○八頭町個人情報の保護に関する事務取扱要綱
| (平成28年3月24日告示第31号) |
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第1章 総則
第1 趣旨
個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号｡以下「法」という｡)及び八頭町個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年八頭町条例第2号｡以下「条例」という｡)の規定に基づく事務処理は､別に定める場合を除き､この要綱に定めるところにより行うものとする｡
第2 定義
(1) 個人情報窓口
個人情報の取扱いに関する相談及び案内､個人情報の開示請求等の受付その他個人情報の保護に関する事務を行うための窓口をいう｡
(2) 担当課
当該個人情報取扱事務を所管している実施機関内の当該事務の所管課をいう｡
第3 個人情報窓口
(1) 個人情報窓口を次の場所に設置する｡
1) 個人情報本庁窓口(以下「本庁窓口」という｡)
企画課
2) 個人情報支所窓口(以下「支所窓口」という｡)
船岡住民課及び八東住民課
(2) 本庁窓口が行う事務は次のとおりとする｡
1) 個人情報の保護に関する相談及び案内に関すること｡
2) 個人情報取扱事務登録簿(以下「登録簿」という｡)の閲覧に関すること｡
3) 個人情報の開示請求書､訂正等請求書の受付けに関すること｡
4) 個人情報の閲覧及びその写しの交付に関すること｡
5) 個人情報の写しの交付に要する費用の徴収に関すること｡
6) 個人情報の開示請求書及び訂正等請求に対する決定に係る審査請求書の受付けに関すること｡
7) 個人情報の取扱いに関する苦情の処理に関すること｡
(3) 支所窓口が行う事務は､（2）の4)､5)及び7)を除く事務とする｡
第4 担当課における事務処理体制
担当課における事務処理は､庶務を担当する係において､当該個人情報取扱事務を担当する係等と十分に調整の上､統一的に処理すること｡
なお、当該担当課における本庁窓口との連絡窓口は､庶務を担当する係とする｡
第2章 実施機関が取り扱う個人情報の保護
第5 個人情報取扱事務の登録簿への登録及び閲覧に関する事務手続
条例第3条に規定する個人情報取扱事務の登録簿への登録及び閲覧は､別記第1「個人情報取扱事務登録簿への登録及び閲覧について」および別記第2「取り扱う個人情報の項目の具体例」により行うものとする｡
[第3条]
第6 個人情報の提供に関する事務手続
(1) 実施機関が個人情報を当該実施機関以外のものに提供するときの判断基準等については､別記第3「個人情報の提供に係る事務処理について」を参考にすること｡
(2) 実施機関が個人情報を提供する場合において､個人の権利利益を不当に侵害することがないようにするため､法第70条の規定により必要な制限をし､又は必要な措置を講ずるよう求める必要があると認めるときは､提供を受けるものに対し「個人情報収集申請書」(様式第2号｡以下「収集申請書」という｡)を実施機関に提出させるものとする｡
(3) 実施機関は､収集申請書の提出があり個人情報を提供する場合には､「個人情報提供通知書」(様式第3号)により､当該申請書に通知するものとする｡
なお､個人情報が提供できない場合には､理由を付して､その旨を当該申請者に通知すること｡
(4) 提供に当たっては提供する個人情報の内容､個人情報を提供する必要性､提供先における使用方法､守秘義務の有無及び保護措置等を勘案すること｡
第7 個人情報取扱事務の委託に関する事務手続
(1) 個人情報取扱事務を委託する場合には､契約書に次の個人情報の保護の条文を追加するとともに､「個人情報取扱業務委託契約特記事項」(様式第4号｡以下「特記事項」という｡)を添付して行う｡
「（個人情報の保護）
第○条 乙は､この契約による業務を処理するための個人情報の取扱いについては､別記「個人情報取扱業務委託契約特記事項」を遵守しなければならない｡」
なお､契約書の形式によっては､特記事項を別記とすることなく､契約書本文に当該特記事項の内容を記載しても差し支えない｡
