知書又は保有個人情報の開示をしない旨の決定通知書（以下｢決定通知書｣という。）を作成し、開示請求者に送付するとともに、その写し及び処理簿の写しを相談窓口へ送付するものとする。
4 第三者に関する情報の取扱い
(1) 意見聴取の実施
ア 任意的意見聴取 所管課等は、開示請求に係る保有個人情報に第三者に関する情報が含まれている場合は、開示の判断を慎重かつ公正に行うため、法第78条第1項各号に該当するかどうかが明らかであるとき又は法第80条により開示するときを除き、必要に応じて、当該第三者に意見書を提出する機会を与えることができるものとする。
イ 義務的意見聴取 所管課等は、法第86条第2項各号に該当するときは、当該第三者に意見書を提出する機会を与えなければならないものとする。
ウ 意見聴取事項 意見照会する内容は、第三者に関する権利利益の侵害の有無その他必要と認める事項とする。
(2) 意見聴取の方法 第三者に対する意見書提出の機会の付与は、第三者意見照会書(規則別記様式第11号又は規則別記様式第12号)により通知し、保有個人情報の開示決定等に関する意見書(規則別記様式第13号)の提出を求めることにより行うものとする。この場合、第三者に対して、1週間以内に当該保有個人情報の開示に係る意見書を提出するよう協力を求めるものとする。また、第三者に対する意見書提出の機会の付与に当たっては、原則として、当該第三者に開示請求者が識別されない方法で行うものとする。
(3) 第三者への通知 所管課等は、第三者から反対意見書の提出があった保有個人情報について、開示決定をした場合は、原則として開示請求者に対する通知と同時に、当該第三者に対し、反対意見書に係る保有個人情報の開示決定に関する通知書(規則別記様式第14号)により、その旨を通知するものとする。
5 保有個人情報の開示の方法
(1) 文書、図画又は写真の場合
ア 閲覧 文書、図画又は写真については、原則として、原本を閲覧に供する。ただし、日常業務に使用している台帳等を閲覧に供することにより支障が生ずるおそれがある又は汚損等のおそれがあるなどの理由により、原本を閲覧に供することができないときは、当該原本を複写したものを閲覧に供するものとする。
イ 写しの作成及び交付
(ア) 保有個人情報の写しの作成は、原則として、所管課等の職員が行うものとする。
(イ) 写しの交付の部数は、開示請求に係る公文書1件につき1部とする。
(ウ) 保有個人情報の写しの作成は、当該保有個人情報の原本を乾式複写機により複写して行うこととなるが、写真フィルムの場合は印画紙への印画などの方法により行うものとする。
(エ) 複写は原則として片面とし、拡大、縮小等の編集は行わないものとする。ただし、開示請求者から申出がある場合で、複写作業に著しい支障が生じないと認めるときは、拡大、縮小することにより写しを作成し、交付することができるものとする。
(オ) 開示請求に係る保有個人情報がカラーの場合については、開示請求者の申出によりカラー印刷に対応した複写機により当該保有個人情報の写しを作成して、これを交付するものとする。
(カ) 写しを交付する際には、当該写しの余白又は別紙を用いて、「写し」であることの表示を行うものとする。
(キ) 交付の方法は、開示請求者の希望により、所管課等での交付又は郵送による交付のいずれかにより行うものとする。
ウ 部分開示の方法 部分開示を行う場合における不開示部分の分離及び開示の方法は、原則として、次のとおりとする。
(ア) 開示部分と不開示部分とがページ単位で区分できるとき 不開示部分を取り外して、開示部分のみを開示するものとする。ただし、契印を押印したもの等取り外しができない場合は、開示部分のみを複写したもの又は不開示部分を紙袋等で覆ったもの等により開示する。
(イ) 開示部分と不開示部分とが同一ページにあるとき 該当ページを複写した上で、不開示部分をマジック等で塗りつぶしたもの（修正液は使用しない。）を複写したもの又は不開示部分を覆って複写したものを開示するものとする。
(2) 録音テープ、録音ディスク、ビデオテープ及びビデオディスク（以下｢録音テープ等｣という。）の場合
ア 専用機器により再生することによる録音テープ等の視聴は、当該専用機器の通常の用法により行うものとする。
イ 録音テープ等を専用機器により視聴に供する場合は、原本保護の観点から、原則として、録音テープ等その他の専用機器において再生できる電磁的記録媒体にいったん複写し、これを専用機器により再生したものを視聴に供するものとする。
ウ 録音テープ等の写し（電磁的記録媒体に複写したもの）は、所管課等において作成するものとする。
