○八頭町立小中学校文書取扱要綱
| (平成19年4月1日教育委員会告示第21号) |
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目次
第1章 総則(第1条－第6条)
第2章 文書の処理(第7条－第12条)
第3章 決裁(第13条・第14条)
第4章 公印(第15条)
第5章 浄書及び発送(第16条－第22条)
第6章 文書の整理・編さん及び保存(第23条－第27条)
第7章 雑則(第28条－第30条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この教育委員会告示は、八頭町立小中学校（以下「学校」という。）の能率的な学校運営のため、文書の取扱い全般について定め、もって文書の正確な処理及び保存を図るとともに、情報公開制度に対応することを目的とする。
(文書の総括)
第2条 校長は、常に学校における文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第3条 校長は、学校の文書事務を円滑に行うため、文書取扱主任を置き、学校職員をもって充てる。
2 校長は、文書取扱主任を補佐するため、文書取扱補助員を置くことができる。
(文書取扱主任の職務)
第4条 文書取扱主任の職務は、次に掲げるところによる。
(1) 文書及び物品の収受、配付及び発送に関すること。
(2) 文書の処理経過の管理に関すること。
(3) 文書の整理、保管、引継、保存及び廃棄に関すること。
(4) 法令等の整備に関すること。
(5) 文書事務の実務指導及び改善に関すること。
(6) その他文書の取扱いに関し必要なこと。
(簿冊等の種類)
第5条 文書の処理のために備え付ける簿冊、帳票及び印は次のとおりとする。
(1) 簿冊
ア 文書受発件名簿（様式第１号）
イ 特別指定文書受件名簿（様式第２号）
ウ 郵券受払簿（様式第３号）
(2) 帳票
ア 簿冊目録（様式第４号）
イ 起案用紙（様式第５号）
ウ 保存ラベル（様式第６号）
(3) 印
ア 受付印（様式第７号）
イ 供覧印（様式第８号）
ウ 簡易決裁印（様式第９号）
(文書の処理年度)
第6条 文書の処理に関する年度は、別に定めるもののほか、4月1日から翌年3月31日までとする。
第2章 文書の処理
(文書の受付)
第7条 文書取扱主任は、次により到着文書を速やかに処理しなければならない。
(1) 普通文書は、すべて開封し、余白に受付印及び供覧印を押し、文書受発件名簿（様式第１号）に必要事項を記載し、校長の閲覧に供する。ただし、軽易な文書、刊行物及び広告等は、文書受発件名簿の記載を省略することができる。
(2) 会議その他により、文書取扱主任を経ずに直接収受した文書のうち、学校運営上必要な文書は、直ちに文書取扱主任に回付しなければならない。
(3) 親展、書留、金券及び有価証券等の表示のある文書は、開封せず、その封筒表面に受付印を押し、特別指定文書受件名簿（様式第２号）に必要事項を記載し、宛名者に配布し受領印を徴する。
(親展文書の取扱)
第8条 親展文書を受領した者は、その文書が公文書であったときは、文書取扱主任に返付しなければならない。
(配付)
第9条 受付及び供覧の終了した文書は、速やかに校務分掌に定める職員（以下「担当者」という。）に配付する。
(処理)
第10条 担当者は、文書を正確かつ迅速に処理し、完結後、速やかに文書綴に綴らなければならない。
(起案)
第11条 文書（回答、発文書、校内の諸行事及び教育指導計画に係る文書等）は、すべて起案し、校長の決裁を受けるものとする。
2 起案は、起案用紙（様式第５号）を用いる。ただし、簡易なものについては、簡易決済印（様式第９号）を用いることができる。
(合議)
第12条 他に関係ある事項は、合議しなければならない。
2 合議は、関係職員の閲覧及び学校内部会議により行う。
第3章 決裁
(決裁の取扱)
第13条 起案文書で、緊急に決裁を要するもの又はその内容が重要かつ複雑で説明を要するものの場合は、担当者自ら文書を携行の上説明し、決裁を受けなければならない。
(代決)
第14条 校長不在のとき、緊急を要する文書で、特に重要かつ異例に属さないものについては、教頭が処理することができる。ただし、処理した文書は代決者（教頭）において「後閲」と記入し、担当職員の責任において速やかに校長の後閲に供しなければならない。
第4章 公印
(公印及び契印)
第15条 発送文書には、公印を押し、契印で決裁文書と割印しなければならない。ただし、軽易な文書は、押印を省略することができる。
第5章 浄書及び発送
(浄書及び印刷)
第16条 発送文書は、担当者において浄書及び印刷するものとする。
(発信者)
第17条 文書の発信者名は、学校長の職氏名とする。ただし、軽易なものについては、学校名又は担当者の職氏名とすることができる。
(登録)