また､契約書等の書面を作成しない契約の場合には､特記事項を受託者に交付し､遵守するよう要請するものとする｡
(2) 委託に当たっては次の点に留意すること｡
1) 受託者の選定に当たっては､個人情報の適正な取扱いができる相手方を選定すること｡
2) 入札に当たっては入札を行う前に､随意契約にあっては見積書を徴するときに､契約内容に個人情報の保護に関する特記事項があることを相手方に告知すること｡
3) 委託業務を処理させるために委託先に提供する個人情報は､委託業務の目的を達成する上で必要最小限のものとすること｡
第8 開示請求書の受付等に関する事務手続
(1) 相談及び案内
1) 開示請求に相談があったときは､請求の趣旨､内容等を聴取し､登録簿等を確認の上､次の点を考慮して開示請求として対応すべきものであるかどうかを確認すること｡
ア 開示請求の対象となるのは､自己の個人情報に限られるものであり､自己以外の個人情報については､開示請求はできないこと｡
イ 町は､個人情報の集中管理を行っていないことから､例えば「私に関する一切の情報」というような内容の請求があった場合には､個人情報の特定ができないので､このような請求には応じないこと｡
ウ 開示請求に係る個人情報が法第88条の規定に該当するものである場合には､開示請求できないこと｡
2) 開示請求は､原則として請求内容1件につき1枚の開示請求書により行うこと｡
(2) 開示請求書の受付
1) 開示請求に対する事務処理については､別記第4「開示請求に対する手続の流れについて」を参考にすること｡
2) 開示請求は､「保有個人情報開示請求書」(様式第5号)を提出することにより行い､電話又は口頭による請求は取り扱わないものとする｡
3) 本人等の確認
開示請求をしようとする者が本人又は代理人であることの確認は､次により行うものとする｡
ア 本人が開示請求をする場合
(ア) 次に掲げる書類の提示を求めるものとする｡
この場合､写真が貼付されていない書類にあっては､複数の書類の提示を求めること｡
a 運転免許証
b 旅券
c 健康保険､国民健康保険､船員保険等の被保険者証
d 国民年金､厚生年金又は船員保険に係る年金証書
e 共済組合員証
f 国民年金手帳
g 厚生年金手帳
h 船員手帳
i 身体障害者手帳
j 戦傷病者手帳
k 在留カード又は特別永住者証明書
l 共済年金､恩給等の証書
m 印鑑登録手帳
n 猟銃･空気銃所持許可証
o 宅地建物取引士証
p 海技従事者免許証
q 個人番号カード
r その他官公署の発行する身分証明書
(イ) 婚姻等によって､開示請求書の氏名と(ア)の書類中の氏名が異なっている場合には､旧姓等が記載された戸籍謄本等の提出又は提示を求め､開示請求をしようとする者が本人であることを確認するものとする｡
(ウ) 戸籍謄本や住民票の写しなど本人以外の者でも取得できる書類は､本人であることを確認できる書類には該当しないものとする｡
イ 代理人によって開示請求をする場合
(ア) 法定代理人によって開示請求をするとき
法定代理人に係るアに掲げる書類のほか､本人が未成年者である場合にあっては代理人が親権者又は未成年後見人であることを､本人が成年被後見人である場合にあっては代理人が成年後見人であることを確認するため､次に掲げる書類の提出を求めるものとする｡
a 戸籍謄本･抄本
b 住民票の写し
c 登記事項証明書
d 家庭裁判所の証明書
e その他法定代理関係を確認し得る書類
(イ) 任意代理人によって開示請求をするとき
任意代理人に係るアに掲げる書類及び委任状その他その資格を証明する書類を提出すること。ただし、委任状については、委任者の運転免許証、個人番号カード等の本人に対し一に限り発行される書類の写しを併せて提出すること。
4) 開示請求に係る個人情報の内容の特定
開示請求のあった個人情報については､登録簿から検索し､担当課と連絡を取るなどにより具体的に特定するものとする｡この場合において､必要があると認められるときは､担当課の職員の立会いを求めるものとする｡
(3) 開示請求書の交付等