エ 録音テープ等の一部に不開示情報が記録されている場合においては、技術上の理由により、当該部分を区分して除くことが困難であるときは、全体を不開示として、開示を実施しないものとする。
(3) 電磁的記録（録音テープ等を除く。）の場合
ア 用紙に出力したものの閲覧又は写しの交付 用紙に出力したものによる電磁的記録の閲覧又は写しの交付は、文書等と同様の方法で行うものとする。
イ 専用機器により再生したものの閲覧又は視聴
(ア) 専用機器により再生することによる電磁的記録の閲覧又は視聴は、当該専用機器の通常の用法により行うものとする。
(イ) 電磁的記録を専用機器により閲覧又は視聴に供する場合は、原本保護の観点から、原則として、フレキシブルディスクカートリッジその他の専用機器において再生できる電磁的記録媒体にいったん複写し、これを専用機器により再生したものを閲覧又は視聴に供するものとする。
(ウ) 電磁的記録の一部に不開示情報が記録されている場合は、技術上の理由により、当該部分を区分して除くことが困難であるときは、用紙に出力したものを閲覧に供するものとする。この場合において、用紙に出力することができないときは、全体を不開示として、開示を実施しないものとする。
(エ) 電磁的記録の写しの交付は、原則として、用紙に出力したもの、フレキシブルディスクカートリッジ又は光ディスク（ＣＤ-Ｒ）に複写したものにより行い、当該写しは所管課等が総務課情報管理係と協議のうえ作成するものとする。
6 保有個人情報の開示の実施
(1) 開示の日時及び場所 保有個人情報の開示は、申請時に「求める開示の実施方法等」欄に記載しているときは保有個人情報開示決定通知書により、記載していないときは当該開示請求者が保有個人情報の開示の実施方法等申出書(規則別記様式第15号)を提出し、決定した日時及び場所において実施する。なお、開示請求者がやむを得ない事情により、指定した日時に来庁できない場合は、所管課等は、あらためて別の日時を指定することができるものとする。この場合、あらためて保有個人情報開示決定通知書の送付は要しないが、変更日時を関係文書に付記するとともに、その旨を相談窓口に連絡するものとする。
(2) 開示の準備 所管課等の個人情報保護主任等は、保有個人情報開示決定通知書に記載された日時又は保有個人情報の開示の実施方法等申出書により決定された日時までに、開示請求に係る保有個人情報が記録されている文書等を準備しておくものとする。なお、汚損等のおそれなどの理由により原本を複写したものを開示する場合及び保有個人情報の写しの交付が請求されている場合は、あらかじめそれらを準備するものとする。
(3) 開示決定を受けた者であることの確認 所管課等の個人情報保護主任等は、相談窓口に来庁した者に対して、保有個人情報開示決定通知書の提示を求めるとともに、開示請求に係る保有個人情報の本人等であることの確認を「第4－2－(3) 開示請求をする者の確認」に準じて行うものとする。
(4) 開示の実施
ア 閲覧の実施 所管課等の個人情報保護主任等は、保有個人情報が記録されている文書等を提示し、開示請求者の求めに応じて、当該保有個人情報の内容等について説明するものとする。
イ 閲覧の中止又は禁止 所管課等の個人情報保護主任等は、閲覧を受ける者に対し、保有個人情報が記録されている文書等を汚損し、又は破損することのないよう説明するものとする。閲覧を受ける者が、保有個人情報が記録されている文書等を汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認めるときは、当該文書等の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。
(5) 開示当日に写しの交付を求められた場合の取扱い 当初の開示請求において、開示の方法の希望が閲覧又は視聴の請求であった場合でも、開示の実施の日に写しの交付を求められたときは、開示請求書の訂正を求めてその場で写しを交付して差し支えないものとする。なお、写しの作成に日数を要する場合は、後日交付するものとする。
7 費用徴収
(1) 徴収の方法 保有個人情報の写しの作成及び送付に要する費用は、次の方法により徴収するものとする。なお、具体的な徴収事務は、宇美町財務規則（令和元年宇美町規則第15号）の定めるところにより行うものとする。
ア 所管課等で写しを交付する場合 保有個人情報の写しの作成に要する費用を現金で徴収するものとし、徴収後、保有個人情報の写し及び領収書を開示請求者に交付するものとする。
イ 郵送により写しを交付する場合 郵送により写しを交付する場合は、開示請求者の希望により、納付書、郵便為替、現金書留又は郵便切手（写しの送付に要する費用に係るものに限る。）で徴収するものとし、所管課等は納入等を確認の後、保有個人情報の写し及び領収書を開示請求者に送付するものとする。
