○宇美町文書管理規程
(平成13年10月26日訓令第5号)
改正
平成15年6月30日訓令第5号
平成19年9月28日訓令第7号
平成22年7月1日訓令第7号
平成23年7月1日訓令第6号
平成27年7月31日訓令第9号
平成30年12月7日訓令第12号
令和元年12月27日訓令第7号
令和2年4月1日訓令第6号
令和5年6月30日訓令第7号
目次

第1章　総則(第1条－第8条)
第2章　文書の受領、配布及び収受(第9条－第15条)
第3章　文書の作成(第16条－第25条)
第4章　文書の回議及び回覧(第26条－第30条)
第5章　文書の施行(第31条－第36条)
第6章　文書の整理及び保管(第37条－第42条)
第7章　文書の保存、利用及び廃棄(第43条－第52条)
第8章　補則(第53条・第54条)
附則

第1章　総則
(目的)
第1条　この規程は、法令その他別に定めがあるもののほか、本町における文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。
(文書事務の原則)
第2条　事務の処理は、文書をもって行うことを原則とする。
2　文書の処理は、正確かつ迅速に行い、常にその処理経過を明らかにしておかなければならない。
3　電磁的記録(電子的方式、磁気的方式、その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をもって事務の処理を行う場合、その取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
(総務課長の職務)
第3条　総務課長は、本町における文書事務を総括する。
2　総務課長は、課（宇美町議会事務局設置条例（昭和39年宇美町条例第８号）第１条に規定する事務局を含む。以下同じ。）の文書事務の実態を調査し、又は課の長（以下「課長」という。）に対し、当該課の文書管理について報告を求めることができる。
[宇美町議会事務局設置条例（昭和39年宇美町条例第８号）第１条]
3　総務課長は、課長に対し、文書事務に関し必要な措置を求めることができる。
(総務法制係長の職務)
第4条　総務法制係長は、総務課長を補佐し、本町における文書事務の適正な管理運営に努めなければならない。
(課長の職務)
第5条　課長は、課の文書管理責任者として当該課における文書事務が円滑かつ適正に処理されるように職員を指導監督しなければならない。
(文書主任及び文書担当者の設置)
第6条　課に文書主任及び文書担当者それぞれ1人を置く。ただし、課長が文書担当者を置く必要がないと認めるときは、この限りでない。
2　前項ただし書の規定により文書担当者を置かない場合における文書担当者の職務は、文書主任が行う。
3　文書主任は、課長補佐又は係長のいずれかの職にある者のうちから課長が指名する。
4　文書担当者は、課の事務に精通している職員のうちから課長が指名する。この場合において、課長が必要があると認めるときは、文書担当者の補助員を置くことができる。
5　課長は、文書主任及び文書担当者を指名し、又は異動等により新たに指名したときは、総務課長に対し、速やかに、その職及び氏名を書面により通知しなければならない。
(文書主任及び文書担当者の職務)
第7条　文書主任は、上司の命を受け、当該課における次の各号に掲げる事務を行う。
(1)　文書の処理の促進に関すること。
(2)　文書の審査(条例、規則及び行政内規の制定及び改廃に係る審査を含む。)に関すること。
(3)　文書事務の指導及び改善に関すること。
(4)　ファイリングシステムの推進に関すること。
(5)　その他文書事務に関し必要なこと。
2　文書担当者は、文書主任の指導を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。
(1)　文書の受領、収受及び発送に関すること。
(2)　文書の整理、保管、保存、利用及び廃棄に関すること。
(3)　文書の管理に必要な帳票の記載等に関すること。
(4)　ファイリングシステムの維持管理に関すること。
(5)　文書の処理の指導及び改善に関すること。
(6)　その他文書の処理に関し必要なこと。
(文書主任会議)
第8条　総務課長は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書主任会議又は文書主任及び文書担当者の合同会議を招集することができる。
第2章　文書の受領、配布及び収受
(文書の受領)
第9条　役場(宇美町役場の位置を定める条例(昭和44年宇美町条例第1号)第1条に規定する宇美町役場をいう。以下同じ。)に到達した文書は、総務課の職員が受領するものとする。ただし、主管課(当該文書に係る事務を所掌する課をいう。以下同じ。)に直接到達した文書は、当該主管課の文書担当者が受領するものとする。
