○椎葉村文書管理規程
| (平成12年3月21日訓令第2号) |
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目次
第1章 総則(第1条－第8条)
第2章 文書の収受及び配布(第9条－第12条)
第3章 文書の処理(第13条－第27条)
第4章 文書の施行(第28条－第31条)
第5章 文書の整理、保管及び保存(第32条－第44条)
第6章 雑則(第45条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(用語の意義)
第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 課 椎葉村課設置条例(昭和50年条例第19号)第2条に規定する課をいう。
(2) 課長 課の長をいう。
(3) 保管 文書を課内に収納して置くことをいう。
(4) 保存 文書を書庫内に収納して置くことをいう。
(5) 完結文書 供覧によって完結する文書で供覧が終わったもの、施行を要する文書で施行が終わったもの及び施行を要しない文書で決裁が終わったものをいう。
(6) 未完結文書 供覧によって完結する文書で供覧が終わっていないもの、施行を要する文書で施行が終わっていないもの及び施行を要しない文書で決裁が終わっていないものをいう。
(文書取扱の原則)
第3条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理し、及び管理しなければならない。
(総務課長の職務)
第4条 総務課長は、文書事務が適正かつ迅速に行われるよう指導し、その改善に努めなければならない。
(課における文書統括責任者)
第5条 課における文書統括責任者は課長とし、課長は課内の文書事務が適正かつ迅速に行われるよう指導するとともに、その改善を図らなければならない。
(文書管理組織)
第6条 文書事務を適正かつ迅速に行うため、課に文書取扱責任者及び文書取扱担当者を置く。
2 文書取扱責任者は課長が指名する者をもって充てる。
3 文書取扱担当者は、各グループごとに課長が指名した事務職員をもって充て、次に掲げる業務を行う。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の保管、管理、保存、廃棄及び引継に関すること。
(3) 資料及び図書の整理、保管、利用に関すること。
(4) 行政情報の開示請求事務に関すること。
(5) ファイル管理台帳の記載、管理、保存に関すること。
(6) その他、文書事務に関すること。
(文書の種類)
第7条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定により制定するもの
(2) 規則 法第15条の規定により制定するもの
(3) 告示 法令に基づいてなす指定、法定等の処分で広く一般に知らせるため公示するもの及びその他一定の事項を広く一般に知らせるため公示するもの
(4) 公告 一定の事項を広く一般に知らせるため公示するもので告示以外のもの
(5) 訓令 所属機関又は所属職員に対し、職務上命令するもの
(6) 庁達 所属機関又は所属職員に対する、法令の解釈、事務処理事項の解釈、注意事項等の命令に関するもの
(7) 達 特定の個人又は団体に対し、特定の指示又は命令するもの
(8) 指令 申請に基づき特定の個人又は団体に対して命令するもの
(9) 通知 村長の意志を表示し若しくは方針を指示し、又は事実を通知するもの
(10) 一般文書 前各号に掲げる以外のもの
(文書の記号及び番号)
第8条 文書には、次の各号に掲げる区分により、当該各号に定める記号及び番号を付さなければならない。ただし、記号及び番号を付することが適当でない文書又は軽易な文書については、これを省略することができる。
(1) 例規文書 記号は「椎葉村条例」、「椎葉村規則」、「椎葉村告示」、「椎葉村公告」、「椎葉村訓令」、「庁達」又は「達」とし、番号は総務課においてその種類ごとに条例等番号簿(別記様式第1号)により付けること。
(2) 指令 記号は「椎葉村指令」とし、番号は課の番号を加え文書件名簿(別記様式第2号)により付けること。
(3) 一般文書 記号は課別の文書記号とし、番号は文書件名簿により付けること。この場合において、同一の事案に係る文書には、当該事案が完結するまでの同一番号を付け、これに関連し発生する文書は、当該番号の枝番号を用いて処理する。