(2) 歳入科目 写しの作成及び送付に要する費用に係る収入の歳入科目は、次のとおりとする。
| （款）諸収入 （項）雑入 （目）雑入 （節）雑入 |
第5 保有個人情報の訂正請求に係る事務
1 相談及び案内
(1) 請求者の請求内容の把握 「第4－1－(1) 請求者の請求内容の把握」に準じて取り扱うものとする。
(2) 保有個人情報の所在の確認 「第4－1－(2) 保有個人情報の所在の確認」に準じて取り扱うものとする。
(3) 対応の選択 「第4－1－(3) 対応の選択」に準じて取り扱うものとする。
(4) 保有個人情報の検索 「第4－1－(4) 保有個人情報の検索」に準じて取り扱うものとする。
(5) 所管課等における相談等 「第4－1－(5) 所管課等における相談等」に準じて取り扱うものとする。
2 訂正請求の受付
(1) 保有個人情報の特定 「第4－2－(1) 保有個人情報の特定」に準じて取り扱うものとする。
(2) 保有個人情報の訂正請求の方法 「第4－2－(2) 保有個人情報の開示請求の方法」に準じて取り扱うものとする。ただし、訂正請求は、保有個人情報訂正請求書（規則別記様式第18号。以下「訂正請求書」という。）によるものとし、訂正を求める内容が事実と合致することを証明する資料があるときはあわせて提出又は提示するものとする。なお、訂正を求める内容が事実と合致することを証明する資料の提出又は提示を受けた場合にあっては、訂正請求をした者（以下「訂正請求者」という。）の了承を得た上で、提出又は提示された資料の写しを取り、訂正請求書に添付するものとする。
(3) 本人等の確認 「第4－2－(3) 開示請求をする者の確認」に準じて取り扱うものとする。
(4) 請求書の記載事項の確認 相談窓口では、訂正請求書の提出があった場合は、次の事項について確認するものとする。
ア ｢あて先｣欄 訂正請求のあて先が各実施機関の長になっていること。
イ 「請求者」欄
(ア) 訂正請求をしようとする者が保有個人情報の本人等であるかどうかの確認や通知書の送付先となるため、正確に記載されていること。
(イ) 押印は要しないものであること。
(ウ) 保有個人情報の本人が請求する場合は当該本人の住所、氏名等が代理人が請求する場合は当該代理人の住所、氏名（代理人が法人の場合にあっては、法人の主たる事務所の所在地、法人の名称及び代表者の氏名）等が記載されていること。
(エ) 連絡先は、訂正請求者に確実に連絡できる電話番号（自宅、勤務先等）が記載されていること。
ウ 「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報」欄 開示決定通知書の番号及び請求に係る保有個人情報の名称等が正確に記載されていること。
エ 「開示を受けた日」欄 実際に開示を受けた日を記載していること。保有個人情報の開示を受けた日から90日を経過していれば、訂正請求ができないため、この日付で確認するものである。
オ 「訂正請求の趣旨及び理由」欄 訂正を求める箇所について、どのように訂正を求めるのか、その内容及び理由がわかるように具体的に記載すること。例えば、「“宇美町○○○△△番地”という記載部分を“宇美町○○○××番地”に訂正すること」とするなど、当該訂正を求める箇所について、その内容がわかるように正確に記録されていること。
(5) 請求書の補正 「第4－2－(6) 請求書の補正」に準じて取り扱うものとする。
(6) 請求書を受け付けた場合の請求者への説明等 「第4－2－(7) 請求書を受け付けた場合の請求者への説明等」に準じて取り扱うものとする。
(7) 受付後の請求書の取扱い 「第4－2－(7) 受付後の請求書の取扱い」に準じて取り扱うものとする。
3 訂正決定等に係る事務
(1) 請求書の収受 「第4－3－(1) 請求書の収受」に準じて取り扱うものとする。
(2) 処理簿への記載等 「第4－3－(2) 処理簿への記載等」に準じて取り扱うものとする。
(3) 形式上の要件審査 「第4－3－(3) 形式上の要件審査」に準じて取り扱うものとする。
(4) 内容の検討 所管課等は、訂正請求書が形式上の要件を満たしているときは、訂正請求者から提出された資料等を参考に、関係書類の確認や関係者への照会等の方法により調査を行った上で、訂正請求に係る保有個人情報に事実の誤りがあるかどうかを検討する。
(5) 訂正決定等の期間 「第4－3－(5) 開示決定等の期間」に準じて取り扱うものとする。
(6) 訂正決定等の期間の延長 「第4－3－(6) 開示決定等の期間の延長」に準じて取り扱うものとする。