[宇美町役場の位置を定める条例(昭和44年宇美町条例第1号)第1条]
2　郵便料金の未払又は不足の郵便物は、役場に到達した郵便物については総務課長が、主管課に直接到達した郵便物については当該主管課の長(以下「主管課長」という。)が、公務に関するものと認めるものに限り、未納又は不足の料金を支払って受領することができる。
(文書の配布)
第10条　総務課の職員は、受領した文書を次の各号に定めるところにより処理し、当該文書を配布しなければならない。
(1)　当該文書は、開封しないで主管課別にひとまとめにし配布すること。ただし、開封を必要とするものについては、開封のうえその封筒を添付し配布すること。
(2)　複数の課に関係のある文書は、その関係の最も深い課に配布すること。この場合において、配布すべき課が明らかでない文書については、総務課長の指示を受け配布すること。
(3)　親展若しくは秘密又はこれらに類する表示のある文書(以下「親展文書」という。)は、開封しないで封筒に受領印を押し、親展文書収配簿(様式第1号)に所要事項を記載のうえ主管課又は名あて人に配布すること。
(4)　電報による文書、書留扱い(配達証明、内容証明、特別送達等の取扱いを含む。)の文書及び文書のうち、現金、有価証券等が添付されている文書は、その余白又は封筒に受領印を押し、特殊文書収配簿(様式第2号)に所要事項を記載のうえ主管課に配布し、受領印を徴すること。この場合において、訴訟、不服申立てその他到達の日時が行為の効力又は権利の得喪若しくは変更にかかわると認められる文書については、当該到達した日時をその余白又は封筒に記載すること。
2　課長は、職員をして毎日2回以上総務課から文書の配布を受けさせなければならない。
(文書の収受)
第11条　文書担当者は、第9条第1項ただし書の規定により受領した文書、前条第1項の規定により配布を受けた文書又は会議等で直接配布された文書に収受印を押し、文書収発件名簿(様式第3号)に所要事項を登録のうえ当該文書に係る事務を所掌する係長(係長を置かない課にあっては、当該文書に係る事務を担当する者(以下「事務担当者」という。)の直接の監督者。以下同じ。)に配布しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものについては、文書収発件名簿への登録を省略することができる。
[第9条第1項]
(1)　ポスター、官報、県公報、新聞、雑誌、冊子その他これらに類するもの
(2)　請求書、領収書、見積書、納品書その他これらに類するもの
(3)　案内状、招待状、お知らせ等で軽易なもの
(4)　課相互間の連絡文書(以下「対内文書」という。)その他これに類するもの
(5)　その他その内容が軽易なもの
2　課長は、文書収発件名簿以外の帳簿により文書の処理の経過を明らかにすることが業務の性質上適当と認めるときは、総務課長の承認を得て、文書収発件名簿に代えて別の帳票(以下「補助簿」という。)を使用することができる。
3　前2項の規定は、ファクシミリにより受信した文書で課において管理するもの及び電話又は口頭により照会、依頼等があった場合で軽易なものを除き電話(口頭)受付簿(様式第4号)を用いて処理するものに準用する。
(収受手続未了の文書の回付)
第12条　職員は、収受の手続が完了していない文書を受け取ったときは、直ちに当該文書を文書担当者に回付しなければならない。
(事務担当者への交付)
第13条　係長は、第11条第1項の規定により配付を受けた文書を点検し、事務担当者に対し、必要に応じ指示を与え、交付しなければならない。
[第11条第1項]
(重要な文書の事前回覧)
第14条　前条の規定にかかわらず、係長は、重要な文書については、あらかじめ課長に回覧し、必要な指示を受けなければならない。
2　前項の場合において、課長は、必要に応じ、上司に報告し、その処理方針について指示を受けなければならない。
(配布文書の転送又は返付)
第15条　文書担当者は、当該課において受領し、又は配布を受けた文書のうちに当該課の所掌に属さない文書があるときは、次の各号に定めるところにより転送又は返付しなければならない。
(1)　主管課が明らかな文書は、直ちに当該主管課に転送すること。
(2)　総務課において特殊文書収配簿に登載される文書又は主管課が明らかでない文書は、直ちに総務課に返付すること。
第3章　文書の作成
(起案)
第16条　事務担当者は、起案による処理を必要とする事案があるときは、起案用紙(様式第5号)によりその処分案を起案し、当該起案用紙に自ら記名押印しなければならない。
2　前項の規定にかかわらず、軽易な事案については文書の余白に朱書又は付せんで、定例的な事案であって処分の理由を記載する必要のないものについては帳票で起案することができる。この場合において、別に定めがあるものを除くほか、当該文書若しくは当該付せん又は当該帳票の余白に決裁押印欄を設けるものとする。