2 一般文書を発送するものにあっては、課文書記号の前に「椎」を付するものとする。ただし、保存を要しない軽易な連絡、通知等の文書にあっては「事務連絡」と表示し処理することができる。
3 文書番号は、条例、規則、告示、公告、訓令、庁達及び達の例規文書にあっては、暦年による一連番号とし、指令及び一般文書にあっては会計年度による一連番号とする。
4 文書の番号は、収受した文書により起案する場合はその収受番号を付け、その他の場合は文書の施行の順序に従って新たな番号を付けるものとする。
第2章 文書の収受及び配布
(到着した文書の収受及び配布)
第9条 本庁に到達した文書は、総務課において収受印(別記様式第3号)を押印し、次により処理しなければならない。ただし、課に直接到達した文書にあっては、当該課が収受するものとする。
(1) 書留扱いの文書及び電報(祝電その他これに類するものを除く。)は、特殊文書受付配布簿(別記様式第4号)に必要な事項を記載し、直ちに主管課に配布すること。
(2) 前号に掲げる文書以外の文書は、直ちに主管課に配布すること。
2 前項の場合において、配布すべき課が明らかでない文書は、総務課長が配布すべき課を定めるものとする。
3 2以上の課に関係ある文書は、最も関係の深い課に配布するものとする。
(郵便料金未納等の文書取扱)
第10条 郵便料金の未納又は不足の文書が送達されたときは、公務に関すると認められるときに限り、その未納又は不足の料金を払って収受することができる。
(配布を受けた文書等の取扱)
第11条 文書取扱責任者は、総務課長から文書の配布を受け、又は直接文書を収受したときは、次により処理しなければならない。
(1) 親展文書は、開封しないであて名人に配布すること。
(2) 前号に掲げる文書以外の文書は、当該文書の余白に収受印(別記様式第3号)または回覧印(別記様式第5号)を押印し、文書取扱担当者に配布する。文書取扱担当者は、文書件名簿に必要な事項を記載して当該文書に番号を記入のうえ、閲覧に付すること。ただし、軽易な文書については、文書取扱責任者の判断により、その手続の全部又は一部を省略することができる。
(3) 他の課に関係のある文書のうち重要なものは、その写しを関係課に配布すること。
(4) 総務課より配布を受けた文書のうち当該課の所管に属さないと判断されるときは、付箋に理由を記載して、直ちに総務課に回付すること。
2 課長等は、前項の規定により閲覧した文書のうち重要と認められるものは、直ちに上司の閲覧に供しなければならない。
(電話等による処理)
第12条 電話又は口頭で聴取した事項のうち重要なものは、直ちに電話口頭連絡票(別記様式第6号)により関係者に連絡し、処理しなければならない。
第3章 文書の処理
(起案の用紙等)
第13条 起案は、決裁伺書(別記様式第7号)を用いなければならない。ただし、2枚目以降に使用する用紙は他の用紙を使用することができる。
(起案の方法)
第14条 起案は、次に定めるところにより行わなければならない。
(1) 文書は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により、平易かつ簡潔に書くこと。
(2) 文書の書式は、別に定める公文例によること。
(3) 起案文書には、定例的又は軽易な事案を除き、起案の理由、起案内容の説明、関係法令その他参考となる事項を記載し、関係書類を添付すること。
(文書の規格)
第15条 文書の規格は、A4判とし縦長に作成するものとする。ただし、2枚目以降の文書はこの限りでない。
(文書の左横書き)
第16条 文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(1) 法令等の規定により様式が縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署が様式を縦書きと定めたもの
(3) 祝辞、賞状等で縦書きが適当と判断するもの
(4) 前各号に掲げるもののほか、総務課長が縦書きを適当と認めたもの
(文書の発信者名)
第17条 文書の発信者名は、法令に特別の定めのあるもののほか、村長名を用いるものとする。ただし、事案の性質及び内容により、副村長名、会計管理者名、課長等名を用いることができる。
(文書取扱課名の表示等)
第18条 村長名、副村長名、会計管理者名、課長等名で発する文書には、当該文書の末尾に括弧書きで文書取扱課名を表示するものとする。