1) 開示請求書を受け付けた場合は､当該請求書に受付印を押し､その写しを開示請求者に交付するものとする｡また、原本は担当課へ送付することとする。
なお､開示請求者の記載事項について不十分な点があり､補筆等を求めたにもかかわらず提出された場合は､これを受け付けることとし､受付年月日は､当該提出の日とする｡
(4) 開示請求書の補正
1) 担当課は､開示請求書に形式上の不備があった場合には､法第77条第3項の規定に基づき、「請求書補正通知書」(様式第6号)により､当該請求書の補正を求めるものとする｡
2) 「請求書補正通知書」により補正を求めた期間内に当該開示請求書が補正されない場合は､当該開示請求に係る個人情報を開示しない旨を決定し､開示請求者に通知するものとする｡
3) 担当課は､1)及び2)の事務を行おうとするときは､あらかじめ本庁窓口と協議するものとする｡
第9 開示請求に対する決定等に関する事務手続
(1) 開示請求に係る個人情報の検索･特定
担当課は､本庁窓口から開示請求書を送付されたときは､開示請求に係る個人情報を検索し､対象となる個人情報を特定すること｡
(2) 決定期間及び期間の計算
開示するかどうかの決定は､開示請求書が提出された日の翌日から起算して30日以内に行うものであるが､可能な限り早期に決定するよう努めること｡
なお､やむを得ない理由により決定期間を延長する場合に「開示決定等期限延長通知書」(様式第7号)により速やかに開示請求者に通知するものとする｡
この場合､延長期間は最大30日以内とするが､可能な限り短い期間となるよう努めること｡
(3) 第三者情報の取扱い
1) 第三者の情報が記録されている公文書等について開示請求があった場合には､開示等の決定を慎重にかつ的確に行うため､法第86条の規定により事前に第三者の意見を聴くことができる｡ただし､法第78条に掲げる不開示事由のいずれかに該当すること又は該当しないことが明白である場合を除く｡
2) 聴取事項は､個人及び法人その他の団体(国及び他の地方公共団体を除く｡)の情報については､その権利利益の侵害の有無･程度その他必要と認める事項とし､国及び他の地方公共団体の情報については､信頼関係又は協力関係に対する影響の有無･程度その他必要と認める事項とする｡
3) 意見聴取は､原則として､「第三者意見照会書」(様式第8号)により行い､「第三者開示決定等意見書」(様式第9号)により意見を求めるものとする｡
4) 第三者の情報について､意見聴取を行った後に開示等の決定をしたときには､当該第三者に対し､「開示決定通知を行った旨の反対意見書提出者への通知書」(様式第10号)により通知するものとする｡
(4) 開示又は不開示の検討
請求に対する開示･不開示の決定は､法第78条に掲げる不開示事由のいずれかに該当するかどうかの判断により行うこと｡
なお､同条の不開示事由に該当する部分であっても条法第80条の裁量的開示の規定に該当するかどうかについても検討すること｡また、開示請求に係る個人情報が存在しないときは､その旨を開示請求者に通知すること。
(5) 部分開示に関する事務手続
開示請求に係る個人情報の部分開示を行うかどうかは､当該個人情報の記録媒体の種類､性質､記録状況等から部分開示が容易であるかどうかのほか､部分開示をしても開示請求者の請求の趣旨を損なわないものであるかどうかを検討して判断する｡
(6) 事前協議
開示又は不開示の決定に当たっては､あらかじめ本庁窓口と協議するものとする｡
また､開示請求に係る個人情報が他課等に関係するものであるときは､担当課は必要に応じて当該機関課等と連絡をとり協議を行うものとする｡
(7) 開示するかどうか決定の決裁区分
軽易なものは課等の長の､重要なものは副町長の専決とする｡
(8) 開示等の決定後の事務手続
開示等の決定の決裁を得た後の事務手続は､次のとおりとする｡
1) 担当課は､遅滞なく「開示決定通知書」(様式第11号)または「開示をしない旨の決定通知書」(様式第12号)を作成し､配達証明郵便により開示請求者へ送付すること｡
2) 担当課は､開示決定通知書等の写しについて､本庁窓口へ1部送付するとともに､1部を当該担当課において保管すること｡