第18条 受付文書に基づいて作成されない発送文書は、文書受発件名簿（様式第１号）に登録しなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りではない。
(文書の記号及び番号)
第19条 文書の発信記号は、自動に係るものに「発」の字、他動に係るものに「受」の字を冠し、学校名の略名及び文書受発件名簿（様式第１号）の番号をつけなければならない。ただし、同一事件に属する往復文書は、完結するまで同一番号を用いなければならない。
(発送文書の日付)
第20条 発送文書の日付は、発送の日を記入する。ただし、別に定めがあるものについては、この限りではない。
(発送)
第21条 文書の発送は、郵送、使送又はその他の方法により、速やかに行わならければならない。
2 郵送する場合は、郵券受払簿（様式第３号）に必要事項の記載を行うものとする。
3 軽易な文書又は校長が認めるものについては、校務支援システム又はファクシミリ等の電子的方法により発送することができる。
(発送後の処理)
第22条 文書を発送したときは、決裁文書（起案用紙（様式第５号））に施行年月日を記入する。
2 回答文書は、文書受発件名簿（様式第１号）に報告期日を記入する。
第6章 文書の整理・編さん及び保存
(文書整理の原則)
第23条 文書は、常に整理し、主要なものはいつでも取出しできるよう所定の位置に保管しなければならない。
2 未処理文書は、一定の場所に整理保管し、常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。
3 完結文書は、処理経過、保存期間及び認印等によって、その完否を確認したうえで整理しておかなければならない。
(文書の編さん)
第24条 完結した文書は、別に定める学校文書分類基準表（以下「分類基準表」という。）の定めるところにより、簿冊目録（様式第４号）に記載し、原則として年度ごとに編さん整理する。
2 各簿冊には、背表紙又は表紙に保存ラベル（様式第６号）を付する。ただし、１年保存文書は、保存ラベルを省略することができる。
(保存期間)
第25条 文書の保存期間は、分類基準表の定めるところにより、文書処理完結の翌年度から起算する。ただし、時効に関係ある文書は、上記にかかわらず、その時効期間経過後もなお、１年間保存しなければならない。
(文書の保存)
第26条 文書は、書庫又は書棚に収蔵し、常に厳重に保管し、かつ非常事態に際し特に持ち出しを要するものは、書庫又は書棚の前面に「非常持出」の表示をし、保存するものとする。
(保存文書の廃棄)
第27条 保存期間の経過した保存文書は、校長の決裁を得て廃棄する。ただし、保存期間経過後も校長が必要と認めたときは、延長することができる。
2 廃棄文書は、不用品としての処置を講じなければならない。
第7章 雑則
(文書公開)
第28条 学校管理文書の開示は、分類基準表の例に習うとともに、個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号）によるものとする。
(口頭または電話受付)
第29条 口頭又は電話等による重要な業務連絡及び通知を受けたときは、必ず所要事項を伝達伝票等に記載し、担当者に回付しなければならない。
(その他必要な事項)
第30条 この教育委員会告示に定めるもののほか、事務処理に関し必要な事項は、校長が別に定める。
附 則
この教育委員会告示は、平成１9年4月１日から施行する。
附 則(平成27年3月27日教育委員会告示第8号)
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この教育委員会告示は、平成27年4月１日から施行する。
附 則(平成29年3月29日教育委員会告示第7号)
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この要綱は、平成29年4月1日から施行する。
附 則(令和元年7月24日教育委員会告示第10号)
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この教育委員会告示は、公布の日から施行し、令和元年5月1日から適用する。
附 則(令和4年1月26日教育委員会告示第3号)
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この教育委員会告示は、公布の日から施行する。
附 則(令和5年5月23日教育委員会告示第15号)
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この教育委員会告示は、公布の日から施行する。
様式第1号(第５条関係)
文書受発件名簿
様式第２号(第５条関係)
特別指定文書受件名簿
様式第３号(第５条関係)
郵券受払簿
様式第４号(第５条関係)
簿冊目録
様式第５号(第５条関係)
起案用紙
様式第６号(第５条関係)
保存ラベル
様式第７号(第５条関係)
受付印
様式第８号(第５条関係)
供覧印
様式第９号(第５条関係)
簡易決裁印