(特殊取扱いの表示)
第17条　前条の規定により起案した文書(以下「起案文書」という。)であって、次の各号に掲げるものは、起案文書にその旨を表示しなければならない。
(1)　町広報に掲載を必要とするもの
(2)　公印又は契印を省略しようとするもの
(3)　特殊取扱郵便として発送するもの
(4)　特定の職員以外の者に秘密にしなければならないもの(以下「秘密文書」という。)
(5)　その他課長が特に必要と認めるもの
2　重要な事案に関する起案文書については黄色の付せんを、急施を要する起案文書については赤色の付せんを他の文書と容易に見分けられるようにちょう付するものとする。
(回覧)
第18条　起案による処理を必要としない文書で回覧を要するもの(以下「回覧文書」という。)は、当該文書に回覧押印欄を設け、又は起案用紙を用いて回覧するものとする。この場合において、前条の規定は、回覧文書の特殊取扱いについて準用する。
(文書の発議等)
第19条　収受文書に基づかないで起案し、又は回覧する場合には、事務担当者は、文書担当者から文書収発件名簿に所要事項の登録を受け、直ちに決裁又は回覧の手続を取らなければならない。
(資料の添付)
第20条　起案文書には、必要に応じ処分の理由、事案の経過等を明らかにする資料を添付しなければならない。
(文書の左横書き)
第21条　文書は、次の各号に掲げるものを除くほか、左横書きとする。
(1)　法令等の規定により縦書きと定められているもの
(2)　賞状、表彰状、感謝状、式辞その他これらに類するもの
(3)　その他総務課長が縦書きを適当と認めるもの
(文書の記号及び番号)
第22条　文書には、次の各号に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。
(1)　条例、規則、告示及び訓令の記号は、それぞれ「宇美町条例」、「宇美町規則」、「宇美町告示」及び「宇美町訓令」とし、それらの番号は、条例番号簿、規則番号簿、告示番号簿及び訓令番号簿の番号とすること。
(2)　前号の文書以外の文書の記号は、当該文書の日付の属する年度を表示する数字(収受文書に基づいて発する文書については、当該収受文書を収受した日の属する年度を表示する数字)、宇美町の「宇」及び総務課長が定める課を表示する略号とし、その番号は、文書収発件名簿の番号(収受文書に基づき発する文書については、当該収受文書の番号)とすること。この場合において、秘密文書については、課の略号の次に「秘」の文字を加えること。
2　文書の番号は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わるものとする。ただし、前項第1号の文書の番号は、毎年1月1日に始まり、12月31日で終わるものとする。
3　同一の件名又は同種の事案で一会計年度を通じ多量に発生する文書の文書番号については、文書収発件名簿の文書番号の枝番を用いることができる。
4　第1項第2号及び第2項本文の規定にかかわらず、対内文書で軽易なものについては、当該文書の右上部に「事務連絡」と表示し、文書の記号及び番号の記載は、必要としない。
(文書の日付)
第23条　文書の日付は、別に定めがあるものを除くほか、当該文書の施行年月日とする。
(文書の発信者名)
第24条　文書の発信者名は、すべてその権限を有する者の名を用いるものとする。ただし、法令等の規定に定めがある場合又は文書の性質若しくは内容により特に必要がある場合は、この限りでない。
2　対内文書その他これに類するものは、事案の軽重により課長名を用いるものとする。ただし、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。
(事務を所掌する課等の表示)
第25条　町の機関以外のものに対して発する文書には、課及び係の名称を当該文書の発信者の下に括弧書きで表示するものとする。
2　官公署の長に対して発する文書のうち、当該文書に係る事務を所掌する官公署の組織が明らかなものについては、その組織の名称を当該文書のあて名の下に括弧書きで表示するものとする。
3　照会その他の便宜に資するため、当該文書の末尾に事務担当者の課名、係名、職名、氏名、電話番号等を記載する場合は、第1項に定める表示を省略することができる。
第4章　文書の回議及び回覧
(回議の順序)
第26条　起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議したうえ決裁権者の決裁を受けるものとする。
2　起案文書の回議又は合議を受けた者は、当該起案文書のそれぞれの欄に押印又は署名しなければならない。
3　前2項の規定は、回覧文書の回覧について準用する。
