○八頭町町民課と船岡支所又は八東支所間における戸籍事務取扱要綱
| (平成17年3月31日訓令第12号) |
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(趣旨)
第1条 この訓令は、八頭町町民課(以下「町民課」という。)と船岡支所又は八東支所間における戸籍事務を迅速かつ円滑に処理するため、必要な事項を定めるものとする。
(戸籍・除籍簿等の保管及び管理)
第2条 戸籍・除籍簿については、町民課において磁気ディスクをもって調製し、戸籍電算システムのうち八頭町役場にあるサーバーにより管理するものとする。ただし、電子情報処理組織による取扱いに適合しなかったため改製しなかった戸籍簿については、町民課で紙戸籍をもって調製し、保管するものとする。
2 磁気ディスクをもって再製された除籍・改製原戸籍については、八頭町役場にあるサーバーにより管理する。ただし、再製前の除籍簿、改製原戸籍簿は、町民課、船岡支所及び八東支所で保管するものとし、戸籍見出簿及び除籍見出簿についても同様とする。
(帳簿類の保管と廃棄)
第3条 法令等で定められた帳簿等は、町民課、船岡支所及び八東支所で保管する。なお、保存期間を経過した帳簿類の廃棄は、町民課が行うものとする。
(送達簿及び仮受附帳の備付)
第4条 町民課と船岡支所又は八東支所間における戸籍に関する届書及びその他の関係書類(以下、「届書等」という。)の授受を明らかにするため、送達簿(様式第1号)を備えるものとする。
2 船岡支所又は八東支所における届書等の授受を明らかにするため、仮受附帳(様式第2号)を備えるものとする。ただし、受附番号を届書に記載してはならない。
3 前2項の規定による送達簿及び仮受附帳の保存年限は、当該年度の翌年から1年間とする。
(届書等の受附及び送達簿の登載)
第5条 届書等が、町民課に提出された場合の処理については次のとおりとする。
(1) 町民課は、届書等の審査を行い、受理の可否を決定するものとする。
(2) 受理決定後、町民課は速やかに受附帳に登載するとともに、磁気ディスクに記録するものとする。
(3) 町民課は必要に応じ、届書等の謄本(以下、「謄本」という。)を作成し、保管するとともに届書等又は謄本を関係市町村へ送付するものとする。
2 届書等が、船岡支所又は八東支所に提出された場合の処理については次のとおりとする。
(1) 船岡支所又は八東支所は、届書等が形式的要件を満たしているかどうかの確認を行った後、直ちに町民課へ届書等を模写電送により、送信するものとする。
(2) 受信した町民課は、届書等の審査を行い、受理の可否を決定するものとする。
(3) 受理決定後、町民課は船岡支所又は八東支所に受理の可否を電話で連絡する。
(4) 連絡を受けた船岡支所又は八東支所は、届出人等に対し受理の可否を伝えるものとする。なお、届書等に訂正や補正が必要な場合には、届出人等に対し訂正指示を行うとともに、補正を行うものとする。
(5) 受理決定後、船岡支所又は八東支所は仮受附帳及び送達簿に登載するとともに、届書等に受領した年月日時間並びに仮受附帳の番号を記載し、連絡便により送達簿を添えて町民課へ送付するものとする。
(6) 送付を受けた町民課は、受理決定済の届書等の写しと送付を受けた届書等との照合を行った後、速やかに受附帳に登載するとともに磁気ディスクに記録するものとする。
(7) 町民課は必要に応じ謄本を作成し、保管するとともに届書等又は謄本を関係市町村へ送付するものとする。また、送達簿に受領年月日等を記載し、船岡支所又は八東支所へ返送するものとする。
(8) 船岡支所又は八東支所は、町民課から送付された送達簿を所定の場所に保管するものとする。
(時間外・休日における届書の処理)
第6条 船岡支所又は八東支所が、時間外・休日に届書等を受領した場合は、時間外受領簿及び届書等に受領年月日時間等を記入のうえ、翌開庁日の午前中速やかに前条第2項第1号から第5項に規定する処理を行うものとする。
2 送付を受けた町民課は、受理決定済の届書等の写しと送付を受けた届書等との照合を行った後、船岡支所又は八東支所に届書等が提出された日に遡って受附帳に登載し、磁気ディスクに記録するとともに、送達簿に受領年月日等を記載するものとする。
3 町民課は、必要に応じ謄本を作成し、保管するとともに届書等又は謄本を関係市町村へ送付するものとする。また、送達簿は船岡支所又は八東支所へ返送するものとする。
4 船岡支所又は八東支所は、町民課から返送された送達簿を所定の場所に保管するものとする。
(他の市町村から船岡支所又は八東支所に送付された届書等の処理)
