○富岡町議会情報公開事務取扱要綱
| (平成14年9月26日議会要綱第1号) |
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目次
第1章 総則(第1条－第3条)
第2章 公文書公開の開示
第1節 公文書公開示請求の受付(第4条－第10条)
第2節 公文書開示の可否の決定(第11条－第17条)
第3節 第三者情報の取扱い(第18条－第22条)
第4節 公文書開示の実施(第23条－第29条)
第3章 審査請求(第30条－第35条)
第4章 雑則
第1節 費用の徴収(第36条)
第2節 公文書検索資料の作成(第37条)
第3節 情報の提供(第38条)
第4節 公文書開示等実施状況の公表(第39条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この要綱は、富岡町議会情報公開条例(平成14年富岡町条例第21号。以下「条例」という。)に基づく議会情報公開制度に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(担当係)
第2条 議会情報公開制度の円滑な運営を図るため、議会事務局(以下「事務局」という。)を担当係とする。
(事務局の行なう事務)
第3条 事務局は、次の各号に掲げる事務を行なうものとする。
(1) 議会情報公開制度についての案内及び相談に関すること。
(2) 議会情報公開制度についての連絡調整に関すること。
(3) 公文書開示請求書(以下「請求書」という。)の受け付けに関すること。
(4) 公文書開示請求(以下「請求」という。)のあった公文書の検索に関すること。
(5) 第三者への意見聴取に関すること。
(6) 請求に係る公文書の開示(部分開示を含む。以下同じ。)及び非開示の決定に関すること。
(7) 公文書の開示の実施に関すること。
(8) 公文書の閲覧及び写しの交付に係る費用の徴収に関すること。
(9) 審査請求の受け付けに関すること。
(10) 審査請求に対する裁決に関すること。
(11) 文書目録の作成に関すること。
(12) 議会情報公開制度の実施状況の公表に関すること。
(13) その他情報公開制度に関すること。
第2章 公文書公開の開示
第1節 公文書公開示請求の受付
(請求権者)
第4条
条例第5条各号に掲げる請求権者は、次の各号に掲げるとおりとする。
[条例第5条各号]
(1)
条例第5条第1号に規定する「町内に住所を有する者」とは、町内に住民基本台帳法上の住所を有する個人をいう。
[条例第5条第1号]
(2)
条例第5条第2号に規定する「町内に事務所又は事業所を有する個人及び法人その他の団体」とは、町内に本店、支店、出張所、営業所、事務所又は事業所を有する個人及び法人をいい、「その他の団体」とは、商店会、PTA等であって、法人格はないが団体の規約及び一定の組織を有し、代表者が定められているものをいう。
[条例第5条第2号]
(3)
条例第5条第3号に規定する「町内に存する事務所又は事業所に勤務する者」とは、条例第5条第2号に規定する「町内に事務所又は事業所を有する個人及び法人その他の団体」に勤務している個人をいう。
(4)
条例第5条第4号に規定する「町内に存する学校に在学する者」とは、町内に存する学校(小学校、中学校、高等学校等)等において教育を受けている個人をいう。
[条例第5条第4号]
(請求書の受付等)
第5条 請求書の受け付けは、事務局において行なうものとする。
2 電話及び口頭による請求は、条例第8条の規定により請求書の提出を要件としているので認めないものとする。
[条例第8条]
3 郵便又はファックスによる請求は、請求書の記載事項に不備がない限り、これを受け付けすることができるものとする。
4 前項において記載事項に不備があるときは、請求者にその内容を指示し、当該請求書を返送するものとする。ただし、記載事項の不備が軽微なものについては、請求者に確認し、了解を得た上で当該請求書に朱書きによりこれを補正し、又は訂正し受け付けるものとする。
5 視力障害等で文書による請求が困難な者については、口頭による請求を受け付けるものとする。この場合において、受付担当者は、口述筆記をして請求者の確認を得るものとする。
6 代理人による請求の場合は、当該代理人の住所、氏名及び電話番号を併記された請求権者からの委任状の添付されたものを受け付けるものとする。