(合議の省略)
第27条　宇美町事務決裁規程(平成7年宇美町規程第2号。以下「決裁規程」という。)第3条の規定により関係のある他の課長に合議を行う必要がある事案については、あらかじめ当該課長に協議し、又は文書の写しを送付して意見を求め、意見の調整を行うことができる。
2　前項の規定による意見の調整ができたときは、合議を省略することができる。ただし、条例、規則、告示、公告及び訓令並びに議案に関する総務課長との合議については、この限りでない。
(起案文書の持ち回り)
第28条　起案文書又は回覧文書のうち、秘密文書、重要な文書又は急施を要する文書については、課長その他内容を説明できる職員が持ち回って回議又は回覧をすることができる。
(秘密文書の指定)
第29条　秘密文書は、課長が秘密取扱期間を定めて指定するものとする。
(不在代決及び後閲)
第30条　決裁規程第6条の規定により不在代決したときは、不在代決者として押印した印影又は署名した箇所の上部に「代」と記載するものとする。
[第6条]
2　前項の場合において、あらかじめ決裁権者から後閲を要しない旨の指示を受けた事案を除き、「後閲」と記載するものとする。
第5章　文書の施行
(文書の浄書)
第31条　決裁された起案文書(以下「決裁文書」という。)で施行を要するものは、事務担当者が浄書しなければならない。
(文書の照合)
第32条　事務担当者は、文書を施行しようとするときは、施行文書に決裁文書を添えて、文書主任に回付し、その照合を受けなければならない。ただし、事案が定例又は軽易なものであるときは、この限りでない。
2　文書主任は、前項の規定により回付を受けた文書に違法若しくは違式を認めたとき、又は施行文書と決裁文書が異なるときは、その修正を求めることができる。
3　文書主任は、第1項の照合をしたときは、決裁文書の照合欄に照合済みの印を押印しなければならない。
(公印)
第33条　前条の規定により照合を終了した施行文書は、宇美町の公印に関する規程(昭和44年宇美町規程第34号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。この場合において、当該施行文書が真正なものであることを証明するため、決裁文書との間に契印を押印しなければならない。
[宇美町の公印に関する規程(昭和44年宇美町規程第34号)]
2　前項の規定にかかわらず、権利の得喪又は変更に係るものその他重要なものを除き、公印及び契印又は契印の押印を省略することができる。この場合において、公印の押印を省略するときは、施行文書の左上部に「公印省略」の表示をするものとする。
(文書の発送)
第34条　事務担当者は、文書を発送しようとするときは、当該文書を封入又は包装その他発送に必要な処理をし、文書担当者に回付しなければならない。
2　文書担当者は、前項の規定により文書の回付を受けたときは、速やかに、当該文書を発送しなければならない。
3　前項の規定にかかわらず、総務課長が総務課において取り扱うことが適当であると認める文書は、総務課において発送するものとする。
4　前3項に定めるもののほか、文書の発送手続に関し必要な事項は、別に定める。
(文書の直渡し)
第35条　事務担当者は、施行文書を名あて人等に手渡すときは、決裁文書に直渡しである旨を表示しなければならない。
2　前項の場合において、直渡しに係る文書が重要なものであるときは、名あて人が受領した旨を示す押印又は署名を受けるものとする。ただし、押印又は署名を受けることができないときは、事務担当者は、受領者の氏名等を決裁文書に記載するものとする。
(文書の処理の促進)
第36条　文書主任は、定期的に文書収発件名簿、補助簿、懸案フォルダー等を点検して文書の処理状況を把握するとともに、事務担当者等に対し、文書の処理の促進を指示しなければならない。
第6章　文書の整理及び保管
第37条　文書は、ファイリングシステムにより常に整然と分類して整理し、必要なときにすぐに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。
(文書分類表)
第38条　課長は、文書を分類整理するため、文書分類表を作成しなければならない。
2　課長は、文書分類表を作成し、又はその内容を変更しようとするときは、あらかじめその写しを総務課長に提出し、その承認を得なければならない。この場合において、総務課長は、課間の統一を図る等の必要があると認めるときは、その修正を求めることができる。
3　前2項に定めるもののほか、文書分類表の作成及びその取扱いについて必要な事項は、別に定める。
(完結文書の整理及び保管)
第39条　事務担当者は、文書上の事務処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)を個別フォルダーに入れて整理し、決められたキャビネット、書棚等に保管しなければならない。