2 施行する文書には、照会その他の便宜に資するため必要に応じて、当該文書に事務担当者のグループ名、氏名、電話番号等を記載することができる。
(決裁区分等の表示)
第19条 決裁伺書の決裁区分の欄には、村長、副村長、総務課長、課長、ｸﾞﾙｰﾌﾟ長等の決裁区分を表示しなければならない。
2 決裁伺書の文書分類の欄及び保存期間の欄には、第33条に定めるファイル管理台帳による文書分類及び保存期間を表示しなければならない。
[第33条]
(回議)
第20条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者に順に回議するものとする。
(合議)
第21条 起案文書の内容が他の課に関係がある場合は、関係課長等に当該起案文書を合議しなければならない。
2 合議を受けた文書は、速やかに処理しなければならない。この場合、合議を受けた課において、事案に異議があるときは、主管課等と協議して調整し、なお、その意見が一致しない場合は、修正案を起案又は意見書を付して上司の決裁を受けるものとする。
(特に重要な文書の持ち回り)
第22条 起案文書のうち秘密を要するもの、特に重要なもの又は急を要するものについては、起案者又は上司が持ち回ることにより回議又は合議をしなければならない。
(総務課長への合議)
第23条 起案文書のうち次に掲げるものは、総務課長に合議しなければならない。
(1) 条例、規則、規程、規約、告示等の制定又は改廃に関するもの
(2) 審査請求その他の不服申立て及び訴訟等に関するもの
(3) 村議会に提案する議案(予算を除く。)
(4) 情報開示請求の処理に関するもの
(5) 陳情書、要求書等の処理に関するもの
(6) 法令上問題となるもの
(7) 賞状、表彰状及び感謝状(村長名に限る。)
(8) 前各号に掲げるもののほか、総務課長が必要と認めるもの
(起案文書の修正)
第24条 起案文書の内容を修正した者は、修正した箇所に押印しなければならない。ただし、用字、用語等の形式上の修正をしたときは、この限りでない。
(起案文書の重大な修正又は廃案)
第25条 回議又は合議の結果、起案文書の内容について重大な修正が行われたとき又は廃案になったときは、主管課長等は、回議又は合議を終えた関係課等にその旨を通知するものとする。
(代決、後閲等)
第26条 椎葉村事務決裁規程(平成4年規程第4号)の定めるところにより代決した者は、起案文書の代決者として押印した印影の上部に「代」と記載し、後閲を要すると認められるものは「後閲」と記載しなければならない。
2 回議又は合議の過程において回議又は合議を受ける者が不在のときは、前項の代決の例により処理することができる。
(決裁終了文書の朱書)
第27条 決裁が終了した起案文書(以下「原議」という。)で施行を要するもの(第11条第1項第2号のただし書により記号及び番号を省略するものを除く。)は、文書件名簿に所定の事項を朱書で記入しなければならない。
第4章 文書の施行
(文書の浄書)
第28条 原議で施行を要するものは、速やかに浄書するものとする。
(浄書文書の校合)
第29条 浄書した文書は、必ず原議と校合しなければならない。
(公印及び契印の押印)
第30条 施行する文書には、椎葉村公印規程(昭和49年規程第4号)に基づく公印及び契印を押印しなければならない。ただし、庁内の課に対し施行する文書又は庁外のものに対して施行する文書で軽易なものは、公印及び契印を省略することができる。
(文書の発送)
第31条 文書の発送は、総務課において郵送等により行うものとする。ただし、内容証明郵便物、緊急に発送を要する文書等は、主管課において郵送等を行うことができる。
2 文書を発送しようとするときは、主管課において、次に定める手続きにより処理しなければならない。
(1) 集中発送する文書(県の機関等に対し一括して取りまとめて発送するもの。以下同じ。)は、総務課の指定の文書発送箱に入れること。
(2) 集中発送する文書以外の文書は、宛先を明示した封筒に入れ、総務課の指定の文書箱に入れること。
(3) 書留、速達等により発送する文書は、宛先を明示した封筒に入れ、総務課の発送担当者に提示すること。
(4) 小包郵便物等として発送する文書は、主管課において包装し、宛先を明示のうえ、総務課の所定の場所に置くこと。
3 前2項に定めるもののほか、文書の発送について必要な事項は総務課長が別に定める。
第5章 文書の整理、保管及び保存
(文書の整理及び保管)