7 未成年者による請求の場合は、情報公開制度の意味や請求行為などの行政手続について単独で理解できること並びに公文書の写しなどに要する費用の認識と負担能力があること等の要件を有している者として、高校生以上の場合は、単独での請求を認めるものとし、中学生以下の場合は、法定代理人の同意書を求めるものとする。
第6条 請求書の受け付けは、次の各号に掲げる事項について確認をした後に行うものとする。
(1)
条例第5条の公文書の開示を請求することができるものであることの確認
[条例第5条]
(2) 公文書の特定
(3)
条例第2条第1項の公文書に該当し、条例第22条の公文書に該当しないものであることの確認
(4)
第8条に規定する事項の確認
[第8条]
(請求書各欄の記載事項の確認)
第7条 請求書の受け付けに当たっては、次の各号に掲げる事項について、請求書の記載漏れ、書き誤り、不明確な箇所等の有無について点検し、不備があれば請求者に補正を求めるものとする。
(1) 「住所」欄は、個人にあっては住所が、法人その他の団体にあっては事務所の所在地が記載されていること。
(2) 「氏名又は名称」欄は、個人にあっては氏名が、法人その他の団体にあっては名称及び代表者の氏名が記載されていること。
(3) 「電話番号」欄は、請求者に確実な連絡に資するため記載されていること。
(4) 「請求する公文書の件名又は内容」欄は、件名又は知りたいと思う事項の内容について、事務局が公文書を特定できる程度に具体的に記載されていること。
(5) 「請求の目的」欄は、任意的記載事項であるが、請求者に対し、制度の利用状況等の統計資料及び公文書を特定するための補足資料として利用するためのものであることを説明し、できるだけ記入を求めること。
(6) 「請求者の区分」欄は、該当欄に「○」印を記載してあること。
(7) 「町内の事務所、事業所又は学校及び所在地」欄は、正確に記載してあること。
(請求書を受け付けた場合の説明等)
第8条 請求書を受け付けた場合は、当該請求書に収受印を押し、次の各号に掲げる事項について請求権者に説明するものとする。
(1) 当該請求に係る議会情報開示の可否の決定は、受け付けの日から起算して15日以内に行なうこと。ただし、やむを得ない理由があるときは、公文書開示決定期間延長通知書(規則様式第5号)により請求者に通知すること。
(2) 公文書開示の可否を決定したときは、公文書開示決定通知書(規則様式第2号)、公文書部分開示決定通知書(規則様式第3号)及び公文書非開示決定通知書(規則様式第4号)(以下「可否決定通知書」という。)により通知すること。
(3) 公文書の写しの交付に係る費用は、請求者の負担とし、郵送を希望する場合は、郵送に要する費用も併せて負担すること。
(決定期間の起算日等)
第9条 決定期間の起算日は、事務局で請求書を受け付けた日をもって、条例第9条第1項の規定による請求書を受理した日として取扱うものとする。
[条例第9条第1項]
2 決定期間の満了日が、国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に規定する休日、日曜日又は土曜日に当たるときは、その日の翌日をもって満了日とする。
(公文書不存在の場合の取扱い)
第10条 事務局で受け付け後に請求に係る公文書の不存在が明らかになった場合には、請求者に対し公文書不存在通知書(規則様式第6号)により通知するものとする。
第2節 公文書開示の可否の決定
(公文書開示の可否決定事務等)
第11条 請求の公文書開示の可否の決定に係る事務は、事務局が行なうものとする。ただし、必要に応じて町の機関と協議することができるものとする。
2 請求の公文書開示の可否の決定の起案に当たっては、決裁文書に次の各号に掲げる書類を添付するものとする。
(1) 請求書
(2) 公文書開示の可否決定通知書の案
(3) 第三者情報に関して意見聴取した場合は、その意見回答書
(4) 請求のあった公文書の写し
(5) その他必要な資料
(公文書開示の可否決定)
第12条 公文書開示の可否の決定の決裁は、議会事務局長の決裁とする。ただし、特に重要な事項については、富岡町議会議長(以下「議長」という。)の決裁とする。
2 事務局は、公文書開示の可否の決定を行なうときは、当該決定について、審査請求及び訴訟の提起等も含めて慎重かつ十分な検討を行い、その決定に関する理由を明確にしておかなければならない。