第10 開示の実施方法に関する事務手続
(1) 開示の日時
開示の日時の指定に当たっては､事前に電話等により開示請求者の意向を聴取するなど､開示請求者の利便を考慮するものとする｡
なお､開示請求者から指定の日時に来庁できない旨の連絡が事前にあった場合又は指定の日時以後に連絡があった場合において合理的な理由があるときは､別の日時に開示することができる｡この場合､改めて決定通知書を送付することを要しないものとする｡
(2) 開示の場所
1) 担当課が本庁の場合の開示は､原則として本庁窓口において行うものとする｡
2) 担当課が支所の場合の開示は､原則として当該支所において行うものとする｡
(3) 開示請求者との対応
1) 本庁窓口の場合
ア 開示請求者が来庁したときには､本庁窓口の職員は､開示請求者に決定通知書の提示を求めた上で､開示請求者が来庁した旨を当該開示に係る個人情報を管理する担当課に電話で連絡するものとする｡
イ 電話連絡を受けた担当課の職員は､当該個人情報を記録した公文書等を本庁窓口に持参するものとする｡
なお､担当課の職員は､決定通知書に示した日時に直ちに開示を行うことができるよう準備しておくこと｡
ウ 開示の実施に当たって､担当課の職員は､開示請求者に対し本人又はその代理人であることを証明する書類(本人等の確認書類)の提示を求めて確認するものとする｡
エ 担当課の職員は､当該個人情報を記録した公文書等を開示請求者に提示し､必要に応じて説明を行うものとする｡
また､知り得た情報の適正な使用を要請すること｡
オ 公文書等の写しの交付を行う場合には､原則として本庁窓口に備え置きの電子複写機を用いて当該公文書等の写しを作成するものとする｡
2) 支所の場合
支所に開示請求者が来庁した場合の事務処理は､1)の本庁窓口の場合にを準じるものとする｡
(4) 公文書等の閲覧の中止
公文書等の閲覧をする者が､公文書等を改ざんし､汚損し､又は破損するおそれがあると認めるときは､当該公文書等の閲覧の中止を命ずることができる｡
(5) 公文書等の写しの交付の請求があった場合の事務処理
1) 公文書等の写しの作成は､原則として電子複写機により行うものとする｡
なお､公文書等の写しの交付の部数は､開示請求1件につき1部とする｡
2) 公文書等の写しの交付を認めた場合の事務処理は､おおむね次のとおりとする｡
ア 写しの交付を要する公文書等の該当する部分を開示を受ける者に確認すること｡
イ 写しの作成枚数及びそれに伴う費用を計算し､開示を受ける者に確認すること｡
ウ 写しを作成し､その写しを開示を受ける者に提示し確認すること｡
エ 写しの作成に要した費用を徴収し､現金(証券)領収証書(八頭町財務規則(平成17年八頭町規則第52号｡(以下「財務規則」という｡)様式第28号及び当該公文書等の写しを交付すること｡
(6) 公文書等の不開示部分を分離する方法
1) 不開示部分がヘﾟｰシﾞ単位にあるとき
ア 開示部分だけ電子複写機で複写する｡
イ 不開示部分をクリｯフﾟで挟み閉鎖する｡
ウ 不開示部分に袋を掛けて閉鎖する｡
エ 取り外しが可能なものは､不開示部分を取り外して開示部分だけを閲覧に供する｡
2) 開示部分と不開示部分とが同一ヘﾟｰシﾞに記録されているとき
ア 公文書等を電子複写機で複写し､不開示部分をマシﾞｯク等により黒く塗りつぶし､それを再度電子複写機で複写する｡
イ 不開示部分を遮へい物で覆って電子複写機で複写する｡
(7) 写しの郵送による開示の実施
1) 開示請求者が､写しの郵送による開示を希望した場合は､写しの交付に伴う複写費用及び郵送費用を計算の上､開示請求者に伝えるものとする｡
2) 担当課は､1)の費用の納入確認が出来次第、簡易書留により写しを送付するものとする｡
第11 費用負担に関する事務手続
(1) 公文書等の写しの作成に要する費用
電子複写機による写しは､条例第5条に定めるとおりとする｡
[第5条]
(2) 費用徴収の方法
公文書等の写しの作成に要した費用は前納とし､現金により徴収する｡
(3) 徴収事務
徴収金の収納事務は､財務規則の定めるところにより次のとおり行うものとする｡
1) 出納員が現金領収する｡
