○宇美町の保有する情報の公開に関する事務取扱要綱
| (平成18年4月1日訓令第5号の2) |
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第1 趣旨
宇美町の保有する情報の公開に関する条例(平成13年宇美町条例第17号。以下「条例」という。)に定める情報公開に関する事務の取扱いは、別に定めがあるもののほか、この要綱の定めるところにより行うものとする。
第2 情報公開の窓口等
1 情報公開相談窓口で行う事務 情報公開相談窓口(以下「相談窓口」という。)の事務は、総務課で行うものとし、その事務は、次のとおりとする。
(1) 情報公開についての案内及び相談に関すること。
(2) 情報公開事務についての連絡調整に関すること。
(3) 開示請求の受付に関すること。
(4) 情報公開に係る審査請求の受付に関すること。
(5) 公文書(ファイル名)の目録の作成及び閲覧に関すること。
(6) 運用状況の公表に関すること。
2 担当課等で行う事務 開示請求に係る公文書を作成し、又は取得した課(課相当の組織を含む。以下「担当課等」という。)の行う事務は、次のとおりとする。
(1) 開示請求に係る公文書の検索及び特定に関すること。
(2) 開示請求に係る補正に関すること。
(3) 開示請求に係る開示決定等及びその通知に関すること。
(4) 条例第14条に規定する第三者(以下「第三者」という。)に対する意見書提出の機会の付与等に関すること。
[条例第14条]
(5) 公文書の開示の実施に関すること。
(6) 公文書の写しの交付に係る費用の徴収に関すること。
(7) 情報公開に係る審査請求及び訴訟に関すること。
(8) 情報の公表及び提供に関すること。
3 相談窓口の利用時間 相談窓口の利用時間は、宇美町の休日を定める条例(平成元年宇美町条例第12号)第1条第1項に規定する本町の休日を除き、午前9時から正午まで及び午後1時から午後5時までとする。
4 担当課等の特定 開示請求に係る公文書が複数の課に存在するときは、当該公文書を作成した課又は当該公文書に係る事務若しくは事業の主体となっている課をもって担当課等とする。
第3 情報公開に係る案内及び相談
1 相談窓口での対応
(1) 相談窓口の職員は、開示請求しようとするもの(以下「請求者」という。)の相談に応じるとともに、その請求の内容を十分確認し、担当課等が保有する行政資料等で足りる場合など、情報提供で対応できる情報については、迅速に当該担当課等に連絡を行うなど適切に対応するものとする。
(2) 条例第2条第2項各号に該当するものについては、一般に入手可能若しくは公共施設等において閲覧可能であること(同項第1号)又は特定の目的により特別の管理がなされていること(同項第2号)により、条例の対象公文書範囲外であるので、その旨を説明するとともに、閲覧可能な窓口又は特別な管理がなされている施設を所管する課を案内するなど適切に対応するものとする。
(3) 条例第16条(他の制度等との調整)に該当する公文書については、条例の適用を受けないので、その旨を説明し、当該公文書の閲覧等の窓口を案内するなど適切に対応するものとする。
[条例第16条]
(4) 請求者の自己（本人）に関する個人情報の開示請求である場合は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)によることとなるので、同法による個人情報の開示請求手続を説明するものとする。
2 担当課等での対応 担当課等に直接開示請求や問い合わせ等があったときは、当該担当課等の職員は、相談窓口において開示請求の受付等を行う旨を案内するものとする。ただし、当該担当課等において従来から提供していた情報又は開示請求の手続をとるまでもなくその場で提供できる情報については、従来どおり担当課等で積極的に情報提供を行うものとする。
第4 開示請求の受付に係る事務
1 開示請求の方法
(1) 開示請求書の提出 開示請求は、請求権者が原則として公文書開示請求書(宇美町の保有する情報の公開に関する条例施行規則(平成14年宇美町規則第1号。以下「施行規則」という。)様式第1号。以下「請求書」という。)に必要事項を記載し、相談窓口に提出することにより行うものとする。
(2) 口頭による開示請求があった場合 請求者が、身体に障害がある等で自ら請求書に記入することが困難な場合には、聴き取りをした相談窓口の職員が請求内容等を代筆した上で、請求者の確認を得るものとする。
(3) 郵送による開示請求があった場合 必要事項が記載されており、公文書が特定できれば、所定の様式でなくとも、受け付けるものとする。なお、担当課等に直接到達したときは、いったん相談窓口に送付するものとする。この場合において、当該請求書が相談窓口又は担当課等に到達(着信)した日を受付日とする。
(4) ファクシミリ又は電子メールによる開示請求があった場合 本町において、到達の確認手段等が確立していないことから、当分の間は認めないものとする。
2 請求者の確認
(1) 開示請求の手続は、本人が行うことを原則とするが、委任状又は代理権授与通知書（別記参考様式1）その他代理関係を証明する書類（以下「委任状等」という。）の提出があった場合は、代理人により行うことができる。また、法人その他の団体（以下「法人等」という。）からの請求にあっては、代表者本人からの請求とし、代表者本人以外からの請求の場合は、委任状等が必要となる。
(2) 未成年者による開示請求があった場合は、原則として単独での請求を認めるものとする。ただし、次の場合は、親権者等法定代理人の同意書が必要であることを、未成年者に指導するものとする。
ア 義務教育を終了していない者であって、制度の趣旨、公文書の意義、内容等について十分な理解が得難いと認められる場合
イ 公文書の写しの交付に要する費用負担が多額になる場合
3 公文書の特定