(公文書開示の可否決定通知書の作成要領)
第13条 公文書開示の可否決定通知書の作成要領は、次の各号に掲げるところによる。
(1) 「公文書の件名」欄は、請求者が請求書に記載した内容をそのまま又は請求者が請求した内容であることが分かる程度に記載する。
(2) 「公文書の開示の日時」及び「公文書の開示の場所」欄は、決裁が終了した後、開示する日時等について電話等で請求者の希望を確認の上、事務局の事務執行上の都合を考慮して決定し記載する。
(3) 「公文書の開示しない部分」欄は、その部分を特定し、「上記の部分を開示しない理由」欄及び「開示しない理由」欄は、開示することができない根拠条項及び開示することができない理由を具体的に記載する。
(決定期間の延長)
第14条
条例第9条第4項に規定する「やむを得ない」理由とは、次の各号のいずれかに該当する場合とする。
[条例第9条第4項]
(1) 天災等の発生、突発的な業務量の増大等があるとき。
(2) 請求のあった公文書に本町以外のものに関する情報が記録されており、本町以外のものの意見の照会をする必要があるとき。
(3) 一度に多くの種類の請求があり、短期間の検索が困難であるとき又は請求のあった公文書の内容が複雑若しくは適用除外事項との区分けに膨大な事務量を要するとき。
(4) 年末年始又は祝日等が重なり執務ができないとき、又はその他合理的な理由により期間内に公文書の開示の可否の決定をすることが困難であるとき。
(決定期間の延長手続)
第15条 事務局は、公文書の開示の可否決定の期間を延長する場合は、公文書開示決定期間延長通知書(規則様式第5号)により請求者に通知するものとする。
(決定期間延長通知書の記載要領)
第16条 公文書決定期間延長通知書の記載要領は、次の各号に掲げるところによる。
(1) 「公文書の件名」欄は、請求者が請求書に記載した内容をそのまま又は請求者が請求した内容であることが分かる程度に記載する。
(2) 「延長後の決定期限」欄は、いつ決定できるかを記載する。
(3) 「延長の理由」欄は、やむを得ない理由をできるだけ具体的に記載する。
(公文書開示の可否決定通知書の送付)
第17条 請求に対する公文書の開示の可否を決定したときは、速やかに公文書の開示の可否決定通知書を請求者に送付するものとする。
第3節 第三者情報の取扱い
(意見聴取の実施)
第18条 事務局は、第三者に関する情報が記載されている公文書の請求があった場合、当該公文書の開示の可否の決定を行なう上において、当該第三者の意見を聴く必要があると認めるときは、その意見を聴取するものとする。ただし、当該第三者に関する情報が、条例第6条各号のいずれかに該当することが客観的に明らかであるときは、意見を聴取しないものとする。
[条例第6条各号]
(意見聴取事項)
第19条 意見聴取事項は、次の各号に掲げるものとする。
(1) 個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)にあっては、プライバシー侵害の有無及びその理由
(2) 法人等に関する情報にあっては、不利益を与えるか否か及びその理由
(3) 国等に関する情報にあっては、国等への影響及び町との協力関係への影響の有無及びその理由
(4) その他必要と認められる事項
(意見の聴取の方法)
第20条 意見聴取は、第三者関係公文書開示意見照会書(規則様式第7号。(以下「意見照会書」という。))により行なうものとする。この場合において、回答は、1週間以内に行なうよう協力を求めるものとする。
2 意見照会書に対する第三者からの回答は、第三者関係公文書開示意見回答書(規則様式第8号)によるものとする。ただし、緊急を要する場合は、口頭によることができるものとする。
3 意見聴取の対象が同種又は大量である場合は、その代表的なものを抽出して意見聴取を行なうことができる。
(口頭による意見聴取の記録)
第21条 前条第2項ただし書きの規定により意見聴取を行なった場合は、次の各号に掲げる事項を記録するものとする。
(1) 意見聴取の年月日
(2) 意見聴取の相手方の氏名
(3) 意見聴取の内容と結果
(4) その他必要と認めた事項
(公文書開示の可否決定)