2　前項の規定により難い完結文書については、総務課長の承認を得て、他の適当な方法で整理し、保管することができる。この場合において、当該文書を整理した簿冊、箱等には、個別フォルダーに表示すべき項目と同一の内容の項目を記載しなければならない。
(完結文書の区分)
第40条　完結文書は、会計年度ごとに区分し、整理しなければならない。ただし、会計年度ごとに区分することが適当でないものは、暦年ごとに区分することができる。
(主管課における文書の保管)
第41条　次に掲げる文書は、主管課において保管するものとする。
(1)　前会計年度及び現会計年度(暦年ごとに区分するものについては、前年及び現年)の完結文書
(2)　各種管理台帳、例規その他これらに類する文書で継続して管理する必要があるもの
(未完結文書の整理及び保管)
第42条　文書上の事務処理が完結していない文書(以下「未完結文書」という。)は、事務担当者名を記載した懸案フォルダー又は懸案ボックスに入れて整理し、一定の場所に保管しておくものとする。ただし、懸案フォルダー又は懸案ボックスに入れて整理することが適当でない未完結文書については、他の適当な方法で整理することができる。
第7章　文書の保存、利用及び廃棄
(文書の保存期間)
第43条　文書の保存期間の種別は、永年保存、10年保存、5年保存、3年保存、1年保存及び随時廃棄とする。
2　課長は、文書の保存期間が前項の規定により難いと認めるときは、総務課長の承認を得て、文書の保存期間の種別を新設することができる。
(保存期間の設定)
第44条　課長は、前条第1項に定める保存期間の種別に応じ、別表に定める文書保存期間基準表を基準とし、かつ、法令等の定め、文書の効力、利用度、重要度、資料価値等を考慮して、文書の保存期間を定めるものとする。ただし、共通文書の保存期間については、別に定める。
[別表]
2　永年保存の文書は、課長が10年ごとにその内容を見直し、保存期間を検討するものとする。
(文書の保存期間の起算)
第45条　文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。ただし、随時廃棄については、この限りでない。
(完結文書の引継ぎ)
第46条　主管課長は、完結文書(第41条に規定する文書を除く。)を毎会計年度の当初に総務課長に引き継がなければならない。
2　前項の規定にかかわらず、主管課長が必要と認めるときは、総務課長の承認を得て、前会計年度及び前年の完結文書を引き継ぐことができる。
3　主管課長は、前2項の規定により引継ぎをしようとするときは、当該引継ぎ文書について、文書保存リストを作成しなければならない。
(保存文書の利用)
第47条　職員が保存文書を利用しようとするときは、総務課長の指示に従わなければならない。
2　主管課職員以外の職員が保存文書を利用しようとするときは、主管課長の承認を得なければならない。
(保存中の秘密文書の利用)
第48条　保存中の秘密文書は、主管課長が承認した職員でなければ利用することができない。
2　前条第2項の規定は、保存中の秘密文書の利用について準用する。
(保管文書の廃棄)
第49条　主管課長は、保管文書の保存期間が経過したときは、当該文書を廃棄するものとする。
(保存文書の廃棄)
第50条　総務課長は、保存文書の保存期間が満了しようとするときは、あらかじめ廃棄予定文書リストを作成し、主管課長に通知しなければならない。
2　主管課長は、保存文書の保存期間が経過したときは、前項の廃棄予定文書リストにより、当該文書を廃棄するものとする。
(歴史的文書の選別)
第51条　主管課長は、総務課長の承認を得て、廃棄することとした文書のうち、歴史的、文化的、学術的等価値が生ずると認められる文書を選別し、別に保存することができるものとする。
(廃棄の方法)
第52条　文書の廃棄は、裁断、焼却、溶解その他適切な方法により行うものとする。
第8章　補則
(特別処理の承認)
第53条　総務課長は、災害その他特別の事由によりこの規程の定めるところにより難いと認めるときは、町長の承認を得て、特別な文書の処理をすることができるものとする。
(委任)
第54条　この規程の施行に関し必要な事項は、総務課長が定める。
附　則
(施行期日)
1　この訓令は、令達の日から施行し、平成13年10月1日から適用する。
(宇美町役場処務規程の廃止)
2　宇美町役場処務規程(昭和38年宇美町規程第2号。以下「旧規程」という。)は、廃止する。
(経過措置)
3　この訓令の施行の際現に旧規程第19条第3号の規定に基づいて定められている「宇美町規程」、「宇美町要綱」又は「宇美町告示」は、第22条第1項第1号の規定に基づき制定された「宇美町告示」又は「宇美町訓令」とみなす。