(7) 訂正決定等の期間の特例延長 所管課等は、訂正決定等に特に長期間を要すると認めるときは、保有個人情報訂正決定等期限特例延長通知書(規則別記様式第22号)により、訂正請求者に通知するとともに、その写しを相談窓口へ送付するものとする。なお、この場合、次のことに留意するものとする。
ア 訂正請求があった日から起算して44日以内に、保有個人情報のすべてについて訂正決定等を行っても差し支えないこと。
イ その他については、第4－3－(6)に準じて取り扱うものとすること。
(8) 内部調整 「第4－3－(8) 内部調整」に準じて取り扱うものとする。
(9) 事案の移送 「第4－3－(9) 事案の移送」に準じて取り扱うものとする。
(10) 訂正内容の通知 所管課等は、訂正の実施を行った場合において、必要があると認めるときは、相談窓口へ報告するものとする。
(11) 訂正決定等の決裁 「第4－3－(11) 開示決定等の決裁」に準じて取り扱うものとする。
(12) 決定通知書の送付 「第4－3－(12) 決定通知書の送付」に準じて取り扱うものとする。
4 保有個人情報の訂正の実施 訂正は、次の方法によるほか、保有個人情報の内容及び記録媒体の種類に応じて、適切な方法により行うものとする。また、訂正を行った所管課等は、必要に応じて、当該訂正請求に係る保有個人情報と同じ情報を保有し、利用している他の実施機関に対して、訂正をした内容を連絡し、適切な対応を求めるものとする。
(1) 訂正、追加を実施するとき
ア 誤っていた保有個人情報を完全に消去した上で、新たに記載する方法
イ 誤っていた保有個人情報の上に二本線を引き、余白部分に朱書等で新たに記載する方法
ウ 別紙を用いて保有個人情報が誤っていた旨及び正確な内容を記載して添付する方法
(2) 削除を実施するとき
ア 削除すべき保有個人情報を完全に消去する方法
イ 削除すべき保有個人情報が記録された部分を黒く塗りつぶす方法
ウ 削除すべき保有個人情報が記録された記録媒体を廃棄する方法
第6 保有個人情報の利用停止請求に係る事務
1 相談及び案内
(1) 請求者の請求内容の把握 「第4－1－(1) 請求者の請求内容の把握」に準じて取り扱うものとする。
(2) 保有個人情報の所在の確認 「第4－1－(2) 保有個人情報の所在の確認」に準じて取り扱うものとする。
(3) 対応の選択 「第4－1－(3) 対応の選択」に準じて取り扱うものとする。
(4) 保有個人情報の検索 「第4－1－(4) 保有個人情報の検索」に準じて取り扱うものとする。
(5) 所管課等における相談等 「第4－1－(5) 所管課等における相談等」に準じて取り扱うものとする。
2 利用停止請求の受付
(1) 保有個人情報の特定 「第4－2－(1) 保有個人情報の特定」に準じて取り扱うものとする。
(2) 保有個人情報の利用停止請求の方法 「第4－2－(2) 保有個人情報の開示請求の方法」に準じて取り扱うものとする。ただし、利用停止請求は、保有個人情報利用停止請求書（規則別記様式第28号。以下「利用停止請求書」という。）によるものとする。
(3) 本人等の確認 「第4－2－(3) 開示請求をする者の確認」に準じて取り扱うものとする。
(4) 請求書の記載事項の確認 「第5－2－(4) 請求書の記載事項の確認」に準じて取り扱うものとする。
(5) 請求書の補正 「第4条－2－(5) 請求書の補正」に準じて取り扱うものとする。
[第4条]
(6) 請求書を受け付けた場合の請求者への説明等 「第4－2－(6) 請求書を受け付けた場合の請求者への説明」に準じて取り扱うものとする。
(7) 受付後の請求書の取扱い 「第4－2－(7) 受付後の請求書の取扱い」に準じて取り扱うものとする。
3 利用停止決定等に係る事務
(1) 請求書の収受 「第4－3－(1) 請求書の収受」に準じて取り扱うものとする。
(2) 処理簿への記載等 「第4－3－(2) 処理簿への記載等」に準じて取り扱うものとする。
(3) 形式上の要件審査 「第4－3－(3) 形式上の要件審査」に準じて取り扱うものとする。
(4) 内容の検討 所管課等は、利用停止請求書が形式上の要件を満たしているときは、当該利用停止請求に理由があると認めるときは、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で、当該利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をしなければならない。
(5) 利用停止決定等の期間 「第4－3－(5) 開示決定等の期間」に準じて取り扱うものとする。