2) 現金(証券)領収証書を交付する｡
3) 領収済の通知により調定する｡
4) 費用徴収の歳入科目は､款;諸収入 項:雑入 目:雑入 節:雑入である｡
第12 訂正等請求書の受付等に関する事務手続
(1) 相談及び案内
1) 訂正等請求について相談があったときは､請求の趣旨､内容等を十分に聴取し､次の点を考慮して訂正等請求として対応すべきものであるかどうかを確認すること｡
ア 訂正等請求の対象となるのは､自己の個人情報に限られるものであり､自己以外の個人情報については､訂正等請求はできないものであること｡
イ 訂正等請求の対象となる個人情報は､次の事項に該当するものであること｡
(ア) 客観的に正誤の判断を行うことができる事実に関する情報
(イ) 実施機関に訂正権限がある情報
ウ 訂正等請求に係る個人情報が法第78条の規定に該当するものである場合には､訂正等請求できないこと｡
2) 訂正等請求は､訂正等請求に係る個人情報が､法第87条第1項の規定により開示を受けていることが必要であるので､これらの規定により開示を受けた個人情報であることを確認すること｡
3) 訂正等請求は､原則として請求内容1件につき1枚の訂正等請求書により行うこと｡
(2) 訂正等請求書の受付
1) 訂正等請求に対する事務処理については､別記第5「訂正等請求に対する手続の流れについて」を参考にすること｡
2) 訂正等請求は､「保有個人情報訂正請求書」(様式第13号)を提出させることにより行うこととし､電話又は口頭による請求は取り扱わないものとする｡
3) 本人等の確認
訂正等請求をしようとする者が本人又は代理人であることの確認は､第8の（2）の3)を準用する｡
4) 個人情報の開示を受けたことの確認方法
訂正等請求に係る個人情報が既に開示を受けた個人情報であることの確認は､開示の決定通知書の提示を求めるなどの方法により行うこと｡
5) 訂正等請求に係る個人情報の内容の特定
法第88条第1項の他の規定に基づく場合は､法令の規定によりすでに開示を受けた個人情報については当該個人情報が記録された公文書の写し等を､法令の規定により個人情報の内容が免許証､許可証､通知書その他の書類に記載されている個人情報については当該書類を提示させ､担当課と連絡を取ることなどにより具体的に特定するものとする｡この場合において必要があると認められるときは､当該担当課の職員の立会いを求めるものとする｡
6) 個人情報の訂正等を求める内容が事実に合致することを証明する資料の提出等訂正等請求に際しては､訂正等請求書の提出に併せて個人情報の内容が事実に合致することを証明する資料の提出又は提示を求めるものとする｡
(3) 訂正請求書の交付等
1) 訂正等請求書を受け付けた場合は､当該請求書に受付印を押し､その写しを訂正等請求者に交付するものとする｡
なお､訂正等請求書の記載事項について不十分な点があり､補筆等を求めたにもかかわらず提出された場合は､これを受け付けることとし､受付年月日は､当該提出の日とする｡
(4) 訂正等請求書の補正
1) 担当課は､訂正等請求書に形式上の不備があった場合には､「請求書補正通知書」(様式第6号)により､当該請求書の補正を求めるものとする｡
2) 「請求書補正通知書」により補正を求めた期間内に当該訂正等請求書が補正されない場合は､当該訂正請求書に係る個人情報を訂正しない旨の決定をし､訂正等請求者に通知するものとする｡
3) 担当課は､1)及び2)の事務を行おうとするときは､あらかじめ本庁窓口と協議するものとする｡
第13 訂正等請求に対する決定等に関する事務手続
(1) 訂正等請求に係る個人情報の検索･特定
担当課は､本庁窓口から訂正等請求書を送付されたときは､訂正等請求に係る個人情報を検索し､対象となる個人情報を特定するとともに､当該個人情報について､実施機関に訂正権限があるかどうかについても検討するものとする｡
(2) 決定期間及び期間の計算
訂正等するかどうかの決定は､訂正等請求書が提出された日から起算して30日以内に行うものであるが､可能な限り早期に決定するよう努めること｡