(1) 開示請求に係る公文書については、「第12 情報公開主任」に定める担当課等の情報公開主任又は担当職員（以下「担当課等の情報公開主任等」という。）が、相談窓口において、請求者と直接面接することにより当該請求の内容を聴き取り、文書分類表、公文書の目録等により検索し、当該公文書の存在の有無を確認し、当該公文書の件名又は内容の特定を行うものとする。なお、当該公文書が次のいずれにも該当することを確認すること。
ア 条例第2条第2項に定める公文書に該当すること。
[条例第2条第2項]
イ 条例附則第2項に定める公文書に該当すること。
[条例]
ウ 条例第16条に定める公文書に該当しないこと。
[条例第16条]
(2) 担当課等の情報公開主任等の不在等により、公文書を特定できないときは、請求者にその旨を告げた上で、相談窓口において、いったん開示請求を受け付けるものとする。
(3) 担当課等の情報公開主任等は、公文書を特定する段階で、その不存在が判明した場合には、請求者に対し、開示請求に応じられない旨を説明し、その理解を得られるよう努めるものとする。この場合において、情報の提供など他の方法により請求の趣旨に沿った対応が可能なものについては、可能な範囲で情報提供等に努めるものとする。なお、この場合でも請求者の開示請求意思が変わらないときは、当該開示請求の受付を拒むことはできない。
(4) 開示請求に係る公文書が存在しているかどうかを明らかにできない場合は、条例第10条の規定により開示請求を拒否することになるので、担当課等の情報公開主任等は、公文書を特定する段階で、この規定に該当する可能性がある公文書については、存在しているかどうか答えないように慎重に対応するものとする。
[条例第10条]
(5) 開示請求に係る公文書が膨大な量におよび、かつ、事務処理に多大な日数を要する場合は、担当課等の情報公開主任等は、公文書を特定する段階で、大量請求をしなければならない必要性を確認するとともに、業務上の支障を説明し、抽出請求又は分割請求など適切な開示請求をするよう要請するものとする。
4 開示請求の受付に当たっての留意事項 開示請求は、原則として、公文書1件につき1枚の請求書により行うものとする。ただし、同一人から同一の担当課等に係る同一内容の複数の公文書についての開示請求があった場合は、「開示請求に係る公文書の件名又は内容」欄に記入することができる範囲内で1枚の請求書による複数の請求を認めるものとする(実施機関が異なる場合を除く。)。
5 請求書の記載事項の確認 相談窓口の職員及び担当課等の情報公開主任等は、請求書の提出があった場合は、次の事項について確認するものとする。
(1) 「あて先」欄
開示請求のあて先が各実施機関の長となっていること。
| (例示)
・ 宇美町長 ○○○○○殿 ・ 宇美町教育委員会教育長 ○○○○○殿 |
(2) 請求者(請求書を提出したもの。以下同じ。)の「住所、氏名、電話番号」欄
ア 開示決定等の通知先の特定及び連絡調整に必要なので、正確に記入されていること。
イ 請求者に迅速に連絡するため、自宅又は勤務先等の電話番号が記入されていること。
ウ 押印は要しないものであること。
(3) 連絡先の「氏名、電話番号」欄 開示請求の手続を代理人が行った場合又は請求者が法人等である場合は、当該代理人又は当該法人等の担当者その他の連絡可能な者の氏名及び電話番号が記入されていること。
(4) 「開示請求に係る公文書の件名又は内容」欄 開示請求の対象となる公文書を特定するための欄であるので、件名又は内容によって公文書が検索できる程度具体的に日本語により記入されていること。
(5) 「開示方法の区分」欄 希望する開示の方法の区分の番号が○印で囲まれていること。
6 請求書の補正等
(1) 請求書の必要事項の記載に漏れがある場合(不鮮明な記載又は意味不明な記載等を含む。)又は公文書の特定ができない場合など請求書に形式上の不備がある場合は、担当課等の情報公開主任等は、その場で補正を求め、郵送による開示請求の場合その他その場で補正することができない場合には、相当の期間を定めて請求者に公文書開示請求書の補正を求める旨の通知文（別記参考様式2）によりその補正を求めるものとする。この場合には、請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めること。ただし、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、職員が職権で補正できるものとする。なお、開示請求に係る公文書が適用除外公文書である場合、開示請求が明らかに権利濫用にあたる場合などにおいて、請求書の形式上の不備があるものとして対応できる場合は、開示請求の本質を失わせない範囲でその補正を求めるものとする。
(2) 請求書に形式上の不備がある場合、請求者が請求権者でない場合、開示請求に係る公文書が適用除外公文書である場合又は開示請求が明らかに権利濫用にあたる場合など形式上の要件に適合しない開示請求であっても、当該請求の受付を拒むことはできない。
(3) 担当課等は、相談窓口から送付された請求書を収受後、請求者が補正に応じない場合、請求者に補正を求める連絡がつかない場合又は補正をすることができないものである場合は、当該開示請求が形式上の要件に適合しないことを理由とする「開示請求の拒否処分(開示をしない旨の決定)」を行うものとする。
7 請求書を受け付けた場合の請求者への説明等 相談窓口では、請求書を受け付けた場合は、情報公開相談窓口受付欄に受付印(別記様式第1号)を押印し、整理番号を記入の上、その写し及び「公文書の開示を請求された方へ」(別記様式第5号)を請求者に交付(郵送による請求の場合は送付)するとともに、次の事項について説明(送付する場合を除く。)をするものとする。
(1) 公文書の開示は、開示決定等に日数を要するため、受付と同時に行うことができないこと。
(2) 開示決定等は、開示請求があった日(請求書を受け付けた日。以下同じ。)から起算して15日以内に行い、速やかに、結果を請求者に通知すること。
(3) やむを得ない理由により15日以内に開示決定等を行うことができない場合は、開示決定等を行う期間を45日以内に限り延長することがあり、この場合は、その旨を請求者に通知すること。