第32条 文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときにすぐに取り出せるように保管しなければならない。
(ファイル管理台帳)
第33条 課長は、文書を分類整理するため、ファイル管理台帳(別記様式第8号、第9号及び第10号)を毎年度当初に作成しなければならない。
第34条 課長は、ファイル管理台帳を作成したときは、その写しを総務課長に提出しなければならない。この場合において、総務課長は必要があると認めるときは、その修正を求めることができる。
(完結文書の整理及び保管)
第35条 完結文書は、ファイル管理台帳に基づいて、年度ごとに整理し、各課において保管するものとする。ただし、暦年により整理する必要があるものは暦年により、年度をまたがって処理される事案については年度をまたがって整理し、保管することができる。
2 文書の保管にあたっては、その保管状況が見やすいようにしておく。
(未完結文書の整理及び保管)
第36条 未完結文書は、一定の箇所に整理して保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(保管文書から保存文書への移替え)
第37条 保管文書を書庫の各課指定箇所に保存文書として保存するときは、背表紙の表示とファイル管理台帳に記載された内容とが一致するか確認して保存する。
(文書の保存期間)
第38条 文書の保存期間の区分は、永年、10年、5年、3年及び1年とする。
2 文書の保存期間は、保存期間区分標準(別表第1)に基づき、主管課長等が、ファイル管理台帳により定めるものとする。この場合において、永年保存の文書で、保存を要する期間があらかじめ確定できるものは、その期間によるものとする。
3 文書の保存期間は、会計年度によるものは完結した日の属する年度の翌年度から、暦年によるものは完結した日の属する年の翌年から起算する。
(主管課における文書の保管)
第39条 次に掲げる文書は、主管課において保管するものとする。
(1) 前会計年度及び現会計年度(暦年により整理する文書にあっては、前年及び現年)に完結した文書
(2) 各種台帳、例規その他主管課において継続して保管する必要がある常用の文書
(文書の引継ぎ)
第40条 主管課長は、完結文書(前条の規定により自ら保管する文書及び1年保存の文書を除く。)を総務課長に引継がなければならない。ただし、ファイル管理台帳の提出をもって、完結文書の引継ぎに替えることができる。
2 総務課長は、前項の規定により文書の引継ぎを受けるときは、当該文書の整理状況等について確認するものとする。
(保存文書の書庫での保存)
第41条 保存文書は書庫において保存し、総務課長が管理する。
2 総務課長は、定期的に書庫の整理状況等を検査し、必要に応じて各課長に対し指導等を行うことができる。
3 書庫の管理に関し必要な事項は、総務課長が別に定める。
(文書の閲覧)
第42条 総務課長は、職員以外の者から保存文書の閲覧の申し出を受けたときは、閲覧させることができる。この場合において、必要があると認めるときは、主管課長等と協議するものとする。
(文書の廃棄)
第43条 主管課長等は、文書の保存期限が経過したときは、速やかに廃棄するものとする。
2 前項により文書を廃棄する場合は、他に利用されることのないよう焼却、裁断等の適切な処理を行わなければならない。
(歴史資料としての保存)
第44条 保存期間が経過した文書その他保存する必要がなくなった文書で、歴史的資料として価値のあるものは、別に定める方法により保存するものとする。
第6章 雑則
第45条 この訓令により作成する帳票等は、次のとおりとする。
(1) 総務課に備え付ける帳票等
ア 条例等番号簿(別記様式第1号)
イ 収受印(別記様式第3号)
ウ 特殊文書受付配布簿(別記様式第4号)
(2) 各課において備える帳票等は、次のとおりとする。
ア 文書件名簿(別記様式第2号)
イ 回覧印(別記様式第5号)
ウ 電話口頭連絡票(別記様式第6号)
エ 決裁伺書(別記様式第7号)
オ ファイル管理台帳(別記様式第8号、第9号及び第10号)
附 則
1 この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
2 椎葉村役場文書保存規程(昭和33年訓令第3号)は、廃止する。
附 則(平成19年3月12日規程第1号)
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この規程は、平成１９年４月１日から施行する。