(6) 利用停止決定等の期間の延長 「第4－3－(6) 開示決定等の期間の延長」に準じて取り扱うものとする。
(7) 利用停止決定等の期間の特例延長 「第5－3－(7) 訂正決定等の期間の特例延長」に準じて取り扱うものとする。
(8) 内部調整 「第4条－3－(8) 内部調整」に準じて取り扱うものとする。
[第4条]
4 個人情報の利用停止の実施 利用停止は、次の方法によるほか、保有個人情報の提供方法や内容、記録媒体の種類に応じて、適切な方法により行うものとする。
第7 審査請求があった場合の取扱い
行政不服審査法（平成26年法律第68号。以下｢法｣という。）の規定による審査請求があった場合は、法第105条の規定により、宇美町個人情報保護審査会へ諮問するものとする。
第8 苦情処理の事務
1 苦情の受付 実施機関が行う個人情報の取扱いに関する苦情の申出については、文書又は口頭により、相談窓口で受け付けるものとする。
2 苦情の処理
(1) 苦情の処理は、相談窓口と協議の上、所管課等が行うものとする。
(2) 所管課等は、苦情の処理の結果を相談窓口へ報告するものとする。
附 則
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附 則(平成19年9月28日訓令第7号)
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(施行期日)
1 この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行前に発行された郵便為替証書については、なお従前の例により扱うことができる。
附 則(平成23年7月1日訓令第6号)
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この訓令は、平成23年7月1日から施行する。
附 則(平成24年6月18日訓令第8号)
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この訓令は、平成24年7月9日から施行する。
附 則(平成27年7月31日訓令第9号)抄
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(施行期日)
1 この訓令は、平成27年8月1日から施行する。
附 則(平成30年7月5日訓令第8号)
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この訓令は、令達の日から施行する。
附 則(令和元年12月27日訓令第9号)
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この訓令は、令和2年1月1日から施行する。
附 則(令和3年12月28日訓令第20号)
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(施行期日)
1 この訓令は、令和4年1月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現に提出されている改正前の各訓令の規定に基づいて提出されている様式（次項において「旧様式」という。）は、改正後の各訓令の規定による様式とみなす。
3 この訓令の施行の際現にある旧様式については、当分の間、所要事項を調整して使用することができる。
附 則(令和5年4月24日訓令第5号)
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(施行期日)
1 この訓令は、令達の日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現に提出されている改正前の各訓令の規定に基づいて提出されている様式は、改正後の各訓令の規定による様式とみなす。
附 則(令和6年9月26日訓令第9号)
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この訓令は、令達の日から施行する。
別記様式第1号
保有個人情報取扱事務届出書
別記様式第2号
保有個人情報取扱事務廃止届出書
別記様式第3号
保有個人情報利用申請書
別記様式第4号
保有個人情報利用決定通知書
別記様式第5号
保有個人情報提供申請書
別記様式第6号
保有個人情報提供決定通知書
別記様式第7号
保有個人情報（利用・提供）届出書
別記様式第8号
宇美町個人情報相談窓口受付印
別記様式第9号
保有個人情報の[開示・訂正・利用停止]を求められた方へ
別記様式第10号
保有個人情報開示等請求処理簿
別記様式第11号
保有個人情報開示請求取下書