(4) 開示請求に係る公文書が著しく大量であるため、開示請求があった日から起算して60日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあるときは、60日を超えて開示決定等を行う場合があること。この場合は、開示請求があった日から起算して15日以内にその旨の決定をし、開示請求に係る公文書のうちの相当の部分につき60日以内に、残りの公文書については相当の期間内に開示決定等を行う旨を請求者に通知すること。
(5) 公文書の開示を実施する場合の日時及び場所は、公文書開示決定通知書(施行規則様式第2号)又は公文書一部開示決定通知書(施行規則様式第3号)により通知すること。
(6) 公文書の写しの交付を希望する場合は、写しの作成に要する費用を、また、その写しの郵送を希望する場合は、郵送に要する費用も併せて請求者が負担するとともに、前納する必要があること。
(7) 請求書の受付後に、当該開示請求が形式上の要件に適合しないことが判明した場合などには、相当の期間を定めて請求者にその補正を求めることがあること。なお、補正に応じない場合、補正を求める連絡がつかない場合又は補正することができないものである場合は、当該開示請求に係る拒否処分が行われる場合があること。
(8) 開示決定に係る公文書に第三者に関する情報が記録されている場合において、当該第三者から当該公文書の開示に反対の意思の表示があったときは、当該公文書の全部又は一部を開示することができなくなる場合があること。
8 受付後の請求書等の取扱い 相談窓口は、請求書の受付後、直ちに次に定めるところにより事務処理を行うものとする。
(1) 請求書の「備考」欄に担当課等及び担当係の名称並びに今後の処理を行う上で、参考となる事項を記入すること。
(2) 公文書開示請求等処理簿(別記様式第2号。以下「処理簿」という。)を作成し、開示請求の内容等を記入すること。
(3) 請求書及び処理簿を担当課等に送付するとともに、それぞれの写しを保管し、常に担当課等とともに処理経過等が把握できるようにしておくこと。
第5 開示決定等に係る事務【担当課等】
1 請求書等の収受
(1) 請求書の収受 担当課等は、相談窓口から送付された請求書に受付印を押印し、受付番号を記入の上、公文書の開示に係る文書収発件名簿に必要事項を記入し、収受するものとする。
(2) 処理簿への記載 担当課等の情報公開主任等は、相談窓口から送付された処理簿に、必要事項を随時記入し、常に処理経過等が把握できるようにしておくものとする。
(3) 形式上要件の審査 担当課等は、相談窓口から請求書の送付を受けたときは、当該開示請求が形式上の要件に適合しているか確認するものとする。
(4) 請求書の補正 第4の6の(1)に定めるところにより事務処理を行うものとする。
(5) 開示請求が取り下げられた場合の処理 担当課等は、請求者が開示請求の取下げを申し出た場合は、次に定めるところにより事務処理を行うものとする。
ア 原則として、公文書開示請求取下書(別記様式第3号)によるものとするが、任意の様式で取下書の提出を求めることができるものとする。この場合において、氏名、住所、取下年月日、対象となる請求を特定できる事項(請求日、開示請求に係る公文書の件名又は内容など)及び取下げの意思が明記されているか確認すること。なお、簡便な方法として、請求書の余白に「開示請求を取り下げます。平成○年○月○日(氏名)」と記載することにより、取下書の提出に代えることができるものとする。
イ 担当課等において取下書を受け付けたときは、取下書(取下げの表記のある請求書を含む。)の写しを相談窓口に送付すること。
ウ 相談窓口において取下書を受け付けたときは、担当課等に取下書を送付するとともに、その写しを保管すること。
2 開示請求の拒否(条例第10条に定める拒否を除く。)処分 担当課等は、開示請求が形式上の要件に適合せず、請求者がその補正に応じない場合、請求者にその補正を求める連絡がつかない場合又は補正することができないものである場合は、次に定めるところにより事務処理を行うものとする。
[条例第10条]
(1) 請求者に対し、条例第11条第2項に規定する「開示をしない旨の決定(不開示決定)」を行い、公文書不開示決定通知書(施行規則様式第4号)によりその旨を通知するものとする。
(2) 他の方法により開示請求の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては、その旨を併せて請求者に連絡すること。
3 公文書の内容の検討 担当課等は、開示請求が形式上の要件に適合している場合は、公文書に記録されている情報が、条例第7条各号に規定する不開示情報に該当するかどうかを検討するものとする。
[条例第7条各号]
4 開示決定等の期間
(1) 担当課等は、相談窓口において開示請求があった日から起算して15日以内(その期間の末日が宇美町の休日を定める条例(平成元年宇美町条例第12号)第1条第1項に規定する休日に当たるときは、その翌日をもって満了日とする。)に開示決定等を行うものとする。なお、請求書の補正に要した日数(補正を求めた日の翌日から補正が完了した日まで)は、開示決定等の期間に含まれない。
(2) 請求者が形式上の要件に適合しない開示請求の補正に応じない意思を真摯かつ明確に示した時点以後は、条例第12条第1項ただし書の規定は適用されないことに留意すること。
5 開示決定等の期間の延長
(1) 条例第12条第2項の規定により開示決定等の期間を延長する場合 担当課等は、事務処理上の困難その他正当な理由により、開示請求があった日から起算して15日以内に開示決定等ができない場合は、開示請求があった日から起算して15日以内に当該期間を延長する旨の決定をし、請求者に対し、速やかに、公文書開示決定等期間延長通知書(施行規則様式第7号)によりその旨を通知するとともに、その写しを相談窓口に送付するものとする。なお、延長後の決定期間は、45日以内とし、事務処理上必要な限度で適正な期間を設定する。また、「延長の理由」欄には、延長する理由をできるだけ具体的に記入するものとする。