4　この訓令の施行の際旧規程の規定によりなされた事務処理の手続その他の行為は、この訓令中これに相当する規定がある場合には、この訓令の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。また、現にある旧書式による様式にあっては、当分の間、所要の調整をして使用することができる。
附　則(平成15年6月30日訓令第5号)
1　この訓令は、平成15年７月１日から施行する。
2　この訓令の施行の際、現にある旧書式による様式は、当分の間、なお所要の修正をして使用することができる。
附　則(平成19年9月28日訓令第7号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附　則(平成22年7月1日訓令第7号)
この訓令は、令達の日から施行し、改正後の宇美町文書管理規程の規定は、平成22年4月1日から適用する。
附　則(平成23年7月1日訓令第6号)
この訓令は、平成23年7月1日から施行する。
附　則(平成27年7月31日訓令第9号)抄
(施行期日)
1　この訓令は、平成27年8月1日から施行する。
附　則(平成30年12月7日訓令第12号)
この訓令は、令達の日から施行する。
附　則(令和元年12月27日訓令第7号)
この訓令は、令和2年1月1日から施行する。
附　則(令和2年4月1日訓令第6号)
この訓令は、令達の日から施行する。
附　則(令和5年6月30日訓令第7号)
この訓令は、令和5年7月1日から施行する。
別表(第44条関係)
文書保存期間基準表
保存期間の種別文書の区分
永年保存1(1)　告示及び公告に関する文書で特に必要なもの
(2)　条例、規則その他例規に関するもの
(3)　官公庁からの令達、通知、往復文書等で特に重要なもの
(4)　町議会の会議録、決議書等で特に重要なもの
(5)　職員の身分、進退、賞罰、任免等人事に関する書類のうち特に重要なもの
(6)　訴願、訴訟、不服申立て及び請願に関する書類のうち重要なもの
(7)　認可、許可に関する書類のうち重要なもの
(8)　予算、決算、出納及び財務に関する書類のうち重要なもの
(9)　公有財産の取得、管理及び処分等に関する書類のうち重要なもの
(10)　契約に関する書類のうち重要なもの
(11)　起債及び借入金に関する書類のうち重要なもの
(12)　重要な事業計画及びその実施に関する書類のうち重要なもの
(13)　境界変更及び廃置分合に関するもの
(14)　町史及びその編さん上必要な資料のうち重要なもの
(15)　統計に関する書類のうち重要なもの
(16)　表彰に関する書類のうち重要なもの
(17)　各種台帳のうち特に重要なもの
(18)　申請、報告及び届出に関する書類のうち特に重要なもの
(19)　特殊な処分又は事務の創始、改廃に関する書類のうち重要なもの
(20)　機関の設置、廃止に関する書類のうち重要なもの
(21)　その他永年保存の必要があると認められるもの
10年保存2(1)　告示及び公告に関する文書で重要なもの
(2)　町議会に関する書類で重要なもの
(3)　職員人事に関する書類のうち重要なもの
(4)　金銭の支払に関する証拠書類で重要なもの
(5)　各種台帳で重要なもの
(6)　官公庁への調査、報告で重要なもの
(7)　事業評価に関するもの
(8)　町税及び税外諸収入に関する書類のうち重要なもの
(9)　工事及び物品等に関する書類のうち重要なもの
(10)　陳情書等で重要なもの
(11)　申請、報告及び届出に関する書類のうち重要なもの
(12)　通知、照会、回答に関する書類のうち重要なもの
(13)　その他10年保存の必要があると認められるもの
5年保存3(1)　町税及び税外諸収入に関する書類
(2)　出納、経理に関する書類
(3)　申請、報告及び届出に関する書類
(4)　通知、照会、回答、証明に関する書類
(5)　その他5年保存の必要があると認められるもの
3年保存4(1)　申請、報告及び届出に関する書類のうち軽易なもの
(2)　通知、照会、回答、証明に関する書類のうち軽易なもの
(3)　文書の受付、発送に関する書類
(4)　その他3年保存の必要があると認められるもの
1年保存5(1)　台帳に登録した申請書及び届書
(2)　軽易な願い、届出等の往復文書で後日参照を必要としないもの
(3)　その他1年保存の必要があると認められるもの
随時廃棄6(1)　ポスター、パンフレット、その他の刊行物で一時的なもの
(2)　その他軽易な文書で随時廃棄することが適当と認められるもの
様式第1号(第10条関係)
親展文書収配簿

様式第2号(第10条関係)
特殊文書収配簿

様式第3号(第11条関係)
文書収発件名簿

様式第4号(第11条関係)
電話(口頭)受付簿

様式第5号(第16条関係)

参考様式(第16条・第18条関係)
決裁・回覧押印欄