第7条 船岡支所又は八東支所に、他の市町村から戸籍の届書等が送付されてきた場合は、転送する届書等を送達簿に登載の上、速やかに連絡便により送達簿を添えて町民課へ転送するものとする。
2 送付を受けた町民課は、届書等の再審査を行い、送付の可否を決定するものとする。送付の可否決定後、町民課は船岡支所又は八東支所に届書等が送付された日に遡って受附帳に登載し、磁気ディスクに記録するとともに、送達簿に受領年月日等を記載するものとする。
3 町民課は、送達簿を船岡支所又は八東支所に返送するものとする。
4 船岡支所又は八東支所は、町民課から返送された送達簿を所定の場所に保管するものとする。
(帳簿の公開)
第8条 戸籍及び除籍の記録事項証明又は除籍の謄本、抄本の交付は町民課及び船岡支所又は八東支所において行うものとする。
2 届書その他受理した書類の証明は、それらの書類を保管する庁で行い、届出若しくは申請の受理又は不受理の証明は、町民課及び船岡支所又は八東支所で行うものとする。
(届出済証明及び埋火葬許可証等の作成・交付)
第9条 出生届に係る母子健康手帳への届出済証明の作成・交付事務は、その届出のあった町民課及び船岡支所又は八東支所で行うものとする。
2 死亡・死産届に係る埋火葬許可証及び因幡霊場利用許可証の作成・交付事務は、届出のあった町民課及び船岡支所又は八東支所で行う。
3 時間外・休日における死亡・死産届に係る埋火葬許可証及び因幡霊場利用許可証は、その届出のあった町民課及び船岡支所又は八東支所で作成し、交付するものとする。
4 死産届が船岡支所又は八東支所に提出された場合の処理は第5条第2項第1号から第5号までの規定を準用し処理を行うものとする。
(人口動態調査票・相続税法第58条通知書の作成)
第10条 人口動態調査票・相続税法(昭和25年法律第73号)第58条通知書は、町民課が磁気ディスクにより作成するものとする。
(届書等・戸籍副本の整理)
第11条 届書等・戸籍副本の整理はすべて町民課が、受附帳に記載した順序に整理し、届書等・戸籍副本を管轄法務局へ送付するものとする。
(不受理申出又は不受理申出取下げの処理)
第12条 町民課が申出を受け付けた場合の処理については次のとおりとする。
(1) 申出書の審査を行い、その可否を決定するものとする。
(2) 可否決定後、町民課は速やかに戸籍届不受理申出書受附帳に登載するとともに、磁気ディスクに登録するものとする。
(3) 取下げの場合についても、申出と同様の処理を行うものとする。
2 船岡支所又は八東支所が申出等を受け付けた場合は、第5条第2項第1号から第5号までの規定を準用し処理を行うものとする。
(戸籍事件表の作成)
第13条 戸籍事件表は、町民課が作成し、管轄法務局へ報告するものとする。
(身上照会・後見・破産・犯歴等の関係事務)
第14条 身上照会・後見・破産・犯歴等の関係事務については、町民課が行うものとする。
2 緊急を要する身上照会等についてのみ、照会等を受けた船岡支所又は八東支所で行うものとする。
3 船岡支所又は八東支所が、身上照会又は後見・破産・犯歴等の関係通知を受領した場合、船岡支所又は八東支所は遅滞なく町民課へ転送するものとする。
(お誕生・おくやみの新聞・町報掲載)
第15条 出生届又は死亡届を受け付けた町民課及び船岡支所又は八東支所は、届出人に必ず新聞・町報掲載の可否を確認し、その旨を届書の余白に表示するものとする。
2 八頭町に住所を有し、かつ掲載を希望する場合及び八頭町が受理した届出に限り、新聞・町報掲載を行うものとする。
(取扱い事務所名の表示)
第16条 他の市町村からの送付分を除き、届書等を受領した場合は、当該届書の欄外に日付、取扱事務所を表示するものとする。
附 則
この訓令は、平成17年3月31日から施行する。
附 則(平成22年4月1日訓令第11号)
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この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附 則(平成29年3月6日訓令第4号)
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この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附 則(令和3年3月26日訓令第7号)
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この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
様式第1号(第4条関係)
送達簿
様式第2号(第4条関係)
仮受附帳