(2) 条例第12条第3項の規定により開示決定等の期間を延長する場合(開示請求に係る公文書が著しく大量である場合) 担当課等は、開示請求に係る公文書が著しく大量であるため、開示請求があった日から起算して60日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の適正な遂行に著しい支障が生ずるおそれがあると判明したときは、開示請求があった日から起算して15日以内に条例第12条第3項を適用する旨の決定をし、請求者に対し、公文書開示決定等期間特例延長通知書(施行規則様式第8号)により、開示請求に係る公文書のうちの相当の部分につき開示決定等をする期間、残りの公文書について開示決定等をする期限及び本項を適用する理由等を通知するとともに、その写しを相談窓口に送付するものとする。この場合において、本項を適用する理由は、できるだけ具体的に記入するものとする。
6 内部調整 開示請求に係る開示決定等をするに当たっては、次に定めるところにより、あらかじめ内部調整を行うものとする。
(1) 相談窓口との事前協議 担当課等は、開示決定等をするに当たっては、相談窓口と事前協議しなければならない。
(2) 関係課との調整 担当課等は、公文書が、他の課に関係するものである場合は、関係課と事前協議し、調整を行うものとする。
(3) 担当課等は、開示決定等の判断が特に困難な場合、開示決定等の判断が他の先例になると認められる場合又は開示請求に係る情報が複数の課に関係し、その調整が調わない場合は、宇美町情報調整委員会に諮るものとする。
7 事案の移送 実施機関は、開示請求に係る公文書が他の実施機関により作成されたものであるときその他他の実施機関において開示決定等をすることにつき正当な理由があるときは、条例第13条第1項の規定により、当該他の実施機関に対し、事案を移送することができるものとする。なお、実施機関内部における担当課等の変更手続ではないので、事務処理上誤りがないよう留意し、次のとおり事務処理を行うこと。
| (「正当な理由があるとき」の例示)
実施機関が作成し、又は取得した公文書に他の実施機関の事務事業に密接な関連がある情報が記録されている場合などで、他の実施機関の判断に委ねたほうが迅速かつ適切な処理が行われるとき。 |
(1) 事案の移送の協議等
ア 開示請求を受けた実施機関は、移送先実施機関との協議を経て、当該事案の移送を行うものとする。この場合において、相談窓口と事前協議を行うこと。
イ 事案の移送に係る協議が整ったときは、開示請求を受けた実施機関は移送先実施機関に対し、事案を移送する旨の通知文(別記参考様式3)及び当該事案に係る請求書を送付するものとする。
(2) 事案の移送の通知 事案を移送した実施機関は、速やかに、請求者に対し、公文書開示請求事案移送通知書(施行規則様式第9号。以下「事案移送通知書」という。)により事案を移送した旨を通知するものとする。
(3) 移送前の行為の取扱い 事案を移送した実施機関が移送前にした行為は、条例第13条第2項の規定により、移送先実施機関がしたものとみなされる。特に、開示決定等の期限は、請求者が事案を移送した実施機関に開示請求をした日から起算して進行することに留意すること。
(4) 相談窓口ヘの通知書等写しの送付 事案を移送した実施機関は、事案を移送する旨の通知文及び事案移送通知書それぞれの写しを相談窓口に送付するものとする。
8 第三者に対する意見書提出の機会の付与等 開示請求に係る公文書に、第三者に関する情報が記録されている場合は、第三者の権利利益の保護の観点から、開示決定等を慎重かつ公正に行うため、「第6第三者情報の取扱い」に定めるところにより事務処理を行うものとする。
9 開示決定等の決裁
(1) 開示決定等に係る決裁は、町長の事務部局にあっては、宇美町事務決裁規程(平成7年宇美町規程第2号)の定めるところにより、その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めるところにより行うものとする。
(2) 開示決定等に係る決裁に当たっては、当該決定の統一性、整合性等に配慮して総務課長と合議するものとする。
(3) 開示決定等に係る起案文書には、原則として、請求書、開示決定等に係る通知書(以下「決定通知書」という。)の案、第三者へ意見書提出の付与をした場合にはその意見書、開示請求のあった公文書の写し等を添付するものとする。
10 決定通知書の記入要領 担当課等の職員は、決定通知書の記入に当たって、次の事項に留意するものとする。
(1) 「決定通知の日付」欄 年月日は決定の日であり決裁終了日を記入すること。
(2) 「公文書の件名又は内容」欄(施行規則様式第2号、施行規則様式第3号、施行規則様式第4号)
ア 全部若しくは一部を開示する旨の決定(以下「開示決定」という。)又は開示をしない旨の決定(以下「不開示決定」という。)の場合は、特定した公文書の件名又は内容、当該公文書の作成年度等を正確に記入(請求書の「開示請求に係る公文書の件名又は内容」に記載された内容も括弧書きで併記)すること。ただし、開示請求を拒否する場合(公文書の存否を明らかにしない場合を含む。)又は開示請求に係る公文書を保有していない場合は、原則として、請求書の「開示請求に係る公文書の件名又は内容」欄に記載された件名又は内容を記入すること。
イ 1枚の請求書により複数の公文書の開示請求があった場合は、1枚の決定通知書に複数の公文書の件名又は内容を記入することができる。
(3) 「開示を実施する日時及び場所」欄(施行規則様式第2号及び施行規則様式第3号)
ア 公文書の開示を実施する日時は、決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日から数日以後の通常の勤務時間内の日時を指定すること。この場合において、事前に請求者と電話等により調整を行い、請求者の都合のよい日時を指定するよう努めること。なお、意見書の提出の機会を与えた第三者が当該公文書の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、開示決定をするときは、開示決定の日との間に少なくとも2週間を置くものとする。