第22条 事務局は、第20条の規定により意見聴取を行なったときは、当該意見を参考にして、公文書の開示の可否を決定するものとする。
[第20条]
2 前項の規定により、公文書の開示の可否を決定したときは、第三者関係公文書開示等決定通知書(規則様式第9号)により第三者に通知するものとする。
第4節 公文書開示の実施
(公文書の閲覧)
第23条 公文書の閲覧は、原本を指定する場所で閲覧に供することにより行なうものとする。
2 前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合は、その写しにより行なうものとする。
(1) 常用の台帳、帳簿等を閲覧に供することにより、日常の業務に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(2) 原本が汚損又は破損するおそれがあるとき。
(3)
条例第7条の規定により部分開示するとき。
[条例第7条]
(4) その他相当の理由があると認められるとき。
(公文書の閲覧の中止等)
第24条 事務局は、公文書の原本の閲覧者が当該原本を汚損し、又は破損することのないよう注意を払い、閲覧者が当該原本を汚損し、若しくは破損し、又はそのおそれがあると認められるときは、公文書の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。
(公文書の写しの交付の方法)
第25条 公文書の写しの交付は、原則として複写機により作成して行なうものとする。
2 写しの交付部数は、請求のあった公文書1件につき、1部とする。
(公文書の部分開示の方法)
第26条 公文書の非開示部分と開示部分が別の用紙に記載されているときは、非開示部分を取り外して残りを開示する。簿冊の方法等により取り外すことができないときは、開示部分を複写したものを開示するものとする。
2 非開示部分と開示部分が同一ページ又は用紙の両面に記載されているときは、非開示部分を覆って複写したもの又は該当するページのすべてを複写し、非開示部分を黒フェルトペン等で消した上で、更にそれを複写したものを開示する。
(事務局職員の立会い)
第27条 公文書の開示を実施するときは、事務局職員が立会い、請求者の求めに応じて必要な説明を行なうものとする。
(公文書開示決定通知書の提示)
第28条 公文書の開示の実施に当たっては、請求者に公文書開示決定通知書(部分開示決定通知書を含む。)の提示を求めるものとする。
(指定日時以外の開示)
第29条 請求者が指定の日時に来庁しなかった場合は、請求者から理由を聞き、相当の理由があると認められるときは、別の日時に開示するものとする。
第3章 審査請求
(審査請求書の受付)
第30条 事務局は、行政不服審査法（平成26年法律第68号）第2条の規定に基づく審査請求書(別記様式第1号)を次の各号に掲げる事項について確認し、受け付けするものとする。
(1) 審査請求人の住所、氏名及び年齢(法人等の場合は名称、代表者及び所在地)
(2) 審査請求人の押印
(3) 審査請求に係る処分
(4) 審査請求に係る処分があったことを知った日
(5) 審査請求の趣旨
(6) 審査請求の理由
(7) 処分庁の教示の有無及びその内容
(8) 審査請求の年月日
2 審査請求は、行政不服審査法第19条の規定により書面によることを要し、口頭による審査請求は認めない。
(審査請求書の審査及び受理)
第31条 事務局は、審査請求書の送付を受けたときは、速やかに次の各号に掲げる事項について審査し、当該審査請求書が適法であることを確認したときは、受理するものとする。
(1) 前条第1項各号に掲げる事項
(2) 審査請求期間
(3) 審査請求人適格の有無
(審査請求書の補正)
第32条 事務局は、審査請求書の記載事項に不備がある場合において、補正することができるものであるときは、審査請求人に対して期間を定めて、審査請求補正命令書(別記様式2号)により補正を命じるものとする。
2 補正を命じられた審査請求人が補正をするときは、異議申立書補正書(別記様式第3号)によらなければならない。
(審査請求の却下の裁決)
第33条 事務局は、審査請求が次の各号に掲げるいずれかに該当する場合は、当該審査請求について却下の裁決を行なうものとする。
(1) 審査請求をすることができない事項について審査請求がされたとき。
(2) 審査請求資格のない者が審査請求をしたとき。