なお､やむを得ない理由があるときは、決定を30日以内に限り延長することができる。この場合、「訂正決定等期限延長通知書」（様式第7号）により速やかに訂正等請求者に通知するものとする｡
この場合､延長期間は､可能な限り短い期間となるよう努めること｡
(3) 訂正等請求に係る個人情報に関する調査
訂正等請求書に併せて提出された､訂正請求の内容が事実に合致することを証明する資料を参考にして､関係書類を確認し､必要に応じて訂正請求者以外のものへの照会を行うなどにより､訂正等請求に係る個人情報に事実の誤りがあるかどうかについて速やかに調査を行うものとする｡
(4) 事前協議
訂正等又は非訂正等の決定は､あらかじめ本庁窓口と協議するものとする｡
また､訂正等請求に係る個人情報が他課等に関係するものであるときは､担当課は必要に応じて当該関係課等と連絡をとり協議を行うものとする｡
(5) 訂正等をするかどうかの決定の決裁区分
軽易なものは課等の長の､重要なものは副町長の専決とする｡
(6) 訂正等の決定後の事務手続
訂正等の決定の決裁を得た後の事務手続は､次のとおりとする｡
1) 遅滞なく「訂正決定通知書」（様式第14号）又は「訂正をしない旨の決定通知書」（様式第15号）を作成し､配達証明郵便により訂正等請求者へ送付すること｡
2) 担当課は､訂正等決定通知書等の写しについて､本庁窓口へ1部を送付するとともに､当該担当課において保管すること｡
(7) 訂正等の実施
1) 自己情報の訂正等の方法
原則として､自己情報が文書等に記録されている場合にあっては当該文書等の原本の該当部分を､自己情報が磁気テｰフﾟ等に記録されている場合にあっては当該磁気テｰフﾟ等の該当部分を適宜な方法で訂正するものとする｡
ただし､公文書等の原本の該当部分の訂正等をすることができない特別の事情がある場合､訂正等は､記録されている個人情報が事実と異なっている旨及び正確な自己情報を余白等に記入する方法により行うものとする｡
2) 自己情報の訂正等の時期
自己情報の訂正等は､原則として「訂正等決定通知書」を送付する前に行うものとする｡
ただし､やむを得ない場合は､決定通知書に記載した訂正予定年月日までに訂正すること｡
3) 他課等及び提供先への通知
訂正等を実施した担当課は､訂正等請求に係る自己情報と同じ情報を管理する他課等に対し､文書で訂正の内容を通知し､適切な対応を求めるものとする｡
なお､訂正等の通知を受けた課等は､所定の時期までに自己情報の訂正を行うものとする｡
また､当該自己情報を他へ提供している場合には､必要に応じ当該提供先に訂正等の内容を通知し､訂正等を依頼する等適切な措置を講ずるものとする｡
第14 審査請求があった場合に関する事務手続
(1) 審査請求書の受付等
法第105条第1項に基づく審査請求があった場合の事務処理については、別記第6「審査請求書を受理した後の事務処理」を参考にすること｡
(2) 担当課の手続
1) 審査請求書の形式的審査
担当課は､次の要件について審査すること｡
なお､当該審査請求が不適法であっても､補正することができるものであるときは､相当の期間を定めて審査請求人にその補正を命じなければならない｡
ア 記載事項等の確認
(ア) 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
(イ) 審査請求に係る処分の内容
(ウ) 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
(エ) 審査請求の趣旨及び理由
(オ) 処分庁の教示の有無及びその内容
(カ) 審査請求の年月日
イ 審査請求人の押印の有無
ウ 代理人によるときには､その資格を有することを証する書面の添付の有無
エ 審査請求期間(決定があったことを知った日の翌日から起算して3箇月以内､かつ､決定があった日の翌日から起算して1年以内)に審査請求されていること｡
オ 審査請求者適格の有無
2) 審査請求についての受理又は却下の裁決
ア 担当課は､当該審査請求書を受理したときは､その旨を審査請求人に通知するとともに､その写しを本庁窓口に1部送付すること｡