イ 公文書の開示を実施する場所は、原則として、開示決定を行った担当課等を指定すること。
(4) 「開示の方法」欄(施行規則様式第2号及び施行規則様式第3号) 開示請求に係る公文書をどのような方法で開示するか具体的に記入すること。なお、公文書の写しの交付を郵送により行う場合は、その旨をこの欄に記入すること。
(5) 「備考」欄(施行規則様式第2号、施行規則様式第3号、施行規則様式第4号) 必要な事務連絡のほか、公文書の写しの交付希望があった場合に、写しの総枚数、写しの作成に要する費用の額及び写しの送付に要する費用の額をそれぞれ記入すること。
(6) 「開示しない部分及び開示しないこととする理由」欄(施行規則様式第3号) 条例第7条各号のいずれかに該当する場合は、開示しない部分、その該当号及びその理由を具体的に記入すること。また、同条各号の複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を具体的に記入すること。
(7) 「開示しないこととする理由」欄(施行規則様式第4号)
ア 条例第7条各号のいずれかに該当する場合は、その該当号及びその理由を具体的に記入すること。また、同条各号の複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を具体的に記入すること。
[条例第7条各号]
イ 開示請求が形式上の要件に適合しないことを理由とする拒否処分の場合も、その理由を具体的に記入すること。
(8) 「公文書の開示をすることができる時期」欄(施行規則様式第3号及び施行規則様式第4号) 開示請求に係る公文書の全部又は一部を開示しない旨の決定の日から1年以内において、一定の期間が経過することにより、条例第7条各号に該当する理由が消滅することが確実であり、公文書の開示をすることができるようになる期日(条例第7条各号の複数の号に該当する場合は、すべての該当号に該当しなくなる期日)を記入すること。
(9) 「公文書の存否を明らかにしない理由」欄(施行規則様式第4号) 開示請求に係る公文書が仮に存在した場合に適用することとなる不開示条項及び当該公文書の存否を明らかにすることが不開示情報を開示することになる理由を記入すること。
(10) 「公文書が存在しない理由」欄(施行規則様式第4号) 開示請求に係る公文書を保有していない理由を具体的に記入すること。
11 決定通知書の送付 担当課等は、開示決定等をした場合は、速やかに、決定通知書を作成し、請求者に送付するとともに、その写しを相談窓口に送付するものとする。
12 過去に開示の実績のある公文書の取扱い 担当課等は、開示請求のあった公文書が過去に開示の実績があり、直ちに開示決定ができるものについては、速やかに、開示をするよう努めるものとする。この場合、「6 内部調整」は、省略することができる。
第6 第三者情報の取扱い【担当課等】
1 意見聴取の実施
(1) 必要的意見聴取 担当課等は、条例第7条第2号イ若しくは同条第3号ただし書又は条例第9条の規定により開示しようとする場合は、開示決定をするに当たって、条例第14条第2項の規定により書面で第三者に意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。
(2) 任意的意見聴取 担当課等は、開示請求に係る公文書に、第三者に関する情報が記録されている場合において必要と認める場合は、条例第14条第1項の規定により当該第三者に意見書を提出する機会を与えることができる。ただし、開示請求に係る公文書に記録された第三者に関する情報が、条例第7条各号のいずれかに該当すること又は該当しないことが明らかである場合は、この限りでない。また、1件の公文書に多数の第三者に係る情報が記録されている場合は、必要な範囲で意見照会を行うことができるものとする。
(3) 国又は地方公共団体の意見聴取 国又は地方公共団体は、条例第14条に規定する「第三者」ではないが、開示決定等の判断を行なうに当たって国又は地方公共団体の意見を聴く必要があるときは、同条によらず、適宜の方法により意見を求めることができるものとする。
[条例第14条]
2 意見聴取の方法 担当課等は、条例第14条第1項又は第2項の規定により第三者に意見書を提出する機会を与える場合は、公文書の開示に係る意見照会書(施行規則様式第8号及び施施行規則様式第9号。以下「意見照会書」という。)を作成し、公文書の開示に係る意見書(施行規則様式第10号。以下「意見書」という。)と返信用封筒を同封の上、当該第三者に送付(ファックスによる送信不可)するものとする。この場合において、一週間以内に当該意見書を提出するよう協力を求めるものとする。なお、提出期限までに提出がない場合は、意見がなかったものとして取り扱うものとする。
3 第三者への通知 担当課等は、意見書の提出の機会を与えた第三者が、当該第三者に関する情報が記録されている公文書の開示に反対の意思を表示した意見書(以下「反対意見書」という。)を提出した場合において、開示決定をするときは、直ちに当該第三者に対し、公文書の開示決定に係る通知書(施行規則様式第11号。以下「開示決定に係る通知書」という。)によりその旨を通知するものとする。この場合において、開示決定に係る通知書の「開示決定した公文書の件名又は内容」には、請求書の「開示請求に係る公文書の件名又は内容」に記載された内容も括弧書きで併記すること。なお、不開示決定をした場合にも、第三者との信頼関係を保つ上で、電話等によりその旨を通知するとともに、口頭で相談窓口にその旨報告すること。
4 相談窓口ヘの意見照会書等写しの送付 担当課等は、意見照会書を送付する場合、反対意見書の提出があった場合及び開示決定に係る通知書を送付する場合は、それぞれの写しを相談窓口に送付するものとする。なお、意見書の提出がなかった場合にも、口頭でその旨報告すること。