附 則(平成22年6月28日訓令第1号)
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この規程は、公布の日から施行し、平成22年4月1日から施行する。
別表(第38条第2項)
保存期間区分標準
| (永年保存) | |
| (1) | 告示及び公告に関する文書で特に重要なもの |
| (2) | 国県からの通達その他これに類する文書で特に重要なもの |
| (3) | 審査請求、異議又は不服申し立て、訴訟及び和解に関する文書で特に重要なもの |
| (4) | 財産の取得、管理又は処分に関し特に重要な文書 |
| (5) | 契約、覚書、協定その他の権利義務に関するもので特に重要な文書 |
| (6) | 許可、認可、承認等に関するもので特に重要な文書 |
| (7) | 行政の総合計画及び施策に関する文書 |
| (8) | 村の組織の設定及び改廃に関する文書 |
| (9) | 村の行政区域の設定及び改廃に関する文書 |
| (10) | 統計、調査、報告、証明等で特に重要な文書 |
| (11) | 村広報 |
| (12) | 職員の任免、分限、懲戒、賞罰等に関する文書 |
| (13) | 村議会に関する文書で重要なもの |
| (14) | 職員の長期給付、退職手当及び恩給に関する文書 |
| (15) | 予算、決算及び出納に関する文書で重要なもの |
| (16) | 叙位、叙勲、褒章、表彰の記録に関する文書で特に重要なもの |
| (17) | 村の歴史資料となるもので特に重要な文書 |
| (18) | 外国との連絡又は交渉に関する文書 |
| (19) | 前各号に掲げるもののほか、永久保存が必要と認められるもの |
| (10年保存) | |
| (1) | 条例、規則及び訓令の制定及び改廃に関する文書 |
| (2) | 告示及び公告に関する文書で重要なもの |
| (3) | 国県からの通達その他の解釈で重要なもの |
| (4) | 審査請求、異議又は不服申し立て、訴訟及び和解に関する文書 |
| (5) | 財産の取得、管理又は処分に関する文書 |
| (6) | 契約、覚書、協定その他の権利義務に関する文書で重要なもの |
| (7) | 許可、認可、承認等に関する文書で重要なもの |
| (8) | 行政の重要な事業計画の実施に係る文書 |
| (9) | 補助金及び貸付金に関する文書で重要なもの |
| (10) | 統計、調査、報告、証明等の文書で重要なもの |
| (11) | 諮問、答申及び勧告に関する文書 |
| (12) | 叙位、叙勲、褒章、表彰の記録等に関する文書 |
| (13) | 陳情、要望等に関する文書 |
| (14) | 前各号に掲げるもののほか、10年保存が必要と認められるもの |
| (5年保存) | |
| (1) | 照会、回答、依頼、協議、通知等の文書で重要なもの |
| (2) | 許可、認可、免許、承認等に関する文書 |
| (3) | 補助金及び貸付金に関する文書 |
| (4) | 監査に関する文書 |
| (5) | 予算、決算及び出納に関する文書 |
| (6) | 前各号にかかげるもののほか、5年保存が必要と認められるもの |
| (3年保存) | |
| (1) | 照会、回答、依頼、協議、通知等の文書 |
| (2) | 日誌、出勤簿、休暇簿、出張命令簿等 |
| (3) | 前各号にかかげるもののほか、3年保存が必要と認められるもの |
| (1年保存) | |
| (1) | 照会、回答、依頼、協議、通知等の文書で軽易なもの |
| (2) | 前各号にかかげるもののほか、1年を超えて保存する必要がないと認められるもの |
(様式第1号)(第8条、第45条関係)
条例等番号簿
(様式第2号)(第8条、第45条関係)
文書件名簿
(様式第3号)(第9条、第11条、第45条関係)
収受印
(様式第4号)(第9条、第45条関係)
特殊文書受付配布簿
(様式第5号)(第11条、第45条関係)
回覧印
回覧印
(様式第6号)(第12条、第45条関係)
電話口頭連絡票
電話口頭連絡票
(様式第7号)(第13条、第45条関係)
決裁伺書
決裁伺書
(様式第8号)(第33条、第45条関係)
ファイル管理台帳
(様式第9号)(第33条、第45条関係)
ファイル管理台帳
(様式第10号)(第33条、第45条関係)
ファイル管理台帳