イ 担当課は､次のいずれかに該当する場合には､あらかじめ本庁窓口と協議の上､当該請求について却下の裁決を行い､裁決書を審査請求人に送付するとともに､その写しを本庁窓口へ1部送付すること｡
(ア) 審査請求が不適法であり､かつ､補正することができないものであるとき
(イ) 補正に応じなかったとき
(ウ) 補正の期間を経過したとき
(3) 審査会への諮問
審査請求を受理した担当課は､当該審査請求に係る裁決の全部を取り消す場合を除き､遅滞なく審査会へ諮問書類を作成し､本庁窓口を経由して審査会に諮問するものとする｡
なお､諮問に係る決裁については､副町長の専決とする｡
ただし､法第77条第3項(法第91条第3項において準用する場合も含む。)の規定による補正が行われない場合及び法第82条第2項の規定による個人情報が存在しない旨の決定に対する審査請求については､諮問を要しない｡
(4) 審査請求に対する裁決
1) 担当課は､審査会からの答申があったときは､その答申を十分に尊重して､遅滞なく当該審査請求に対する裁決を行うものとする｡
2) 裁決に当たっては､本庁窓口と協議するものとする｡
3) 担当課は､審査請求に対する裁決をしたときは､直ちに審査請求人に対して裁決書を送付するとともに､その写しを本庁窓口へ1部送付すること｡
4) 担当課は､審査請求に対する裁決において､第三者の情報が記録されている公文書等について開示の可否の決定を変更することになった場合には､その旨を当該第三者に通知するものとする｡
第15 個人情報の取扱いに対する苦情処理に関する事務手続
(1) 案内及び相談
実施機関が取り扱う個人情報に関して苦情の申出があったときは､本庁窓口で苦情の申出の趣旨､内容等を把握し､苦情を申し出た者を担当課へ案内するなど適切な対応をするものとする｡
(2) 苦情処理表への記入等
1) 本庁窓口で苦情の申出を受け付けたときは､本庁窓口の職員は､必要に応じて担当課の職員の立会いを求め､その内容を「個人情報の取扱いに関する苦情処理表」(様式第16号｡以下「苦情処理表」という｡)に記載するものとする｡この場合において､苦情申出者が特定できないときは､その旨を記載すること｡
なお､苦情の申出の方法は､書面､口頭その他の形式を問わない｡
2) 担当課で苦情の申出を受け付けたときは､本庁窓口に準じて処理するものとする｡
(3) 苦情の申出に対する処理
苦情の申出があったときは､次により速やかに処理するものとする｡
1) 本庁窓口で受け付けた場合
ア 苦情処理表に聴取事項を記載し､担当課へ送付すること｡
イ 担当課は､本庁窓口から苦情処理表の送付を受けたときは､その内容を検討の上､個人情報の取扱いについて適切な措置を行うとともに､回答を求められた場合は､本庁窓口と協議の上､苦情申出者に対して回答するものとする｡
なお､その処理結果を苦情処理表の「苦情の内容」欄に記載するとともに､その写しを本庁窓口に送付するものとする｡この場合､苦情の申出に対し文書で回答したときには､その写しを添付するものとする｡
2) 担当課で受け付けた場合
本庁窓口で受け付けた場合の処理を準用する｡
第3章 事業者が取り扱う個人情報の保護
第16 指導担当課
指導担当課は､企画課とする｡
なお､実施機関は､指導担当課から協力要請があった場合にはこれに応ずるものとする｡
第17 指導及び助言に関する事務手続
(1) 指導担当課は､事業者から個人情報の取扱いについて相談があったときには､適切な指導又は助言を行うものとする｡
(2) 指導担当課は､事業者による個人情報の取扱いについての苦情､相談等があったときは､必要に応じて当該事業者に対し指針に基づいた措置が図られるよう､必要な指導又は助言を行うものとする｡
第18 報告及び資料提出の要請に関する事務手続
(1) 指導担当課は､事業者が個人情報の取扱いについて不適正な取扱いを行っている疑いがあると認められ､助言若しくは指導を行うべきものかどうか判断する上で必要がある場合には､当該事業者に対し､書面により報告又は資料の提出の要請を行うものとする｡
(2) 事業者が口頭により説明を行う場合には､指導担当課は､報告の内容を記録した書面を作成するものとする｡
第19 公表に関する事務手続