第7 公文書の開示の実施【担当課等】
1 開示の日時及び場所 公文書の開示は、公文書開示決定通知書又は公文書一部開示決定通知書(以下「開示決定通知書」という。)によりあらかじめ指定した日時及び場所において行うものとする。
(1) 請求者がやむを得ない事情により指定された日時に来庁できない場合は、担当課等は、速やかに、改めて請求者と電話等により調整を行い、別の日時を指定することができる。この場合において、改めて開示決定通知書を送付することは要しないが、変更した日時を関係文書に付記するとともに、相談窓口にその旨連絡するものとする。
(2) 請求者と電話等により事前に調整を行い、開示する日時の指定に努めたにもかかわらず、請求者が来庁しなかった場合は、請求者と調整の上開示をする日時を指定し、その旨を書面により通知するものとする。この場合において、請求者が正当な理由なく当該調整に応じないときは、相当の期間を定め開示をする日時を指定し、当該開示に応ずるよう催告を行うものとする。
2 開示決定通知書の確認 担当課等の情報公開主任等は、担当課等に来庁した者に対し、開示決定通知書の提示を求め、請求者本人であること、及び公文書の件名又は内容の確認を行うものとする。
3 公文書の開示の方法
(1) 文書、図画又は写真の場合
ア 閲覧又は視聴
(ア) 文書、図画又は写真については、原則として、原本を閲覧に供する。ただし、条例第15条第2項の規定に該当するときは、当該原本を複写したものを閲覧に供するものとする。
a 原本を閲覧に供することにより、原本の保存に支障が生じるおそれがあるとき。
b 日常業務に使用している台帳等を閲覧に供することにより、業務に支障が生じるとき。
c 公文書の一部を開示する場合において、必要と認めるとき。
d その他正当な理由かあるとき。
(イ) フィルムについては、専用機器の通常の用法により行うものとする。公文書の一部を視聴に供する場合は、視聴に供することができる部分から不開示情報に係る部分を容易に区分して除くことができ、かつ、不開示情報に係る部分を区分して除くことにより開示請求の趣旨が損なわれることがないと認められるときに、不開示情報に係る部分を除いて、当該公文書を視聴に供するものとする。
イ 閲覧の特例 閲覧者が視覚障害を有する者であるときなどは、閲覧に代わる方法として、読み聴かせる方法により行うことができるものとする。
ウ 閲覧の中止又は禁止 担当課等の情報公開主任等は、閲覧者に対し、公文書を汚損し、又は破損することのないよう説明するものとするが、当該閲覧者が公文書を汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認めるときは、当該公文書の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。
エ 写しの作成及び交付
(ア) 公文書の写しの作成は、担当課等の職員が行うものとする。
(イ) 写しの交付の部数は、開示請求に係る公文書1件につき1部とする。
(ウ) 公文書の写しの作成は、当外公文書の原本を乾式複写機により複写して行うこととなるが、マイクロフィルムの場合は用紙への印刷、写真フィルムの場合は印画紙への印画などの方法により行うものとする。
(エ) 複写は原則として片面とし、拡大、縮小等の編集は行わないものとする。ただし、請求者から申出がある場合で、複写作業に著しい支障が生じないと認めるときは、拡大、縮小することにより写しを作成し、交付することができるものとする。
(オ) 開示請求に係る公文書がカラーの場合については、請求者の申出によりカラー印刷に対応した複写機により当該公文書の写しを作成して、これを交付するものとする。
(カ) 写しを交付する際には、当該写しの余白又は別紙を用いて、「写し」であることの表示を行うものとする。
(キ) 交付の方法は、請求者の希望により、担当課等での交付又は郵送による交付のいずれかにより行うものとする。
オ 開示の実施の当日に写しの交付を求められた場合の取扱い 開示請求の当初、開示の方法の希望が閲覧のみである場合で、開示の実施の当日に写しの交付も求められた場合は、法令等に違反しないことを確認の上、請求書の訂正を求めて、写しを交付することができるものとする。
カ 部分開示の方法 部分開示を行う場合における不開示部分の分離及び開示の方法は、原則として次のとおりとする。
(ア) 開示部分と不開示部分とがページ単位で区分できるとき 不開示部分を取り外して、開示部分のみを開示するものとする。ただし、契印を押印したもの等取外しができない場合は、開示部分のみを複写したもの又は不開示部分を紙袋等で覆ったもの等により開示する。
(イ) 開示部分と不開示部分が同一ページにあるとき 該当ページを複写した上で、不開示部分をマジック等で塗りつぶすしたもの（修正液は使用しない。）を複写したもの又は不開示部分を覆って複写したものを開示するものとする。
(2) 録音テープ、録音ディスク、ビデオテープ及びビデオディスク（以下「録音テープ等」という。）の場合
ア 専用機器により再生することによる録音テープ等の視聴は、当該専用機器の通常の用法により行うものとする。
イ 録音テープ等を専用機器により視聴に供する場合は、原本保護の観点から、原則として、録音テープ等その他の専用機器において再生できる電磁的記録媒体にいったん複写し、これを専用機器により再生したものを視聴に供するものとする。
ウ 録音テープ等の写し（電磁的記録媒体に複写したもの）は、所管課等において作成するものとする。
エ 録音テープ等の一部に不開示情報が記録されている場合においては、技術上の理由により、当該部分を区分して除くことが困難であるときは、全体を不開示として、開示を実施しないものとする。
(3) 電磁的記録（録音テープ等を除く。）の場合
ア 用紙に出力したものの閲覧又は写しの交付 用紙に出力したものによる電磁的記録の閲覧又は写しの交付は、文書等と同様の方法で行うものとする。
イ 専用機器により再生したものの閲覧又は視聴