(3) 審査請求期間後に審査請求がされたとき。
(4) 補正命令に応じなかったとき。
(5) 補正命令に定める補正の期間を経過したとき。
2 事務局は、前項の却下の裁決をしたときは、審査請求却下裁決書(別記様式第4号)を審査請求人に送達するものとする。
(富岡町議会情報公開審査会の開催)
第34条 議長は、諮問書(別記様式第5号)と次の各号に掲げる事項を添えて、富岡町議会情報公開審議会(以下「審議会」という。)の開催を審議会会長に依頼するものとする。
(1)
審査請求書の写し
(2) 請求書
(3) 決定通知書
(4) 前3号に掲げるもののほか、審査請求に対する委員会の審議に必要と認める書類
2 事務局は、前項の規定に基づき、速やかに審議会を開催するものとする。
3 事務局は、諮問に係る事項について委員会から意見若しくは説明又は資料の提出を求められたときは、これに応じなければならない。
(審査請求に対する裁決)
第35条 事務局は、審査会から答申書を受けたときは、その答申の趣旨を尊重して審査請求に対する裁決を行い、審査請求裁決書(別記様式第6号)により、審査請求人に通知しなければならない。
2 事務局は、審査請求に対する裁決により、原処分を取り消して当該公文書の全部又は一部を開示することとなったときは、次の各号に掲げる事項の処理を行わなければならない。
(1) 公文書開示の日時等の協議及び調整
(2) 第三者に関する情報を全部又は一部を開示することとなった場合は、その旨の当該第三者への通知
第4章 雑則
第1節 費用の徴収
(費用の徴収方法等)
第36条 公文書の写しの作成に要する費用の徴収は、当該公文書を管理する事務局が徴収する。
2 事務局は、公文書の写しの作成に要する費用の納付を受けたときは、富岡町財務規則(昭和57年富岡町規則第15号)の規定により処理しなければならない。
3 公文書の写しの交付を郵送により希望する請求者(以下「郵送希望請求者」という。)には、納入通知書により納付させるものとする。この場合、公文書開示決定通知書(公文書部分開示決定通知書を含む。)に当該納入通知書を添付して郵送希望請求者に送付するものとする。
4 郵送希望請求者は、前項により送付を受けた納入通知書により、富岡町指定金融機関等に納付し、当該納入通知書の領収書又はその写し(以下「領収書等」という。)を事務局に返送しなければならない。
5 事務局は、送付を受けた領収書等を確認し、適当であると認めたときは、速やかに当該公文書の写しを郵送希望請求者に送付しなければならない。その際、送付を受けた領収書等を合わせて返送しなければならない。
6 公文書の写しの交付に要する費用は、次に掲げる一般会計の歳入科目で処理するものとする。
(款)諸収入 (項)雑入 (目)雑入 (節)雑入
第2節 公文書検索資料の作成
(公文書目録の作成)
第37条 事務局は、公文書目録(別記様式第7号)を作成し、年度毎に更新するものとする。
2 事務局は、公文書目録の写しを公文書の開示の用に供する資料として備え置くものとする。
第3節 情報の提供
(情報の提供)
第38条 事務局は、情報の提供ができるものについては、情報公開の手続きによらないで情報の提供で対応するものとする。
第4節 公文書開示等実施状況の公表
(公文書開示等実施状況の公表)
第39条 公文書開示等実施状況の公表事項は、次の各号に掲げるものとする。
(1) 公文書開示請求件数
(2) 公文書開示決定の状況
(3) 審査請求の状況
(4) その他必要な事項
2 事務局は、毎年、年度始めに前年度の公文書開示等実施状況を公表するものとする。
3 公表は、町役場掲示場に掲示して行なうものとする。
附 則
この要綱は、平成14年10月1日から施行する。
附 則(平成28年3月25日議会要綱第1号)
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この要綱は、平成28年4月1日から施行する。
別記様式第1号(第30条第1項関係)
審査請求書
別記様式第2号(第32条第1項関係)
審査請求補正命令書
別記様式第3号(第32条第2項関係)
審査請求書補正書
別記様式第4号(第33条第2項関係)
審査請求却下裁決書
別記様式第5号(第34条第1項関係)
諮問書
別記様式第6号(第35条第1項関係)
審査請求裁決書
別記様式第7号(第37条第1項関係)
公文書目録