(1)
1) 指導担当課は､当該事業者が要請に正当な理由がなく応じない場合には､公表するかどうかの決定を行い､公表すると決定した場合にはその事実を公表するものとする｡
第20 苦情の申出に対する処理に関する事務手続
(1) 苦情の申出は､指導担当課で受け付けるものとし､指導担当課は､苦情の申出の趣旨や内容を十分に聴取し､苦情処理表を作成する｡この場合､必要に応じ苦情申出者に資料の提出を求めるものとする｡
(2) 苦情申出の内容が他の制度により対応すべきものであるときは､その旨を説明するとともに､関係課等へ案内するなど適切に対応するものとする｡
なお､苦情の申出の方法は､書面､口頭その他の形式を問わない｡
(3) 指導担当課は､苦情の申出があったときは､関係課等と連携して適切かつ迅速に処理するものとする｡この場合､関係課等は､苦情の申出の処理に当たって指導担当課が行う措置に協力することとする｡
第21 県等との協力に関する事務手続
(1) 指導担当課は､県による事業者団体への指導､他の地方公共団体に所在する事業者の指導などを効果的に行うため必要があると認めるときは､県又は他の地方公共団体(以下「県等」という｡)へ協力を求めるものとする｡
(2) 指導担当課は､県等から協力の要請があったときは､条例に基づき､必要な措置を講じるものとする｡
第4章 雑則
第22 運用状況の公表に関する事務手続
本庁窓口の長は､毎年度始めに各実施機関における前年度の運用状況について取りまとめ､次の事項を公表するものとする｡
(1)
1) 開示請求の件数及び処理状況
2) 口頭による開示請求の件数
3) 訂正等請求の件数及び処理状況
4) 審査請求の件数及び処理状況
5) その他必要な事項
附 則
この告示は、平成28年４月1日から施行する。
附 則(平成29年6月20日告示第115号)
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この告示は、公布の日から施行する。
附 則(令和元年5月1日告示第146号)
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この告示は、令和元年5月1日から施行する。
附 則(令和6年4月1日告示第64号)
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この告示は、令和6年4月1日から施行する。
附 則(令和7年3月18日告示第29号)
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(施行期日)
この告示は、令和6年7月1日から施行する。
別記第1(個人情報取扱事務登録簿への登録及び閲覧について)
別記第2(取り扱う個人情報の項目の具体例)
別記第3(個人情報の提供に係る事務処理について)
別記第4(開示請求に対する手続の流れについて)
別記第5(訂正等請求に対する手続の流れについて)
別記第6(審査請求があった場合に関する事務処理について)
様式第1号(第2章第5関係)
個人情報取扱事務登録簿
様式第2号(第2章第6関係)
個人情報収集申請書
様式第3号(個人情報提供通知書(第2章第6関係))
様式第4号(個人情報取扱業務委託契約特記事項(第2章第7関係))
様式第5号(第2章第8関係)
保有個人情報開示請求書
様式第6号(第2章第8､第12関係)
請求書補正通知書
様式第7号(第2章第9、第13関係係)
開示決定等期限延長通知書
様式第8号(第2章第9関係)
第三者意見照会書
様式第9号(第2章第9関係)
第三者開示決定等意見書
様式第10号(第2章第9条関係)
開示決定通知を行った旨の反対意見書提出者への通知書
様式第11号(第2章第9関係)
開示決定通知書
様式第12号(第2章第9関係)
開示をしない旨の決定通知書
様式第13号(第2章第12関係)
保有個人情報訂正請求書
様式第14(第2章第13関係)
訂正決定通知書
様式第15(第2章第13関係)
訂正をしない旨の決定通知書
様式第16号(第2章第15関係)
個人情報の取扱いに関する苦情処理表