(ア) 専用機器により再生することになる電磁的記録の閲覧又は視聴は、当該専用機器の通常の用法により行うものとする。
(イ) 電磁的記録を専用機器により閲覧又は視聴に供する場合は、原本保護の観点から、原則として、フレキシブルディスクカートリッジその他の専用機器において再生できる電磁的記録媒体にいったん複写し、これを専用機器により再生したものを閲覧又は視聴に供するものとする。
(ウ) 電磁的記録の一部に不開示情報が記録されている場合は、技術上の理由により、当該部分を区分して除くことが困難であるときは、用紙に出力したものを閲覧に供するものとする。この場合において、用紙に出力することができないときは、全体を不開示として、開示を実施しないものとする。
(エ) 電磁的記録の写しの交付は、原則として、用紙に出力したもの、フレキシブルディスクカートリッジ又は光ディスク（ＣＤ－Ｒ）に複写したものにより行い、当該写しは所管課等が総務課情報管理係と協議のうえ作成するものとする。
4 費用徴収
(1) 徴収の方法 公文書の写しの作成及び送付に要する費用は、次に定めるところにより徴収するものとする。なお、具体的な徴収事務は、宇美町財務規則(令和元年宇美町規則第15号)の定めるところにより行うものとする。
ア 担当課等で写しを交付する場合 公文書の写しの作成に要する費用は、現金で徴収するものとし、徴収後、公文書の写し及び領収書を請求者に交付するものとする。
イ 郵送により写しを交付する場合 郵送により写しを交付する場合は、請求者の希望により、現金(事前に現金書留で送付してもらうよう指定しておくこと。)又は郵便切手（写しの送付に要する費用に係るものに限る。）で徴収するものとし、担当課等は、納入等を確認の後、公文書の写し及び領収書を請求者に送付するものとする。
(2) 歳入科目 公文書の写しの作成及び送付に要する費用に係る収入の歳入科目は、次のとおりとする
| (款)諸収入 (項)雑入 (目)雑入 (節)雑入 |
第8 審査請求があった場合の取扱い
1 審査請求の形式的要件の確認 相談窓口は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)第2条の規定による審査請求があった場合は、担当課等の情報公開主任等の立会いの上、当該審査請求が法に規定する要件を具備し適法なものであるかどうかその内容を確認するものとする。
2 担当課等における再検討 担当課等は、開示決定等について審査請求が適法なものとして受け付けられた場合は、当該開示決定等が妥当であるかどうか再検討を行うものとする。
3 審査会への諮問
(1) 担当課等は、再検討を行った結果、なお当該開示決定等が妥当であると判断した場合は、条例第19条第1項各号に該当する場合を除き、速やかに、宇美町情報公開審査会(以下「審査会」という。)に諮問しなければならない。なお、開示請求が条例に規定する形式上の要件に適合せず、請求者が補正に応じない等の理由により開示請求に係る拒否処分を行った場合も、当該処分は「開示をしない旨の決定」に含まれることから、審査会への諮問を要することに留意すること。
(2) 条例第19条第1項各号に該当する場合は、審査会に諮問する必要はないが、相談窓口と事前協議を行うものとする。
4 諮問をした旨の通知 担当課等は、審査会に諮問した後、速やかに条例第19条第4項各号に該当するものに対し、宇美町情報公開審査会諮問通知書(施行規則様式第12号)により諮問をした旨を通知するとともに、その写しを相談窓口に送付するものとする。
5 審査会への公文書の提示(インカメラ審理への対応) 担当課等は、条例第22条第1項の規定により審査会から審査請求のあった開示決定等に係る公文書の提示を求められた場合は、当該公文書を直接審査会に提示するものとする。ただし、審査会の了承を得て、当該公文書の写しをもって提示することもできるものとする。なお、開示決定等に係る公文書に記録されている情報が、その取扱いについて特別の配慮を必要とするものであるときは、審査会に対してその旨を申し出るものとする。
6 審査会への資料の提出(ヴォーン・インデックス) 担当課等は、条例第22条第3項の規定により、審査会から、審査請求のあった開示決定等に係る公文書に記録されている情報を分類し、又は整理した資料の請求があった場合は、これを提出するものとする。
7 審査会の意見聴取等への担当課等の対応 担当課等の職員は、審査会から意見若しくは説明を求められた場合又は意見書若しくは資料の提出を求められた場合は、これに応じなければならない。
8 答申書の送付等 審査会の答申を受けた担当課等は、施行規則第10条の規定により、速やかに、答申書の写しを審査請求人及び参加人に送付するとともに、相談窓口において答申の内容を一般の閲覧に供するものとする。
[施行規則第10条]
9 審査会の答申後の処理 担当課等は、審査会から答申があった場合は、答申を尊重して、速やかに、審査請求に係る決定の検討をし、所定の手続を行うものとする。
10 第三者からの審査請求への対応
(1) 開示決定に対し、当該公文書を請求者に開示する日までの間に第三者から審査請求があった場合は、「2 審査請求の形式的要件の確認」から「10 審査会の答申後の処理」までの定めに準じて取り扱うものとする。担当課等は、職権(申立て)により当該公文書の全部又は一部開示の実施を審査請求に係る決定に至るまで停止し、当該請求者に公文書開示停止通知書(別記様式第4号)によりその旨を通知するとともに、その写しを相談窓口に送付するものとする。なお、行政不服審査法第25条第2項(第48条において準用する同法第25条第2項)の規定に基づき職権(申立て)により、当該処分の効力を停止した旨を速やかに、審査請求を行った第三者に対し、電話等により通知するとともに、口頭で相談窓口にその旨報告すること。
(2) 請求者からの審査請求に係る開示決定等を取り消し、又は変更し、開示部分を広げる旨の決定をした場合に知いて、当該決定に対して第三者から審査請求があった場合は、速やかに、審査会に諮問するものとする。
(3) 第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する決定を行い、請求者に開示を実施する場合には、当該第三者の訴訟提起の機会を確保するため、当該審査請求に係る決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において、当該請求者に対し、開示を実施する旨を書面により通知するとともに、当該第三者に対し、開示を実施する旨を開示決定に係る通知書により通知し、それぞれの写しを相談窓口に送付するものとする。
(4) 請求者が審査請求をし、第三者である参加人が公文書の開示に反対の意思を表示している場合において、審査請求に係る開示決定等を変更し、当該公文書を開示する旨の決定を行うときは、当該第三者の訴訟提起の機会を確保するため、当該審査請求に係る開示決定の日と開示する日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において、当該請求者に対し、開示する旨の決定を書面(施行規則様式第2号又は施行規則様式第3号を必要に応じて調整したもの)により通知するとともに、当該第三者に対し、開示を実施する旨を開示決定に係る通知書により通知し、それぞれの写しを相談窓口に送付するものとする。
第9 公文書の目録の作成等【相談窓口】
1 公文書の目録の作成 相談窓口は、公文書管理システムにより管理されているファイルデータにより公文書(ファイル名)の目録を作成するものとする。
2 公文書の目録の閲覧 公文書の目録は、相談窓口に備え置き、一般の閲覧に供するものとする。
第10 運用状況の公表【相談窓口】
相談窓口は、毎年度6月末までに前年度の条例の運用状況について、各実施機関分を取りまとめ、次の事項を「広報うみ」及び町のホームページに掲載することにより公表するものとする。
(1) 公文書の開示請求の件数
(2) 公文書の開示決定等の件数
(3) 不服申立ての件数及び処理状況
(4) その他必要な事項
第11 情報公開主任【担当課等】
1 設置 公文書の開示に係る円滑な公文書の特定及び的確かつ統一的な開示決定等に係る判断を行うとともに、行政資料の提供等の情報提供施策を充実し、もって情報公開を総合的に推進するため、担当課等に、「情報公開主任」を置き、担当課等の長をもって充てるものとする。
2 職務 情報公開主任は、次の職務を行うものとする。
(1) 相談窓口及び他の課等との連絡調整に関すること。
(2) 開示請求(申出を含む。)に係る公文書の特定作業に関すること。
(3) 開示決定等(回答を含む。)の判断の審査及び調整に関すること。
(4) 情報の提供に関すること。
(5) その他情報公開制度に係る事務の指導に関すること。
附 則
1 この訓令は、令達の日から施行する。
2 この訓令の施行前になされた公文書の開示請求については、なお従前の例による。
附 則(平成19年9月28日訓令第7号)
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(施行期日)
1 この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行前に発行された郵便為替証書については、なお従前の例により扱うことができる。
附 則(平成23年7月1日訓令第6号)
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この訓令は、平成23年7月1日から施行する。
附 則(平成27年3月25日訓令第1号)
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(施行期日)
1 この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現に地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律（平成26年法律第76号）附則第2条第1項の規定により教育長がなお従前の例により在職する場合においては、その任期中に限り、この訓令による改正後の宇美町の保有する情報の公開に関する事務取扱要綱の規定は適用せず、この訓令による改正前の宇美町の保有する情報の公開に関する事務取扱要綱の規定は、なおその効力を有する。
附 則(平成27年7月31日訓令第9号)抄
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(施行期日)
1 この訓令は、平成27年8月1日から施行する。
附 則(平成28年8月26日訓令第20号)
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この訓令は、令達の日から施行し、改正後の宇美町の保有する情報の公開に関する事務取扱要綱の規定は、平成28年4月1日から適用する。
附 則(平成30年7月5日訓令第9号)
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この訓令は、令達の日から施行する。
附 則(令和元年12月27日訓令第9号)
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この訓令は、令和2年1月1日から施行する。
附 則(令和5年3月31日訓令第2号)
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この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別記様式第1号
受付印
別記様式第2号(その1)
公文書開示請求等処理簿
別記様式第2号(その2)
不開示の内容
別記様式第3号
公文書開示請求取下書
別記様式第4号
公文書開示停止通知書
別記様式第5号
公文書の開示を請求された方へ
別記参考様式1
代理権授与通知書
別記参考様式2
公文書開示請求書の補正について（通知）
別記参考様式3
開示請求に係る事案の移送について